Barbara Roijé: ‘Ik ben mijn bedrijf’ | Conference Matters
Barbara Roijé

Barbara Roijé: ‘Ik ben mijn bedrijf’

Wandelen op de grachten in Amsterdam is en blijft een leuke belevenis. Vooral in de ochtend als het rustig is en de stad nog op één oor ligt.

Dit is de plek waar Barbara Roijé zich thuis voelt. “We zijn inmiddels ervaringsdeskundigen op het gebied van verhuizen”, lacht ze als ze de deur van het statige pand open doet. “We zijn net per 1 augustus verhuisd. We huren een fijn kantoor op de eerste verdieping, waar we lekker de ruimte hebben.”

In de vergaderkamer op de begane grond met zicht op de gracht vertelt Roijé: “Ik woon en werk nu ruim twaalf jaar in Amsterdam en nog steeds word ik af en toe bevangen door een gevoel van geluk. Wow, dat ik hier elke dag langs het Concertgebouw en onder het Rijks door mag fietsen. Als er muzikanten spelen is het helemaal bijzonder. Kippenvel. Ja, dan voel ik me gezegend.”

Netjes en geordend

Barbara Roijé is geboren en getogen in het dorp Goor in Twente. Als kind was ze al netjes en geordend.

“Ik was zo iemand die me graag overal tegenaan bemoeide”, vertelt ze. “Geen denker, maar een doener. Daarom paste de HBO-studie Small Business en Retail Management zo goed bij me. Tijdens de opleiding, die ik in Enschede heb gedaan, zat je niet met je neus in de boeken. Je ging gelijk het bedrijfsleven in. Bij het ene bedrijf liep je mee op de afdeling financiën, bij het andere leerde je het marketingvak. Dat praktijkgerichte sprak me aan.”

“Tijdens de opleiding had je veel vrijheid. Je moest echt zelfstandig en gedreven zijn om de opleiding af te ronden. Zelf ben ik er vrij makkelijk doorheen gefietst.”

“Ik hield genoeg tijd over voor andere zaken, zoals het organiseren van galafeesten voor mijn studievereniging. Zo ontdekte ik dat ik organiseren erg leuk vond.”

Startschot

“Na mijn afstuderen kon ik meteen aan de slag bij een klein congresbureau in Nijmegen. “Een leuke baan. Toch kreeg ik al snel het gevoel: ‘dit kan ik zelf ook, maar dan beter.’”

“Na een jaar deed de gelegenheid zich voor om zelfstandig een opdracht binnen te halen. Dat was hét startschot om voor mezelf te beginnen. Roijé Congressen was geboren.”

“Het was 2002, ik was 23 jaar en vanuit mijn studentenkamer in Nijmegen organiseerde ik mijn eerste congres voor de Nederlandse Vereniging voor Cardiologie (NVVC); nog steeds één van onze grootste opdrachtgevers.”

“In de jaren erna verhuisden veel van mijn vrienden naar Amsterdam, waar ook mijn broer en zus al woonden. Ik besloot ook naar de hoofdstad te vertrekken. En dat terwijl ik altijd had geroepen dat ik nóóit naar Amsterdam zou gaan. Haha, en zie me nu eens, al twaalf jaar verknocht aan de stad.”

“Ik vond snel een leuke werkplek aan de Keizersgracht, waar ik een ruimte deelde met andere ZZP-ers. Langzaam maar zeker kreeg ik meer opdrachtgevers en na drie jaar nam ik mijn eerste medewerkster in dienst. Het was tijd voor een eigen kantoor, op de Herengracht.”

Continuïteit

“Mijn opdrachtgevers zijn heel divers. Van de Vereniging voor Mededingsrecht tot de Nederlandse Hartfunctie Vereniging. En van The Network of Ombudspersons for Children tot de Vereniging voor Ziekenhuis Instrumentatietechnici. Voor de laatste doen we al jaren congressen, maar ook kleinere projecten als Techtalks en trainingen.”

“Van het één komt steeds het ander. Als je personeel krijgt, wordt het natuurlijk belangrijk om continuïteit in te bouwen. Dat vond ik in het begin wel een verantwoordelijkheid, maar gelukkig is het altijd gelukt.”

“Veruit de meeste opdrachten komen via mond-tot-mondreclame. Gewoon een goed congres neerzetten en laten zien wat je kunt. En vooral ook je beloftes waarmaken. Dat is onze sterke kracht. Eén van mijn opdrachtgever zegt vaak ‘bij Barbara weet je dat het hoe dan ook altijd in orde komt’. Dat klopt, daar zorgen we hoe dan ook voor.”

Medische sector

“Eén van onze grootste congressen is het meerdaagse congres voor de NVVC. Elk half jaar komen hier zo’n 850 deelnemers. Veel van onze projecten spelen zich trouwens in de medische sector af. Je kunt wel zeggen dat we specialist zijn op het gebied van medische congressen. We weten alles over de regelgeving die vanuit de Code Geneesmiddelen Reclame (CGR) en de Gedragscode Medische Hulpmiddelen (GMH) rond congressen is opgesteld.”

Alles geoorloofd

“Vroeger was alles geoorloofd bij medische congressen, nu mogen artsen nog geen pen meer aannemen. Tegenwoordig vinden we het logisch dat er geen (blijk van) belangenverstrengeling mag zijn.”

“Onze congressen voldoen aan alle regels, daar durf ik mijn hand voor in het vuur te steken. We willen absoluut geen risico lopen. Niet voor onszelf, en zeker niet voor onze opdrachtgevers.”

“Ook buitenlandreizen zijn hierdoor veranderd. Bedrijven mogen deze niet meer volledig aanbieden aan specialisten.”

“We hebben ze wel veel gedaan. Met groepen van zo’n dertig, veertig man naar grote congressen in Nice of Madrid. Wij regelden alles: vluchten, hotels, diners, vervoer, gewoon alles.”

“Zo zijn we ook eens naar Moskou geweest met een groep artsen. Kijken hoe het er daar in de ziekenhuizen aan toe ging en kennis delen. Het begon er al mee dat we vooraf elke week naar Den Haag moesten om de visa te regelen. In Moskou zelf kregen we te maken met regelrechte maffiapraktijken. Ineens bleken de flessen wijn bij het diner 80 euro per stuk te kosten. We werden dan vriendelijk verzocht naar de keuken te komen – waar nogal een grimmige sfeer hing – om de torenhoge rekening te voldoen. De eerste avond lieten we ons nog enigszins overdonderen, maar we betaalden geen cent meer dan was afgesproken. Het was een maffe reis, maar bovenal fantastisch.”

Unieke bijeenkomsten

“Naast alle medische congressen hebben we elk jaar een paar unieke evenementen.”

“Vorig jaar vierde de Vereniging van Mededingingsrecht twintig jaar Mededingingsrecht en hebben we een mooi symposium met afsluitende borrel in Den Haag mogen organiseren.”

“Ook bijzonder was het Europese congres voor cardiologen en cardiothoracaal chirurgen die als specialisatie aangeboren hartafwijkingen hebben. Het congres vond plaats in het prachtige West-Indisch Huis en mocht best een Nederlands tintje krijgen. Er stonden levensgrote koeien en een tulpenwand op de binnenplaats. De gasten werden ontvangen met een oer-Hollands draaiorgel. En dat was nog maar het begin van dit meerdaagse congres.”

“Een aantal jaar later organiseerden we met hen opnieuw een congres, maar dan voor ruim driehonderd patiënten met een aangeboren hartafwijking. Een congres voor patiënten is al uniek, maar het was ook nog in Theater Tuschinski, in hartje Amsterdam.”

Barbara Roijé in Amsterdam
Barbara Roijé: “Laatst kwam ik terug uit New York en ineens zag ik Amsterdam weer zoals het is. Authentiek en uniek. Ja, doe mij maar Amsterdam.” | Foto: Caroline Martinot

 

Fantastische congresstad

“Het leukst van mijn werk vind ik het persoonlijke contact met opdrachtgevers. Maar ook dat je met je team precies datgene neerzet wat je voor ogen had. Doorgaan tot het diepste detail. En alles soepel laten verlopen zonder dat bezoekers doorhebben wat er allemaal aan de achterkant gebeurt.”

“Maar hele gave dingen in Amsterdam organiseren: dát vind ik toch wel het mooiste. We organiseren overal in Nederland. Papendal, NH Conference Centers, Van der Valk, Postillion… Maar Amsterdam is en blijft een fantastische congresstad. Schiphol om de hoek en congrescentrum RAI, gewoon midden in de stad. Volop goede hotels en tal van bijzondere locaties voor andere events.”

“Onderschat ook niet de aantrekkingskracht van de grachtengordel. We zien het zelf misschien niet altijd meer. Laatst kwam ik terug uit New York en ineens zag ik Amsterdam weer zoals het is. Authentiek en uniek. Ja, doe mij maar Amsterdam.”

Fijn team

“Al met al heb ik weinig tegenslagen gehad.”

“Het enige dat ik kan bedenken is de wisseling van personeel een kleine twee jaar geleden. Dat was even flink doorbikkelen. Ik was net bezig met uitbreiden, had dus extra werk en het vinden van nieuwe collega’s duurde iets langer dan gepland. Achteraf heb ik daar veel van geleerd en ben ik er sterker uitgekomen.”

“Inmiddels heb ik weer een fijn team. We zijn super op elkaar ingespeeld en hebben allemaal onze eigen kwaliteiten. Door onze korte lijntjes hoeven klanten nooit te wachten op antwoord. Dat wordt enorm gewaardeerd.”

“Wat ik ook fijn vind, is dat ik nu veel meer kan loslaten. Ik kan zelfs op vakantie in de wetenschap dat alles doorgaat. Dat heb ik jaren niet gekund. Niet dat ik het erg vond. Het hoort bij het ondernemerschap. Ik ben 24/7 met mijn bedrijf bezig; ik ben mijn bedrijf en mijn bedrijf is ik. Ik ben trots op wat ik heb neergezet.”

“Wat ik minstens zo belangrijk vind, is mijn leven naast mijn werk. Vaak trek ik in de weekenden naar rustige plekken. Hardlopen in het bos, vrienden en familie buiten de stad bezoeken. Mijn Twentse roots en de behoefte aan ruimte en rust om me heen zijn altijd gebleven. Wat de toekomst ons brengt weten we niet, maar ik leef nu, werk nu en geniet volop van alles.”