Evaluatie NSS: Nederland was een logische kandidaat | Conference Matters

Evaluatie NSS: Nederland was een logische kandidaat

“Nederland was binnen Europa een logische kandidaat. Wij staan bekend als land van bruggen bouwen, internationaal gericht en een land dat dingen voor elkaar krijgt. Kortom een land dat kan organiseren.”

Aan het woord is Marc Gerritsen. Hij vertelt de aanwezige meeting planners en professionals in het World Forum in Den Haag over hoe Nederland de organisatie van de prestigieuze Nuclear Security Summit (NSS) toegewezen kreeg. De conferentie die 58 wereldleiders naar ons land bracht en last minute ook nog eens werd uitgebreid met een officieel Staatsbezoek door de Chinese president Xi Jinping en zijn vrouw Peng Liyuan, het Sino Dutch Economic Forum en een G7-conferentie over Oekraïne.

Evaluatiebijeenkomst

Tijdens de door MPI Nederland en het Genootschap voor Eventmanagers gehouden evaluatiebijeenkomst op 16 april erkent Gerritsen dat ook voor hem het politieke proces, dat aan de toewijzing van zo’n conferentie voorafgaat, niet altijd te volgen is. Europa was aan de beurt, omdat de twee eerdere edities van de NSS hadden plaatsgevonden in Amerika (Washington) en Azië (Seoel). Een aantal landen hadden zich aangeboden; Nederland niet. Toch werd ons land gepolst, omdat met name de Amerikanen de top ergens wilden laten plaatsvinden waar die organisatorisch gladjes zou verlopen. En zo werd Nederland zonder bidbook of campagne en puur op reputatie en vertrouwen in maart 2012 officieel voorgedragen en aangewezen als gastland voor de Nuclear Security Summit in 2014.

Geen secretariaat

Bijzonder aan deze conferentie is dat er geen vereniging of secretariaat is als opdrachtgever. Voor de inhoudelijke invulling is er een circuit van hoofdonderhandelaars, de zogenaamde sherpa’s. De Nederlandse sherpa Piet de Klerk stond aan het hoofd van het inhoudelijke team dat door het Ministerie van Buitenlandse Zaken werd opgetuigd.
Han-Maurits Schaapveld en Marc Gerritsen werden door minister van Buitenlandse Zaken Frans Timmermans, respectievelijk als projectdirecteur en plaatsvervangend directeur van het projectteam, aangewezen om de organisatorische kant van de top op zich te nemen.
Zij stelden zich eerst de vraag waaraan het uiteindelijke succes afgemeten zou moeten worden. Op één stond natuurlijk veiligheid, gezien het grote aantal wereldleiders, waar onder de Amerikaanse president Barack Obama en de Chinese president Xi Jinping. Aanvullend daarop werd gesteld dat Nederland internationaal goed in de kijker moest komen en dat de hele conferentie echt een geheel moest worden.

Hoofdstructuur van het organisatieteam

Binnen enkele weken werd binnen het organisatieteam een hoofdstructuur opgezet verdeeld over vijf disciplines: management, branding en faciliteiten, hospitality, hotels, communicatie. Na de zomer van 2012 werd langzaam opgeschaald, om pas op het laatst exponentieel te groeien naar een organisatieteam van 50 mensen.
Uitgangspunt was om zoveel mogelijk mensen vanuit de rijksoverheid zelf in te zetten en alleen daar waar men expertise en capaciteit ontbeerde te kijken naar leveranciers. Het overgrote deel van de 450 delegation liaison officers, hostess en hostesses kwam dan ook uit de eigen gelederen van de ministeries. Daarnaast waren er nog zo’n 600 medewerkers van leveranciers actief op de congreslocatie. Om de veiligheid te garanderen werden er zo’n 13.000 politieagenten en 4.000 marechaussees en 3.000 militairen ingezet.

Laat ingeschakeld

De gekozen werkwijze heeft er ook toe geleid dat externe partijen die bij de organisatie betrokken werden, pas heel laat zijn benaderd, zo blijkt onder meer uit de verhalen van Pieter Schure (Pino evenementen & congressen) en Ingrid Vermeeren (Kronenburg Hospitality).
Schure, die wel al in een eerder stadium had geholpen bij de aanbesteding van de locaties, werd pas in februari fulltime aan het projectteam toegevoegd. Hij toont tijdens de evaluatiebijeenkomst een voorbeeld van het draaiboek. Die is bewust heel simpel gehouden, vertelt hij. “Het moest in je jasje passen en je moest er snel iets in kunnen vinden”. Na de generale repetitie, waarvoor Schure 60 oud-ambassadeurs had opgetrommeld, werd nog in allerijl een draaiboek voor de Master of Ceremony toegevoegd. Gelukkig bleek ook bij deze conferentie het gezegde ‘een slechte generale wordt gevolgd door een goede uitvoering’ weer juist.
Vermeeren had als uitdaging om in januari nog een hospitality masterplan te schrijven en om 200 vrijwilligers afkomstig van diverse ministeries en 80 hotelschoolstudenten samen te smelten tot een team dat hostmanship met een hoofdletter H moest bieden.

Goed in improviseren

Het zegt wel iets over de Nederlandse losse manier van organiseren. Marc Gerritsen. ‘”Wij kunnen goed improviseren. We vertrouwen er op dat als dingen anders lopen, dat we dat kunnen opvangen.”

Dit werd hem vooral duidelijk tijdens de onderhandeling met vertegenwoordigers van de delegaties. Hij kijkt er op terug als een oefening in begrip voor andere culturen. “Wij denken dat we zaken goed plannen en zorgen dat we niet voor verrassingen komen te staan, maar bijvoorbeeld in de ogen van iemand uit Japan of Singapore doen wij maar wat. Daar wil men alle mogelijke scenario’s in detail uitgedokterd hebben.”

De onderhandelingen gingen soms door tot de tweede en laatste dag van de conferentie. Gerritsen begrijpt wel waarom. “In elk land is de betreffende leider de belangrijkste persoon op aarde voor de protocolmedewerker. Logisch dat je dan alles wilt weten en het onderste uit de kan wil halen. Stel dat één van de delegaties een bepaald privilege heeft uitonderhandeld en jij hebt als protocolmedewerker dat niet gedaan voor jouw delegatie. Dan zegt jouw leider dat je je werk niet goed hebt gedaan.”

Om toch de regie te blijven houden kregen alle delegaties in twee ronden (in februari en maart) de gelegenheid om langs te komen op het ministerie en de congreslocatie te bekijken en hun wensen te bespreken. “Zo konden we alle landen ook kennis laten maken met hoe de conferentie werd georganiseerd en welke kaders we aanhielden voor het invullen van specifieke wensen. Natuurlijk hebben we als goed gastheer geluisterd naar de wensen van onze gasten en daaraan, zolang het paste binnen onze eigen kaders, invulling aangegeven.”

World Forum omgebouwd

Waar Nederland gevraagd werd om gastland te zijn, daar moesten steden en locaties wel mee doen aan een aanbestedingsprocedure om in aanmerking te komen als gaststad en congreslocatie. De keuze viel uiteindelijk op World Forum in Den Haag. Belangrijk criterium was onder meer de benodigde vierkante meters aan conferentieruimte en het indelingsplan.

Dat wil niet zeggen dat het ruimschoots geoutilleerde congrescentrum direct klaar was voor gebruik. Zo werd de mooie en royale entree uit veiligheidsoogpunt niet geschikt bevonden en werd een kleine zijingang gebruikt als toegang voor de wereldleiders. Met een tijdelijk paviljoen van De Boer Tenten werd alsnog een voor de buitenwereld volwaardig ogende entree gecreëerd.

Ook het dan state-of-the-art auditorium van World Forum moest worden verbouwd, want een dergelijke top schrijft nu eenmaal voor dat iedereen gelijkwaardig aan een ronde tafel komt te zitten. De theaterzaal kreeg een valse vloer met daarop een op maat gebouwde conferentietafel. World Forum had hier al eerder ervaring mee opgedaan tijdens de Afghanistan conferentie in 2009. Dit keer waren de dimensies echter nog groter: een conferentietafel van 23 meter doorsnede op een met steigerbouw ondersteunde vloer, die 2,5 meter boven de werkelijk vloer ‘zweefde’.

Moderne twist

De tafel was gedecoreerd met modern gestileerde Nederlandse iconen zoals bijvoorbeeld windmolens, schaatsen, fietsen, klompen, rietveld stoeltjes en diverse historische gebouwen. Het paste binnen het thema ‘A modern twist to Dutch classics’, dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken had bedacht om te zorgen dat de conferentie ook Nederland internationaal in de schijnwerpers zou zetten. Doelstelling was om aan de delegaties en in de berichtgeving in de media zoveel mogelijk duidelijk te maken dat de conferentie in ons land plaatsvond.

Fraai projecten produceerde niet alleen de conferentietafel, maar zorgde met haar partnerbedrijven ook dat de complete 12.000 vierkante meter van het World Forum was ingericht en aankleed volgens het gekozen thema. “Er waren ontzettend veel vergaderzaaltjes en we hebben elke vierkante centimeter ingericht”, vertelt eigenaar Gerben Raak. “Elk stoeltje, elke tafel is doordacht.”

“Bijvoorbeeld de informal plenary room. Die hebben we ingericht als een Hollandse stijlkamer met een moderne twist. Een heel witte, lichte ruimte is het geworden. Als wanddecoratie hebben we met pen gedecoreerd doeken opgehangen en daar voile voor gehangen.” Voor de inrichting werd gebruik gemaakt van meubilair van de Nederlandse topontwerpers Marcel Wanders en Lensvelt. Kleur werd subtiel toegevoegd door een Delftsblauw tapijt en oranje tulpen in een moderne variant van de klassieke Nederlandse tulpenvaas.

Als Raak vervolgens vertelt dat de regeringsleiders slechts drie kwartier in deze ruimte hebben vertoeft, dan moet het publiek wel even slikken. Maar de beelden leven langer voort in de media en de herinneringen van de wereldleiders.

Nieuw discussiesysteem

Bijzonder aan de conferentietafel was ook de conferentietechniek. Jacot Audiovisueel had hierin het Bosch DCN Multimedia geïnstalleerd, een interactief discussiesysteem voorzien van lcd-scherm, dat nog niet op de markt was en is ontwikkeld in samenwerking met de Technische Universiteit in Delft. Hiermee konden de wereldleiders onderling discussiëren, cases naspelen, stemmen, vertalingen volgen en presentaties terugkijken. Bijkomend voordeel was dat door de ingebouwde microfoon er geen tafelmicrofoons nodig waren, vertelt team coördinator Marco Kringelstijn. Hierdoor kwamen ook de regeringsleiders goed in beeld.

Le Garage

Zelfs de garage van het World Forum werd ingericht en wel als restaurant voor het personeel, dat werd omgedoopt tot ‘Le Garage’. Vanuit hier opereerde Van der Linde Catering dat de volledige food & beverage verzorgde. In de hoofdfaciliteit van het bedrijf, in het nabijgelegen Berkel en Rodenrijs, werd het eten geproduceerd, om vervolgens na bomchecks en onder voortdurende controle van de voedsel en warenautoriteit verzegeld naar Den Haag te worden vervoerd. Vanuit ‘Le Garage’ werden de maaltijden geserveerd. Ook bij de catering was het uitgangspunt ‘A modern twist to Dutch classics’. Voor de werklunch van de wereldleiders en ministers was sterrenkok Jonnie Boer van De Librije ingeschakeld om invulling te geven aan het thema. Op die dag alleen al serveerde de cateraar 5.000 maaltijden.

Samen met de buren

De congreslocatie betrof overigens meer dan alleen het World Forum zelf, benadrukt directeur Michiel Middendorf. “We hebben bij de aanbesteding het World Forum gebied aangeboden. Samen met onze buren hebben we er één geheel van gemaakt.” Die buren waren de hotels Bel Air en Novotel, de VN-gerelateerde organisatie OPCW, het filmtheater Omniversum en de musea Museon en het Gemeentemuseum, waar de afsluitende persconferentie plaatsvond.

Het voordeel is dat om dit compacte gebied hekken gezet konden worden en daarmee de verschillende beveiligde zones gecreëerd konden worden. Alleen met accreditatie en een RFID-pas, die het mogelijk maakte de mensen overal te volgen, kreeg je toegang tot dit gebied.

Krijn Taat en Stephan van der Meulen, de general managers van respectievelijk Novotel Den Haag en Bel Air Hotel, beleefden een bijzondere ervaring doordat hun hotel een heel andere functie kreeg, waarvoor alle slaapvoorzieningen tijdelijk uit de kamers gehaald moesten worden. In het Novotel waren er voor iedere delegatie twee kamers ingericht als loungekamer en boardroom en daarnaast stond er voor alle 58 heads of delegations een opfriskamer klaar. In het Bel Air hotel waren werkkamers ingericht voor de pers, de organisatie en defensie.

Pers pleasen

Een groot deel van het omhekte en zwaarbewaakte NSS-terrein diende als persgebied, met daarin alle benodigde faciliteiten en 40 medewerkers om de journalisten te ontvangen en helpen. Een doordachte keuze vertelt Pim Koster van Dutchview, het bedrijf dat voor de persfaciliteiten zorgde. “Je weet dat er veel pers afkomt op zo’n conferentie. Uiteindelijk zijn er zo’n 2.000 op de NSS afgekomen. Dan kun je ze beter een comfortabele werkplek geven, waarbij alle informatie binnenkomt. Je moet voorkomen dat ze ongecontroleerd rond gaan lopen. Dan krijg je overlast. Nu hadden ze een werkplek, waren ze geaccrediteerd en wist je waar ze waren.”

“Het is ook belangrijk voor de mediawaarde. Hoe meer je de pers faciliteert, des te groter de kans dat de boodschap die naar buiten komt positief is. De pers beïnvloedt de uitkomst van zo’n conferentie en dan is het een beetje pleasen wat we hebben gedaan.”

 

Het fotomoment

Groepsfoto NSS 900px

Foto: Nuclear Security Summit 2014

Hoe stel je al die wereldleiders op voor de groepsfoto? Jean Paul Wijers van het Protocolbureau legt het uit. Hij regisseerde het fotomoment van de Nuclear Security Summit.

Tijdens het congres van Wenen, 200 jaar geleden, werd al vastgesteld dat alle landen gelijk zijn, begint Wijers. Dit basisprincipe is ook aangehouden bij het maken van de groepsfoto met wereldleiders.

Het protocolbureau heeft voor het Koninklijk huwelijk in 2002 een computerprogramma ontwikkeld, waarmee snel dit soort placeringen zijn te maken en te wijzigen. Dit laatste is handig bij last minute veranderingen, zoals tijdens de NSS toen de Franse president François Hollande niet beschikbaar bleek voor de foto.

In dit geval is gekozen om eerst naar de positie van de betreffende head of delegate in zijn eigen land te kijken. Vooraan werd begonnen met de presidenten, gevolgd door de vicepresidenten, premiers, ministers en staatssecretarissen. Binnen die ‘functiegroepen’ gold het anciënniteitprincipe. Eerst de langstzittende president, dan de op een na langst zittende en zo verder.

De eerste uitzonderingen zijn de drie mensen in het midden. De Nederlandse premier Rutte staat als gastheer in het midden, met rechts van hem de Amerikaanse president Obama als initiatiefnemer van de NSS en links van hem president Park Geun-hye van Zuid-Korea, als gastvrouw van de vorige nucleaire top.

Ook staan er drie mensen op de foto die geen land vertegenwoordigen. Gekozen is om de secretaris-generaal van de Verenigde Naties Ban Ki Moon na het laatste staatshoofd te plaatsen en de president van de Europese Commissie Barosso en de voorzitter van de Europese Raad Van Rompuy een rij daar achter.

Hoe objectiever je bent, hoe makkelijker het is uit te leggen, des te makkelijker kun je aan de placering vasthouden, benadrukt Wijers. Als je de teugels laat vieren gaat het fout.