EMEC19 blijkt ware gamechanger | Conference Matters
EMEC19 - Organising team

EMEC19 blijkt ware gamechanger

MPI Nederland heeft haar belofte waargemaakt met een ‘game changing’ EMEC19. De European Meetings & Events Conference, die plaatsvond van 9 tot en met 12 februari in Den Haag, trakteerde de deelnemers op een verrassende congresopbouw, een grote diversiteit aan event formats en interactieve sessies met sterke presentatoren.
De ontvangst op zaterdagavond in het World Forum had nog veel weg van een koude start, want het winterthema leek niet echt aan te slaan. Misschien was het daar ook te warm voor en de aankleding te karig.

Openingsevent

Even later kwam het jaarlijkse Europese congres voor de meetingindustrie echter goed op gang tijdens het openingsevent in het Louwman Museum. Het organisatieteam had gekozen voor een echt netwerkevenement, als alternatief voor de gangbare facultatieve welkomstborrel.
Met het Haagse automuseum als imponerende locatie, goede en gevarieerde catering vanuit foodtrucks en enkele netwerkelementen werden oude contacten aangehaald en nieuwe gelegd. Met name dat laatste was een belangrijke doelstelling. Daarom werden gemengde teams op pad gestuurd door het museum met als opdracht om op een specifieke plek een groepsselfie te maken. De vele bijzondere auto’s die de deelnemers onderweg tegenkwamen zorgden voor ruim voldoende gespreksstof. Om de banden voorafgaand aan het inhoudelijk gedeelte van het congres extra aan te halen werd de openingsavond feestelijk afgesloten op het dorpsplein in het Louwman Museum.

Workshop tours

De zondag was een even ongebruikelijke dag om het inhoudelijke programma te starten en had ook nog eens origine invulling. Vanaf het World Forum vertrokken bussen naar Leiden, Rotterdam, Delft en het Haagse strand voor een specifiek, door de deelnemers vooraf gekozen, programma. Zo kreeg een groep een tour door dierentuin Artis en werden onderwijl ingewijd in Apemanagement, door gedragsbioloog Patrick van Veen. Richard Stomp liet zijn groep Straatjutten in Den Haag, als methode om nieuwe ideeën te genereren. En zou waren er nog vijf workshop tours waar de deelnemers enthousiast van terugkwamen.
Halverwege de middag kwam iedereen bijeen in de Rijswijkse Fokker Terminal. Keynote speaker Daan Roosegaarde oogstte er veel bewondering met zijn creatieve mindset en vermogen om tegen de stroom in projecten gerealiseerd te krijgen. Een inspirerend voorbeeld voor meeting designers. Daarna ging de voormalige vliegtuigterminal in een lockdown en moesten de deelnemers al puzzelend hun weg uit de oversized escape room vinden om te kunnen napraten bij de borrel.

Omgekeerde wereld

Op de maandag werden de deelnemers op het podium van de theaterzaal van het World Forum ontvangen. Het koor stond in de theaterzaal zelf. De omgekeerde wereld. Enkele sprekers hielden een pitch voor hun sessie. Het was tevens een introductie van de vier tracks in het congresprogramma: Risk Management, Design Thinking, Leadership en Meeting Perspectives. Daarna verdwenen de deelnemers toegezongen door het koor naar de diverse zalen voor hun sessie naar keuze.

Intensieve sessies

Een belangrijke doelstelling bij de sessies was om de deelnemers ook zoveel mogelijk zelf aan het denken en werk te zetten. Dat lukte niet altijd, maar in de meeste gevallen wel. De interactiviteit oversteeg ruimschoots dat van het gemiddelde congres. Daarnaast werd er veel geëxperimenteerd met diverse settings en meubilair.
Het meest intensief waren de sessies van de security track. In een heuse ‘war room’ moesten de deelnemers vanuit hun eigen toebedeelde rol het hoofd te bieden tegen bedreigende situaties rondom het congres, met soms heftige discussies tot gevolg.

Lunchpark

De lunch vormde een welkome break en het voor dat doel in het foyer van World Forum vormgegeven lunchpark oogstte veel bewondering, wat werd bevestigd door de vele foto’s die werden genomen van de buffetten, cooking outlets en lunchtafels.
Het tweede deel van de sessies behielden dezelfde kwaliteit als in de ochtend. Zo maakte ‘Strategic High Performance Expert’ Paul Rulkens zijn zelfbedachte titel waar met zijn zowel educatieve, praktische, als humoristische slotsessie van de Leadership track.

Pool party

’s Avonds stapten de deelnemers in onder meer korte broek, kleurrijk shirt en beach dress in Noordwijk uit de bus voor een tropische avond in het doorgaans koude februari. In Hotels van Oranje evolueerde het gebruikelijke deelnemers event in een heuse pool party, bij een temperatuur van 28 graden rondom het indoor zwembad en staat de kachel op 28 graden. Geheel naar verwachting hield niet iedereen het droog.

Festivalisering

Op de slotochtend kregen de deelnemers inzicht in de visie en ontwikkelingen in een (steeds meer) verwante industrie, die van de festivals. Irfan van Ewijk, mede-oprichter van ID&T, vertelde hoe hun dancefestivals Mysteryland, Sensation en Tomorrowland een internationaal succes werden en gaf een voorzet hoe deze succesfactoren te vertalen naar meetings en events. Dit keer werd was de setting die van een catwalk.
In de afsluitende lunch, eveneens in festivalstijl, werd de volgende bestemming van de European Meetings & Events Conference bekend gemaakt. In 2020 is het de uitdaging aan Sevilla om de uitzonderlijke Nederlandse editie waardig op te volgen.

 

BEKIJK HIER DE FOTO’S VAN CLICKSHOTS