Een goede dagvoorzitter maakt je congres | Conference Matters

Een goede dagvoorzitter maakt je congres

OK, je programma moet ook iets voorstellen, maar de voorzitter, moderator of presentator – hoe je hem of haar ook noemt – bepaalt de sfeer, scherpte, snelheid, humor, interactie en de verbinding tussen de mensen.

Een goede dagvoorzitter is op de eerste plaats de ambassadeur van het publiek. Wat wil dat publiek? Welke latente vragen heeft het? Welke praktische omstandigheden wil of kan het hebben?

Een congresvoorzitter speelt in elk geval niet het vriendje van de sprekers, van de opdrachtgever of van de sponsors. Hij staat in dienst van de toehoorders en maakt daar echt contact mee. De meest foute voorzitters horen vooral zichzelf graag praten.

Congresvoorzitters in soorten

Je hebt verschillende typen congresvoorzitters. Ruim voor handen zijn de gastheren of -vrouwen die ook zonder inhoudelijke kennis de zaak kunnen leiden. Ze houden de tijd in de gaten, doen de huishoudelijke mededelingen en kondigen de volgende spreker en pauze aan. Dit kan in feite iedere volwassene zijn.

De tweede soort congrespresentator  is de materiedeskundige. Die begrijpt wat er gezegd wordt en hoe dat door het publiek begrepen zal worden. Deze man of vrouw kan horen wat er niet of controversieel gezegd wordt en daarover doorvragen, waardoor het boeiend wordt.

Materiedeskundige voorzitters heb je in twee soorten: de onafhankelijke expert, die boven alle partijen staat, zoals een consultant of een professor. Of je vraagt een vlotte en ervaren persoon uit de primaire congresdoelgroep. Deze collega van de belangrijkste toehoorders kan het meest praktijkgericht doorvragen vanuit het perspectief van je belangrijkste gasten.

Aandeel in het sprekersbudget

Tot slot heb je nog de professionele voorzitters. Dat zijn de journalistieke hoogbegaafden die ook de theatrale aspecten begrijpen van een congres, een zekere ‘politieke’ onafhankelijkheid tonen en bovendien vaardig zijn in interviewen en discussies leiden. Dus als dat belangrijk is op je congres, kom je vaak uit bij presentatoren van radio- en TV-programma’s.

Het is duidelijk dat dit laatste type de grootste aanslag op je sprekersbudget pleegt. Tenzij je de bekendheden negeert en op zoek gaat naar de wat onbekendere opkomende talenten.

Laat   de voorzitter niet de saaie, arrogante of stamelende sluitpost van je project zijn.  Ik heb een paar honderd congressen ontwikkeld en het nooit betreurd als het sprekersbudget voor een flink stuk naar de voorzitter ging.

 

Mijn motto is: Een goede dagvoorzitter staat in dienst van de toehoorders