Hoe omdenken je helpt als organisator

Deze week was ik bij een event en mijn contactpersoon zag er tobberig uit. “Ik heb de hele week niet kunnen slapen van de zenuwen”, vertelde hij me. Zelfs aan het einde van de dag zag ik geen twinkeling maar opluchting in zijn ogen. Blij dat het over was, nul procent genoten. Dat is dus zonde en onnodig. Maar zeker ook herkenbaar. Niet alleen bij de klant maar ook bij mijzelf.

Geef het maar toe: ook jij hebt weleens wakker gelegen en te weinig slaap gehad vlak voor dat ene mega-event. Piekeren, omdraaien. Het hele draaiboek om twee uur in de nacht nog even stap voor stap doornemen in je bed. “Ben ik nog wat vergeten? Heb ik een mail gehad van Pietje Puk? Gaat die transfer nu wel naar dat juiste adres?” Nutteloos gehannes, want het event staat allang. Alles komt goed, want op de dag zelf zorg je dat het goedkomt. Dat is jouw kracht als organisator.

Gezonde spanning bij eventplanning en meeting design is logisch. Het brengt je dicht bij de flow van de dag. Maar hoe kun je gepieker vermijden en een nóg beter evenement organiseren? Speciaal voor jou deel ik hier een heel sterke tool. Morgen of zelfs vandaag na het lezen van deze column kun je hem gelijk toepassen en ik weet zeker dat je direct het verschil merkt.

Omdenken, pure magie!

Al jaren ben ik fan van Berthold Gunster, de bedenker van het concept ‘Omdenken’. Ik ben zelfs verslaafd aan zijn podcasts. Pure magie. Hij heeft de gave om problemen en situaties te kantelen waardoor er ruimte ontstaat voor innovatie, beweging en onverwachte oplossingen.

Mijn advies is simpel: stop even met organiseren en neem een half uur de tijd om goed op een rij te zetten wat er echt nodig is om jouw hele event in de soep te laten lopen. Dat klinkt eng, maar is bevrijdend en goed. Wanneer heb jij een kwade klant, slechte recensies, krakkemikkige communicatie en zelfs opstand? Vermaak jezelf en maak het bizar en dramatisch.

Wat maakt jouw klant écht blij?

Het is niet alleen lekker om op deze manier je event te bekijken, maar het werkt ook echt! Je merkt gelijk dat je anders denkt en kijkt. Zo kom je dichter bij de kern van alles. Maak dan van het negatieve iets positiefs. Wat maakt je klant écht blij? Wat zorgt voor extra veiligheid en een uitdagend programma?

Ik ben benieuwd wat jou dit gaat brengen. Mooie bijvangst: het laat je in elk geval ook minder piekeren, want alle horrorscenario’s zijn in je hoofd al voorbijgekomen. Minder piekeren is meer slaap en daar word je ook een stuk prettiger en beter van. Ook dat maakt het verschil.

Anna-Maria Giannattasio is eigenaar van eventbureau PuurEvents.nl. Podcastmaker, blogger, escaperoombouwer en @puur op Twitter. Elke dag deelt ze haar inspiratiemomenten in een Insta-story op @nooitsaai. Reageren? Stuur een mail naar conferencematters@zynchrone.com