Anti-reclame voor multi-hub meetings | Conference Matters

Anti-reclame voor multi-hub meetings

Wel eens meegemaakt dat de spreker de hele tijd met zijn rug naar de zaal staat? Ik wel. Tijdens de eerste dag van The Fresh Conference 2017 op 16 januari.
Martijn Timmermans geeft zijn presentatie over Event Design vanuit de ‘hub’ in Nederland, met zijn gezicht gericht naar het scherm. Hij moet ook wel want naast het scherm staat ook de camera die hem zichtbaar moet maken voor de toehoorders elders in Europa.

Multi-hub meetings

Organisator Maarten Vanneste heeft voor deze editie het multi-hub meeting format gekozen. Een congres dat in een aantal steden tegelijk plaatsvindt, waarbij de locaties met elkaar in contact staan via een live verbinding. In dit geval zijn er vijf hubs: Brussel, Den Haag, Torun (Polen), Lissabon en London. Een spreker in één van de hubs is gelijk hoor- en zichtbaar in de andere locaties en de deelnemers in de diverse locaties kunnen vragen stellen en op elkaar reageren.

Het tweedaagse programma wordt voor een groot deel gevuld met presentaties over het multi-hub format. Daarnaast heeft het veel weg van televisie kijken. Er is te weinig tijd ingeruimd voor interactie binnen de hubs zelf. In de Nederlandse hub vormen daarbij het beperkte aantal deelnemers en de veel te koude ruimte in het Haagse GIA Trade and Exhibition Centre een extra belemmering voor een dynamisch groepsproces. Kortom, een inhoudelijk programma dat duidt op promotie van het format en een uitvoering die het tegengestelde bewerkstelligt.

Sterk vereenvoudigd

Vanneste heeft met zijn audiovisueel bedrijf Abbit Meeting Innovators de techniek achter het multi-hub, ofwel multi-city, format sterk vereenvoudigd. Nu zijn er per locatie nog maar twee technici nodig, tegenover zeven in 2000. De benodigde specialistische apparatuur past tegenwoordig in één koffer die als handbagage in het vliegtuig meegenomen kan worden. Kostentechnisch zijn er dus grote stappen gemaakt.
Tijdens een persconferentie op de tweede dag van The Fresh Conference 2017 kunnen we de organisator vragen naar zijn visie op het format.

Is de gepercipieerde waarde van een dergelijke meeting wel hoog genoeg om daar een voldoende hoog inschrijvingsgeld voor te kunnen vragen, wil ik weten. Gezien het beperkte aantal deelnemers – zeker in Den Haag – zijn er blijkbaar weinig mensen bereid geweest om (minimaal) 295 euro te betalen voor het congres. Bij één van de praktijkcases tekende ik de uitspraak ‘we didn”t get crowds’ op.
Uiteindelijk is het format niet goedkoop met voor elke hub de kosten van de locatie, de technici, de catering en de dagvoorzitter.

Corporate meetings

Het is vooral het bedrijfsleven dat het multi-hub format op dit moment omarmt, antwoordt Vanneste. Voor corporate meetings van multinationals levert dit format grote besparingen op wat betreft reis- en verblijfskosten en werktijd.

Voor meetings die gefinancierd moeten worden uit deelnemersgelden ligt het lastiger, erkent hij. In de praktijk wordt dan bijvoorbeeld gekozen voor een eigen locatie – bijvoorbeeld een universiteitszaal – en geen (aanvullende) catering, om de kosten laag te houden.

De gepercipieerde waarde – ten opzichte van een congres in een ander land – kan in de toekomst echter veranderen, stelt Vanneste.