Nederlandse eventtech timmert vakkundig aan de weg

Technologie om evenementen mogelijk te maken, te verdiepen en te verrijken neemt sinds corona een vlucht. Goed ingezette eventtech maakt een congres of seminar waardevoller. Nederlandse eventtech-bedrijven zijn goed, maar spelen op wereldschaal nog een bescheiden rol. Een kleine rondgang door de eventtechpolder.

“Met de inzet van technologie ben je nu in staat om een evenement te verrijken, met wat ik relevante ontmoetingen noem. Je zit in een zaal en wordt als toehoorder of kijker omringd door mensen met bepaalde achtergronden die jij misschien kunt gebruiken. Eventtech zorgt voor de ontmoeting. Door dit goed in te zetten voeg je dus als organisator iets toe waardoor het bezoek nog waardevoller wordt. Eventtech zorgt voor een superbeleving.”

Dit is het verhaal van Ronald van den Hoff, zo’n beetje de geestelijk vader van de Nederlandse eventtech. Hij richtte in 2007 Seats2meet op en verkocht in oktober zijn eventtechbedrijf Cyberdigma aan Meetingselect. Cyberdigma ontwikkelde de software waardoor gebruikers van het Seats2meet-concept van die verrijkende ervaring kunnen profiteren.

“Je ‘betaalt’ de huur van een werkplek met informatie, data”, legt Van den Hoff uit. “Ik noem dat sociaal kapitaal. Waar werk je nu aan? Welke kennis zou je willen delen? De algoritmes zorgen uiteindelijk voor de verbindingen. Het verdienmodel is dat wij de omliggende ruimtes verhuren om die verbindingen te ondersteunen. Technologie is dus een onlosmakelijk deel geworden bij het organiseren van een evenement en dat is heel breed. Het zijn congressen, seminars, beurzen, maar ook het reserveren van een kantoorplek bij Seats2meet. Tech speelt daarbij op twee niveaus een belangrijke rol. Het regelt de transactionele kant: de boekingen, de logistieke processen. Maar het voegt ook een sociale kant toe aan een evenement, serendipiteit: het vinden van iets onverwachts en bruikbaars, terwijl je daar niet naar op zoek bent.”

Mini-revolutie

Eventtech – een samenstelling van event en technology – heeft nog niet zo’n rijke onderzoekshistorie als fintech of medtech. In de ‘2023 Global Meetings and Events Forecast’ van American Express Meetings & Events is een klein hoofdstuk ingeruimd voor technologie. Door de samenstellers wordt geschreven dat het digitaliseren van wat ze meeting management noemen – geautomatiseerde software-platforms voor het op een gestroomlijnde en eenvoudige manier regelen van boekingen – een mini-revolutie veroorzaakt ‘in de manier waarop vergaderingen en evenementen worden gepland’. AmEx: “Voor organisatoren van evenementen betekent het dat ze meer tijd kunnen besteden aan het opzetten van een goede programmering en minder tijd kwijt zijn aan het regelwerk.”

In het onderzoek van BCD Meetings & Events ‘What’s trending 2023’ is ook een paar zinnen over technologie opgenomen. “Technologie als RFID-tracking of live polling maakt het mogelijk om bezoekers veel beter persoonlijk te betrekken bij een evenement. Wanneer hun interesses gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd, is het gemakkelijker om content voor toekomstige evenementen rechtstreeks op hen afstemmen.”

Relevantie door algoritmen

Martin Bergonje beaamt wat uit de twee bescheiden onderzoeken opstijgt: dat eventtech een steeds belangrijkere rol gaat spelen bij de organisatie van evenementen. Zijn boekingsplatform Meetingselect, versterkt met het van Van den Hoff overgenomen Cyberdigma, slaat een brug tussen organisatoren van evenementen en de aanbieders van locaties. “Het is een marktplaats waar kleine en grote bedrijven en multinationals hun verzoeken en eisen in hebben geplaatst, hun inkoopvoorwaarden. Het zijn wel honderden regels. Zo wil Mercedes ruimtes waar een auto naar binnen kan worden gereden. Aan de andere kant zetten de aanbieders ook hun locaties in het systeem. Het zijn uiteindelijk onze algoritmes die met twee of drie relevante locaties komen waar het bedrijf uit kan kiezen.”

Bergonje vertelt dat door deze verregaande digitalisering het boeken sneller gaat en met minder fouten. “We bouwen bij de aanbieders in hun reserveringssystemen een softwareprogramma in (API ofwel Application Programming Interface), zodat een boeking gelijk kan worden vastgelegd. We zijn ooit ontstaan in de wereld van de hospitality, maar inmiddels zijn we een IT-bedrijf geworden. Het is mijn taak om dat verder uit te bouwen. Op dit moment werken 23 eigen mensen vanuit Nederland, India en China aan onze software.”

Met smartphone naar evenement

Het vliegticket naar Austin is al geboekt, want softwareontwikkelaar Arwind Gajadien gaat in maart 2023 natuurlijk naar South by Southwest (SXSW). De eigenaar van eventtechbedrijven Crafture, Livecrowd en Storieswall ontmoet daar zijn vakgenoten. Naast een setje schone onderbroeken, wat T-shirts en een tandenborstel gaat ook zijn iPhone 14 mee. In zijn optiek is de smartphone (“maakt niet uit welk besturingssysteem”) onmisbaar om een goed resultaat te halen uit een evenement. “Het is niet meer klassiek een kaartje kopen en met zo’n badge aan een keycord door de congreszaal of over de beursvloer lopen. Alles kan echt nu worden geregeld vanuit de smartphone via Whatsapp, iMessage of een event-app: van ontmoetingen tot en met het reserveren van een lunch. Je kunt zo veel beter ontmoetingen met gelijkgestemden voor elkaar krijgen. Het bezoek aan een evenement wordt zo hoogwaardiger, waardevoller. Nooit meer visitekaartjes uitwisselen, maar gewoon elkaars QR-codes even scannen. Het voordeel voor de organisatie is dat ze waardevolle data krijgen in de vorm van 06-nummers en de daaraan verbonden contactgegevens.”

Jasper van Blerk van Appendee kan zich geheel vinden in het verhaal van Gajadien. Samen met Derrick Stomp ontwikkelde hij in 2011 een event-app, die hij omschrijft als een digitaal programmaboekje. “We waren er als pioniers vroeg bij en inmiddels zijn dergelijke interactieve apps niet meer weg te denken. Organisatoren van evenementen kunnen er helemaal zelf het programma in zetten. Doordat we het bedrijf Elevently hebben opgenomen in Appendee zijn we nu ook in staat om virtuele evenementen te faciliteren met krachtige software. De app op de smartphone is meer voor het persoonlijke en het platform meer voor het virtuele. We zijn een techbedrijf dat Sofware as a Service (SaaS) levert, waarbij we ondersteuning en menselijk contact hoog in het vaandel hebben.”

Nederland stelt iets voor

In de wereld van de fintech heeft de BV Nederland een paar unicorns opgeleverd – bedrijven met een waarde van meer dan 1 miljard euro. Bij de eventtechbedrijven is dat nog niet geval. “Maar we zijn echt wel wat”, is de mening Bergonje. “Gigant Kuoni Tumlare heeft onze booking-engine in gebruik genomen door het in licentie af te nemen. Het betekent dat ze onze techniek erkennen als innovatief. Zo’n vijftien jaar geleden waren we sec een Nederlandse speler, maar nu worden we erkend als wereldwijd werkende onderneming.”

Meetingselect haalde overigens twee jaar geleden 2 miljoen euro op bij Nimbus Ventures om Europees te groeien en verder te werken aan de softwaretechnologie. Bergonje: “Onze ambitie is nummer 1 in de wereld te worden. Geen van onze platformconcurrenten doet aan voorfinanciering van events. Wij zijn financieel gezond en daardoor in staat om een evenement voor te financieren. Uiteindelijk gaan we met één factuur naar de opdrachtgever. Het voordeel is dat wij daardoor echt veel goedkoper kunnen zijn, omdat we onze condities bundelen.”

“Eventtech uit Amerika loopt beslist niet voor op Nederland”

Het probleem is dat er sprake is van een kleine thuismarkt als je een vergelijking maakt met de Verenigde Staten. “Maar in denken en inzichten doen wij echt niet onder voor Silicon Valley, alhoewel we wel calvinistisch zijn als het gaat om het aantrekken en uitgeven van groeigeld”, stelt Van den Hoff. “De eventtechbedrijven in Amerika lopen beslist niet voorop. Het zijn er alleen meer. Als in Nederland drie bedrijven in een bepaald domein actief zijn, dan hebben ze er in de VS driehonderd: groot, groter, grootst. We zijn goed in software-ontwikkeling. Als je kijkt naar het algoritme achter Seats2meet zijn we op metaniveau in staat om te voorspellen aan welke evenementen onze bezoekers behoefte hebben. Ik denk ook dat organisatoren van events in de toekomst bedrijven zijn die toegang hebben tot sociale data en ook nog eens snappen wat deelnemers beweegt om naar een event te gaan. Het gaat leiden tot minder fysieke bijeenkomsten, maar de meetings die er wel zijn zullen veel effectiever zijn.”