Catering

De catering is het eerste waar de mensen over klagen als het niet goed zit. Onvoldoende aandacht voor de verzorging van de inwendige mens krijgt u al snel op uw bordje. Gelukkig zijn er veel organisatoren u voorgegaan. Hier tips en aandachtspunten voor een vlekkeloze catering.

Pauzes

Pauzes tijdens de meetings zijn belangrijk. Ze vullen het energiepeil aan en zijn een tegengewicht voor de leer – en concentratietijd. Pauzes spelen tevens een vitale rol bij het netwerken en geven de deelnemers de gelegenheid dringende zaken te regelen.
Gedurende de dag staan er twee grote uitdagingen op het programma voor wat betreft de koffiepauzes, ’s morgens en na de lunch.
Heel wat mensen nemen geen ontbijt en krijgen dan honger, gepaard met een energiedaling. Dit speelt rond half elf. Naast koffie, thee en frisdranken, kunnen wat vers fruit, yoghurt en locale gebakjes deze mensen ‘s morgens ‘redden’. Deze ‘mini-ontbijtjes’ geven hen een energiestoot, zodat ze zich weer op de meeting kunnen concentreren.
Om het namiddagdipje dat vaak na de lunch de kop opsteekt te helpen overwinnen, zijn er de zoetigheden en kleine snacks die tijdens de koffiepauze kunnen worden aangeboden. Door deze versnaperingen buiten de meetingruimte aan te bieden, kan de trainer flexibel zijn en een pauze inroepen op het meest geschikte moment en zo een optimale concentratie in de groep houden.

Het diner

Onthoud goed dat tijdens het diner, de meeting of de zakelijke conversaties vaak een informeel tintje krijgen. Het is belangrijk dat hiervoor de juiste sfeer wordt gecreëerd.
Als ’s middags een lunch in buffetstijl werd geserveerd, dan is een aan tafel opgediend diner een goede keuze voor ’s avonds.
Als u weet dat mensen ‘beter’ luisteren als ze zitten, dan is dit nog een reden om een zittend diner te organiseren en zo een platform te creëren voor een informeel gesprek in het verlengde van de meeting.
Als het echter om de eerste avond gaat, kan het beter zijn om voor een buffet te kiezen en zo het sociaal contact en het netwerken tussen de deelnemers te stimuleren.

De lunch

De lunch is een moment om te ontspannen en daarna opnieuw te focussen, te netwerken, te bediscussiëren wat in de vergaderzaal werd gezegd, om contact op te nemen met kantoor en in sommige gevallen om zich voor te bereiden op de namiddag.
Daarom is het belangrijk dat de lunch flexibel genoeg moet zijn zodat de deelnemers ook nog wat tijd voor zichzelf hebben. Vooral als de deelnemers van overal ter wereld afkomstig zijn, is een buffet met een keuze aan koude en warme gerechten en dessert vaak de beste optie. Zo kunnen de aanwezigen hun eigen eetritme bepalen gedurende de tijd dat u hen geeft om te lunchen en zelf hun gerechten en het aantal ‘gangen’ kiezen. Geef de deelnemers voldoende vrijheid om hun eigen lunch te plannen en te kiezen wat hen het beste lijkt.

Ken uw publiek

‘Ken uw publiek’ is essentieel voor een geslaagde catering. Zorg dat u bij alle aanwezigen informeert naar eventuele speciale behoeftes/diëten. Hou bij internationale meetings rekenening met culturele verschillen.
Daar waar Nederlanders tevreden zijn met een slaatje of sandwiches, verkiezen Fransen een warme maaltijd. Zo ook de Spanjaarden maar dan een uur later.

Kijk bij de keuze van een cateraar naar

De keuken – zegt alles over zorgvuldigheid en organisatie
Hygiëne – werkt de cateraar volgens het HACCP hygiënesysteem?
Referenties – wat vonden de klanten positief én negatief
Kleding – van het personeel wel te verstaan
Het personeel – gaat het om (gediplomeerde) professionals of gelegenheidsbedieners
De aankleding – vraag naar foto’s van eerder (op)gemaakte buffetten
Het eten – smaakvol en creatief is tegenwoordig de norm
Het drinken – ook Nederlanders weten nu hoe een goede wijn smaakt; alcholvrij moet er meer zijn dan de standaard frisdranken

Huiscateraar of niet

Veel locaties hebben een huiscateraar die altijd de catering verzorgd. Voordeel is dat de locatie geen geheimen heeft voor deze cateraar, zodat die als geen ander weet welke logistieke uitdagingen er zijn. Toch kan het zijn dat u meer vertrouwen heeft de cateraar waar u vaker mee (heeft) gewerkt. Of dat de huiscateraar van de locatie niet bij uw evenement past, om reden van kwaliteit, presentatie of prijsniveau. Dan is vaak uitkoop een optie.
Informeer daarom bij de keuze van de locatie naar de afspraken die gelden rond de huiscateraar en hoe indien nodig rekening met extra budget voor de uitkoop.

Voorzorgsmaatregelen alcoholmisbruik

Zorg voor voldoende alcoholvrije alternatieven
Geef de gasten niet al te veel tijd om te drinken
Probeer het drinken altijd met eten te combineren (aperitief tijdens de borrel)
Serveer het diner of de lunch op tijd
Geef zowel de bediening als de cateraar duidelijke instructie over wanneer te stoppen met schenken