Een meetinglocatie kiezen? Dat kan ook online!

Benieuwd of een locatie geschikt is om jouw meeting of event te organiseren? Om daar achter te komen, plan je een locatiebezoek in. Tijdens zo’n rondleiding leidt de host jou door de locatie, proef je de sfeer en voel je of jullie een match zijn. Maar wellicht leent jou situatie zich er niet altijd naar om een fysieke rondleiding te plannen en de vraag of jij jouw meeting/event wilt organiseren op een bepaalde locatie blijft. Via een virtuele rondleiding kan je ontdekken of een bepaalde locatie geschikt is voor jouw meeting of event. De online rondleidingen experts van Bilderberg vertellen je graag waar je als boeker of meetingplanner op kunt letten.

Een goed begin is het halve werk, ook bij een virtuele rondleiding

Je belt de locatie op en hebt gemeld dat je graag een virtuele rondleiding krijgt. Deze online rondleiding staat voor over een tijdje ingepland. Tot aan de afspraak hoef je dus vrij weinig te doen, maar niets is minder waar! Goede voorbereidingen schelen echt het halve werk. Je wilt namelijk straks aan het einde van de virtuele rondleiding weten of deze meetinglocatie matcht met jouw wensen.

Checklist voorafgaand aan de virtuele rondleiding

• Vraag om een plattegrond van de locatie. Zo kan je zien uit welke verschillende ruimtes de meetinglocatie bestaat en ben je je straks tijdens de virtuele rondleiding bewuster waar bepaalde ruimtes zich bevinden. Zo houd je overzicht.
• De virtuele rondleiding zal gegeven worden via een bepaalde tool (bijvoorbeeld Zoom/GoToMeeting). Heb jij een voorkeur voor een bepaalde tool? Geef dit dan door aan de locatie. Welke tool het uiteindelijk wordt, maakt niet zoveel uit (elke tool heeft namelijk voor- en nadelen). Maar het is wel belangrijk om dit kort te sluiten, zodat de locatie een uitnodigingslink naar jou kan toesturen.
• Bespreek of de rondleiding opgenomen mag worden. Een voordeel van opnemen is dat je achteraf de virtuele rondleiding kan delen met collega’s, zodat zij je eventueel nog kunnen helpen bij de afweging om al dan niet te kiezen voor deze eventlocatie.
• De laatste twee punten betreffen een live opgenomen virtuele rondleiding. Het kan ook zo zijn dat de locatie de online rondleiding aanbiedt via een al eerder opgenomen video. Tijdens de geplande afspraak krijg je deze video te zien en kan je aan de hand van die video jouw vragen stellen.
• Bedenk waar volgens jou de ruimtes aan moeten voldoen en maak hier een wensenlijst van, zodat je dit tijdens de virtuele rondleiding kan afvinken. Voorbeeld van een wensenlijst:
  • Is er genoeg (buiten) licht?
  • Zijn de ruimtes ruim genoeg?
  • Zijn de ruimtes sfeervol ingericht?
  • Hoe is de gastvrijheid? (Word je bijvoorbeeld door iemand begroet bij de receptie? / Hoe wordt er gereageerd op vragen/wensen?)

Tijdens en na de virtuele rondleiding

Ook tijdens en na de online rondleiding is het slim om op bepaalde punten te letten. Nieuwsgierig naar deze checklists? Je leest ze hier: www.bilderberg.nl/meetings-en-events/verhalen/virtuele-rondleidingen.

Een virtuele rondleiding bij Bilderberg

Bilderberg biedt op haar meetinglocaties virtuele rondleidingen aan. Wil je graag een virtuele rondleiding plannen? Neem dan met één van onze locaties contact op of meld het in dit formulier. Ook online zijn wij graag de regisseur voor het organiseren van een onvergetelijke meeting of bijeenkomst.