AIPC zet deelnemers aan het denken | Conference Matters
Brainshare @ AIPC annual conference 2019

AIPC zet deelnemers aan het denken

De vereniging van internationale congrescentra nam dit jaar een gewaagde stap door tijdens haar traditioneel traditionele jaarcongres een nieuw format toe te passen.

Het jaarcongres van The International Association of Convention Centres (AIPC) is altijd een baken van consistentie geweest. Om te beginnen vindt het congres altijd plaats in een toonaangevende internationale congresaccommodatie. Dit is niet vreemd, want deze ‘gebouwen’ zijn immers aangesloten bij de vereniging. Daarnaast is het niveau van de sprekers doorgaans hoog; voor minder komen de drukbezette CEO’s en directieleden namelijk niet naar een congres. En de opzet van het congresprogramma is zeer traditioneel, met alleen plenaire sessies – vaak een lezing, eventueel gevolgd door een panel – en de deelnemers half luisterend, half netwerkend aan ronde tafels.

Rif aquarium van de Antwerpse ZOO

Welkomstdiner bij het rifaquarium van de Antwerpse ZOO © Tom Cornille

Naam en faam

Op de eerste twee punten maakte het 61e jaarcongres, dat plaatsvond van 23 tot en met 26 juni, naam en faam waar. Nieuw was de kennismaking met een afwijkend congresformat.
De plaats van handeling was dit jaar het Flanders Meeting & Convention Centre Antwerp (kortweg FMCCA), een mooi voorbeeld van een gespecialiseerd congrescentrum met een authentiek karakter, want gelegen in een klassieke dierentuin.
Daar worden we na een tweeënhalf uur durende stadswandeling langs onder meer vele goedgevulde terrassen – ontvangen in Grand Café Flamingo, het restaurant in neo-Lodewijk XVI-stijl met uitzicht op de statige, roze vogels. Op deze tropische dag bevalt het aangereikte water na het aanschouwen van de veelal bierdrinkende Antwerpenaren en toeristen opvallend goed.
Wat volgt is een champagnetoost op één van de pleintjes in de Zoo, waarna de gasten in het aanpalende Aquarium het glinsterende steentje onderin hun glas kunnen laten checken om te zien wie het echte diamantje heeft. We zijn immers in diamantstad Antwerpen. De uitgelichte aquaria in de wanden, bevolkt door een grote variatie aan vissen, vormen een sfeervol decor voor het walking diner. Pronkstuk is één van de grootste rifaquaria van Europa waarin tijdens het welkomstwoord een duiker zich tussen de rifhaaien begeeft.

Linda Yueh

Linda Huey, universitair docent economie aan de London Business School © Tom Cornille

Trump’s tweet

Bij de opening van het congres de volgende dag worden we getrakteerd op zang en dans uit de Zoo of Life, een musical die vorig jaar 23 keer op de bühne werd uitgevoerd ter viering van de 175ste verjaardag van Zoo Antwerpen. Ook de deze ochtend nieuw aangeschoven deelnemers weten nu gelijk wie hun gastvrouw is.
Plaats van handeling is de imposante Queen Elisabethzaal Hall, een auditorium en concertzaal voor 2.000 personen met een uitstekende akoestiek.
Hier is – het traditionele programma van het AIPC-jaarcongres volgend – een econoom de keynote speaker. Linda Yueh, universitair docent economie aan de London Business School, weet op inzichtelijke manier en met de nodige humor, uit te leggen hoe de wereldeconomie zich ontwikkelt en welke factoren van invloed zijn op de nabije toekomst. Zo doceert ze haar publiek over het economisch belang van de zich wereldwijd ontwikkelende middenklassen. En, zoals congresdeelnemers vorig jaar in Londen al kregen te horen van Yueh’s vakgenoot Razeen Sally, kunnen we eind van dit jaar, danwel in het begin van volgend jaar, een vertraging van de economische groei verwachten of misschien zelfs een (lichte) recessie. Hoe dit precies uitpakt wordt mede bepaald door de handelsgeschillen tussen China en de VS en de naderende Brexit. Over de houdbaarheid van haar voorzichtige voorspellingen is Linda Yueh reëel: ‘Alles wat ik zeg is alleen geldig tot de volgende tweet van de Amerikaanse president Donald Trump’.

Kai Hattendorf

Kai Hattendorf, directeur brancheorganisatie UFI  © Tom Cornille

Financieel zeer gunstig

De volgende sessies vinden plaats in het onder het auditorium gelegen Atrium. De setting is zoals we die kennen van de voorgaande jaarcongressen van het AIPC. Ronde tafels in de zaal en vooraan een podium met twee sprekersgestoelten aan beide zijden en een groot scherm voor de sheets en live-weergave van de spreker.
In de presentaties en discussiepanels wordt door branche- en vakgenoten verder ingezoomd op de economische ontwikkelingen in de meeting industrie zelf. De nabije toekomst mag dan wat twijfel brengen, maar uit alle gegevens en meningen blijkt dat de afgelopen periode financieel zeer gunstig is geweest voor de meeting industrie en dat de congrescentra daarvan mee hebben geprofiteerd. En zelfs de door de vorige recessie veel zwaarder getroffen beurzensector heeft zich na tien jaar uiteindelijk herstelt en presteert op dit moment beter dan het GDP horen we van Kai Hattendorf, directeur van brancheorganisatie UFI.
Qua catering schotelt het FMCCA de deelnemers gezonde en duurzame gerechtjes voor, waar geen ruimte is voor dierlijke producten en koolhydraten zoveel mogelijk worden gemeden. Het aangebodene tijdens de lunch geeft het gevoel van een overstatement op dit vlak. Dat wordt op andere momenten echter ruimschoots goedgemaakt.

Groeidimensie thema-station in het FMCCA

Nadenken over groeidimensies bij 6 stations © Tom Cornille

 

Anders dan anders

Op de tweede congresdag is alles anders dan anders. Niet passief luisteren naar de zoveelste spreker, maar het eigen brein aan het werk zetten; dat is het parool. The Lost Art of Thinking is de aanstekelijke naam van de workshop onder leiding van Oscar Cerezales, Chief Operating Officer Asia Pacific en Global Director Association Services bij MCI Group.
De deelnemers worden verdeeld in groepen langs zes stations begeleid, die verspreid staan over de benedenverdieping van het congrescentrum. Twee teamleiders leggen per station uit wat het thema is, waarna het aan de deelnemers is om de content op de posterborden in zich op te nemen en een vertaling te maken naar de situatie in hun eigen bedrijf.
Er worden zes groeidimensies voorgelegd: opschalen, organisatiestructuur, focus, marktintroductie, ecosysteem en talent. De deelnemers zien voorbeelden van vaak toonaangevende bedrijven en merken, krijgen duiding over te maken keuzes en worden uitgedaagd met enkele meningen in citaatvorm.
Vast onderdeel is het plakken van een rond stickertje op een kwadrant waarmee je aangeeft in welk ontwikkelingsstadium jouw bedrijf zich bevindt. Het daagt je telkens weer uit om de informatie die je net tot je hebt genomen te vertalen naar de strategie en positie van het bedrijf waar je voor werkt.
Ook heeft iedere deelnemer een eigen werkboekje, waarin die enkele specifieke vragen kan beantwoorden, wederom met als doel om de geboden kennis direct te vertalen naar de eigen praktijk.

Brainsharing tijdens de AIPC Annual Conference

Brainsharing tijdens de AIPC Annual Conference © Tom Cornille

Brainsharing

In het tweede deel van het programma gaat het om ‘brainsharing’. Op basis van een vooraf ingevulde enquête, waarbij de deelnemers konden aangeven welke groeistrategie c.q. uitdaging van hun bedrijf het meest actueel is, zijn er groepen samengesteld die collectief een praktijkcase uitwerken. Eerst maakt men een inventarisatie en waardering van elementen die invloed hebben op de voorgeschotelde situatie, om vervolgens te komen tot de belangrijkste acties die voor verbetering moeten zorgen.
Het leidt tot intensieve en levendige discussies, waarbij tegelijkertijd heel veel praktijkkennis en -ervaring van de diverse groepsleden ter tafel komt.
Als iedereen weer bij elkaar is duidt Oscar Cerezales het proces nog eens en geeft enkele lessen mee ter voorbereiding van het nodige huiswerk wat nog gedaan moet worden. Een maand later krijgt eenieder nog een link naar de eigen score in de matrix van groeidimensies, als reminder om het geleerde daadwerkelijk in de praktijk toe te passen.

Flamingo square FMCCA

Flamingo Square, het sfeervolle podium voor het dinerbuffet en entertainment © Tom Cornille

Batterij cases

Na dit ruim vijf uur durende programma – met pauzes – kunnen de deelnemers weer achterover zitten om kennis te nemen van diverse praktijkcases. Raphael Vinoly van LMN Architects en Adam Paulitsch Designer van Populou presenteren enkele state-of-the-art evenementencomplexen waarbij multifunctionaliteit voorop staat. Onder meer komt de sterke opkomst van het e-sportssegment aan bod.
Daarna vliegen in een half uur tijd de tien cases voorbij van de finalisten voor de AIPC Innovation Award. Dat varieert van een tracking systeem voor materieel tot een community project en van een salestool tot een duurzaam cateringconcept.
In de zwoele avond maakt het FMCCA nog eens duidelijk een veelzijdige locatie te zijn. Dit keer is de Art Nouveau Marble Hall in combinatie met het Flamingo Square parkje het sfeervolle podium voor het dinerbuffet en entertainment, dit laatste in de vorm van historische spellen.
En passant worden de winnaars van de AIPC Innovation Awards gehuldigd. De vakjury heeft gekozen voor The Hive van het Abu Dhabi National Exhibition Centre. Dit gedeelte van het congrescentrum bestaat uit diverse ruimtes met een breed spectrum aan kleuren, texturen en materialen, in combinatie met gevarieerd en flexibel op te stellen meubilair. Het doel hiervan is om samenwerking en creativiteit onder de deelnemers te bevorderen.
Het Cape Town International Convention Centre kreeg de meeste stemmen van de congresdeelnemers voor de manier waarop het congrescentrum is omgegaan met het schrijnende watertekort in de regio. Door waterbesparingsmaatregelen en eigen waterzuivering is men nu geheel zelfvoorzienend.

Sophie Hackford

Zelfbenoemd futurist Sophie Hackford

Stof tot nadenken

De slotdag is traditioneel gereserveerd voor de immer weinig spannende, doch noodzakelijke ledenvergadering met enkele stemrondes.
Gelukkig worden de deelnemers daarvoor getrakteerd op een overigens net zo gebruikelijke blik in de toekomst van een zelfbenoemde futurist. Sophie Hackford kwijt zich op een imponerende manier van deze taak, want alle technologische ontwikkelingen met hun bedreigingen en kansen komen langs, gepresenteerd met veel humor en ook een nodige dosis scepsis die je niet gauw van een technology futurist verwacht.
Voor de deelnemende representanten van internationale congrescentra leverde het in ieder geval voldoende stof tot nadenken. Ik moet nog wel denken aan de woorden van Micheal Hughes – die voor AIPC de brancheonderzoeken uitvoert en analyseert – op de eerste congresdag. Aan de inkomstenstromen van de congrescentra is het afgelopen decennium weinig veranderd, constateert hij.