De ultieme vergaderlocatie | Conference Matters

De ultieme vergaderlocatie

Als je iets doet, doe het dan goed. Ik denk dat dit motto het beste past bij The bbox, de nieuwe vergaderstudio van Hotel Restaurant Beaumont in Maastricht. Bij de ontwikkeling ervan is door eigenaar Harry Beaumont en mede-initiatiefnemer Pierre Buijs veel aandacht besteedt aan de omgeving, de techniek en de begeleiding. Dat alles met als doel om bijeenkomsten met resultaat te organiseren.

The BBox

De inrichting van de studio heeft wat weg van een nachtclub. Een compliment volgens Beaumont, want hij heeft een ontspannen omgeving willen creëren. Om dat te bereiken worden ook lichteffecten, muziek en gameconsoles ingezet. Zo kun je jingles afspelen om een resultaat te vieren. Want naast ontspanning is fun volgens Beaumont een belangrijke voorwaarde voor een geslaagde meeting.

Ook aan het inhoudelijke aspect is gedacht. Internetverbinding en een videoconferencingsysteem zorgen ervoor dat er continu de beschikking is over de benodigde informatie.

Beaumont en Buijs blijken een sterk voorstander van ‘unconferencing’. Niet de agenda regeert of de directie, maar alle deelnemers hebben een gelijkwaardige inbreng in de bijeenkomst. Om die reden heeft de vergadertafel een hoefijzervorm (niemand kan in een hoek worden gedrukt) en voor een meer informele setting worden er krukjes bij elkaar gezet. Een anoniem votingsysteem helpt om iedereen zijn eigen stem te laten gelden.

Om het optimale rendement uit de bijeenkomst te halen kan Pierre Buijs als moderator ingehuurd worden.

Alle elementen die  The bbox omvat zijn elders ook te vinden. Bijzonder is dat ze nu allemaal bij elkaar op één  locatie zijn te vinden. Wie puntsgewijs een vergadering wil afwerken heeft er niets te zoeken. Maar voor wie het beste uit zijn (vergader)groep wil halen, is The bbox een interessante optie.