Bezoekersregistratie bij congressen

Het registreren van de deelnemers moet geolied lopen. Niemand wil lang wachten bij de balie en een rommelige ontvangst doet de deelnemers het ergste vermoeden over uw organisatietalent.

Het registreren van de deelnemers moet geolied lopen. Niemand wil lang wachten bij de balie en een rommelige ontvangst doet de deelnemers het ergste vermoeden over uw organisatietalent.

Vlotte registratie op locatie

Lang wachten bij de registratiebalie doet het humeur van menig deelnemer snel dalen. Wachtrijen voorkomt u op deze manier.

Zorg voor voldoende personeel. Voor de piekmomenten kunt u ook andere medewerkers binnen de organisatie inschakelen.

Automatiseer zoveel mogelijk. Denk aan het gebruiken van gegevens die al in uw database staan en het scannen van gegevens.

Verdeel de registratiebalie in doelgroepen. Dit kan zijn op alfabet en/of aparte desks voor VIP’s en credit card betalingen.

Reserveer plek voor probleemgevallen. Reserveer een medewerker plus plek aan de balie voor een afzonderlijke afhandeling van probleemgevallen. Dan worden de snelle incheckers niet gehinderd.

Hou rekening met collectief vervoer. Laat touring cars niet allemaal tegelijk aankomen.

Zorg voor afleiding. Maak het mogelijk om in het registratiegedeelte andere dingen te doen. Bijvoorbeeld geld pinnen, het programma bestuderen, een drankje te drinken of souveniers te bezichtigen.

Het belang van voorregistratie

Voorregistratie is natuurlijk belangrijk om te weten hoeveel mensen er komen en wie er komen.
Door vooraf meetmomenten te bepalen, is het mogelijk om het uitnodigingsbeleid of de marketingcampagne bij te sturen, als het aantal inschrijvingen achter blijft.
Gebruik voorregistratie ook om meer te weten te komen van uw gasten. Wat zijn hun eetwensen, hoe komen ze naar uw evenement, heeft men behoefte aan een hotel? Met deze gegevens kunt u uw bijeenkomst beter voorbereid starten.