Cross Border Educational Meeting Design? Of course! | Conference Matters
De drie voorzitters van de chapters bij het welkomstwoord: Gemmeke de Jongh, Hector Venegas en Annemiek Kuijsten

Cross Border Educational Meeting Design? Of course!

Op vrijdag 11 oktober kwamen leden van MPI Nederland samen met collega’s van MPI Duitsland en MPI België voor een zeer geslaagde bijeenkomst over Meeting Design in Düsseldorf. Alle landen pakten een stukje van de organisatie op: Duitsland was gastheer en liet met de betrokkenheid van Radisson Blu zien hoe bijvoorbeeld Brainfood een belangrijke rol speelt tijdens een event. België zorgde ervoor dat de hele dag werd vastgelegd voor het nageslacht via Streamdis en Nederland zorgde voor de geanimeerde spreker, Mike van der Vijver, co-auteur van het boek ‘Into the heart of Meetings’.

Met een internationale groep van een kleine 50 deelnemers werd op een zeer ongebruikelijke manier gestart. Een lege zaal met enkele stapels stoelen wat uitnodigde om een stoel te pakken en te gaan zitten waar je wilde. Dat dit mensen even in verwarring bracht, was wel duidelijk en dat het een doel had werd ook al snel duidelijk. De hele dag werd in kleine, wisselende groepjes gewerkt en gebrainstormd. Heel waardevol! Van der Vijver gaf ook aan dat verwarring goed is in een bijeenkomst omdat dit voor aandacht zorgt.

Dat bijeenkomsten een integraal onderdeel van ons dagelijks leven weten we,  toch benutten wij het potentieel ervan zelden volledig. Volgens Mike van der Vijver komt dit vooral doordat met name het logistieke proces wordt benadrukt en niet zo zeer het communicatieve aspect. Terwijl juist die communicatie enorme krachten in live bijeenkomsten kan los maken: menselijke interactie! Dit communicatieve aspect, de toegevoegde waarde van die interactie werd afgelopen vrijdag haarfijn duidelijk door de gekozen zaalzetting (of het ontbreken ervan in dit geval).

Mike gaf middels talloze voorbeelden aan dat wanneer je vanuit andere zienswijzen kunt werken, je de effectiviteit van bijeenkomsten drastisch kunt verbeteren. Hij gaf het voorbeeld dat een bepaalde locatie een bepaalde emotie en bepaald gedrag oproept (denk aan een kerk, of een klaslokaal). Dit gegeven zorgt ervoor dat je bij voorbaat mensen in een bepaalde mindset kunt krijgen het moment dat ze een ruimte  binnenlopen. Dit kan een bijdrage leveren aan het succes van een sessie.

Dat dit bij internationale bijeenkomsten anders loopt is een feit en ook dat konden we aan de hand van een voorbeeld direct inzichtelijk maken. Belgen, Duitsers en Nederlanders zouden allen anders omgaan met een “babbelgrage” Japanse professor.

Ook het fenomeen “kennis is overall” werd goed duidelijk gemaakt. De tijd dat één persoon op het podium alleen aan het zenden is, wordt minder. We streven veel meer naar uitwisseling van kennis, ideeën en ervaringen wat veel meer tot de verbeelding spreekt en wat bijdraagt aan het onthouden en toepassen van het geleerde. Want feitelijk is dat een belangrijk doel van een bijeenkomst. We willen dat mensen iets leren en het gaan gebruiken, verandering van gedrag dus. Het goed toepassen van meeting design is hierbij cruciaal.

In de namiddag na een ontspannende borrel, is er met zo’n 30 deelnemers heerlijk gedineerd, welk ons was aangeboden door Radisson Blu. Tijdens dit diner is nog lang nagepraat over de kansen die meeting design voor ons vak betekent. Dit was slechts een voorproef en daar zijn we blij mee want op 10 en 11 februari 2014, komt Mike terug voor een tweedaagse training!

De MPI Cross Border Educational Meeting Design is online terug te kijken via deze link.