EvenementContact 2012: spannende dag voor organisatoren | Conference Matters

EvenementContact 2012: spannende dag voor organisatoren

De evementenbranche kwam op 8 maart samen in Expo Haarlemmermeer voor de vierde editie van EvenementContact. Met een nieuwe invalshoek wat betreft het bezoekersbeleid was het een spannende dag voor organisatoren Joris Bots en Arjen Lemstra."We zijn erg blij hoe EvenementContact is verlopen", vertelt Joris Bots. "Het was vooral spannend omdat we besloten hadden om de bezoekers te scheiden. Van 11.00 tot 16.00 waren alleen inkopers welkom en vanaf 16.00 uur ook het overige publiek. Het idee was om hierdoor overdag meer rust op de vloer te krijgen, zodat exposanten alle tijd hebben om met potentiële inkopers in gesprek te gaan."

Rustigere beursvloer dan vorig jaar
Met een opkomst van 1.600 inkopers en de grote ruimte in Expo Haarlemmermeer leek het rustiger dit jaar. "We zijn niet voor meer bezoekers gegaan, maar voor een hogere kwaliteit met als gevolg dat het overdag rustiger was op de beursvloer. Wat ons tegenviel is het aantal bezoekers na 16.00 uur. Na dit tijdstip hebben we maar 150-200 bezoekers ontvangen. Als organisatie ga je dan beraden of het massaal verkeerd begrepen is of dat het een andere oorzaak zal hebben." De organisatie hoopt middels een uitgebreide enquête hier antwoord op te krijgen en met deze feedback aan de slag te kunnen voor editie 2013.

Kwaliteit van bezoekers
Ook speelt de vraag: ‘Wie zijn inkopers en waar waren de opdrachtgevers?’ Bots: "Opdrachtgevers waren zeker aanwezig. Zo had het Genootschap voor Eventmanagers een eigen straat wat goed bezocht is. Onder inkopers verstaan wij de mensen die diensten en/of producten inkopen voor hun bureau, locatie etc. Alle aanmeldingen hebben wij handmatig gecheckt op bepaalde criteria om zo de kwaliteit van bezoekers hoog te houden."

Verbeterpunten
De organisatoren hebben vele positieve reacties mogen ontvangen van bezoekers en exposanten, maar verbeterpunten zijn er altijd. Zo was het onderscheid tussen exposant en bezoeker lastig te ontdekken. ‘Vooraf hadden we het idee om te werken met twee verschillende kleuren lanyards, maar helaas zijn deze te laat geleverd waardoor zowel exposant als bezoeker met een witte lanyard rondliep. Een goed punt om volgend jaar te verbeteren. Andere verbeterpunten die we al gehoord hebben, is de vindbaarheid van de garderobe en de parkeerkosten. Waar we zelf naar willen kijken is hoe we de kennissessies van de ochtend voor iedereen toegankelijk kunnen maken. Nu waren deze sessies niet voor iedereen toegankelijk, wat je pas later gaat realiseren.’

Druk bezochte netwerkborrel
Naast de beursvloer werden verschillende seminars georganiseerd. ‘Veel bezoekers wilden het parallelprogramma wel bezoeken, maar gaven de prioriteit aan de standhouders’, aldus Joris. De netwerkborrel ter afsluiting werd dit jaar goed bezocht en mede door de snackwagen buiten, bleef het tot na 21.00 uur druk. Het Boekingsburo had de optredens van Iris Kroes en Rafaella verzorgd.

De vijfde editie van EvenementContact wordt op donderdag 14 maart 2013 gehouden, wederom in Expo Haarlemmermeer.