Extreme competitie verwacht in meeting industrie

Nieuwe business modellen, radicale prijsincentives, verregaande personalisatie en transacties tijdens de bijeenkomsten zullen in 2020 het landschap van de meeting industrie bepalen. Het eerste onderzoek van Convention 2020 geeft aan dat extreme competitie, technologie and veranderd gedrag bij deelnemers de gangmakers zullen zijn tot transformatie van de branche.

Fast Future Research presenteerde op 5 maart de resultaten van de ”Future Meetings Experience” online enquête. Het onderzoek is onderdeel van fase 1 van Convention 2020, een onderzoek naar de toekomst van meetings, locaties en bestemmingen.

In totaal 1125 respondenten uit 76 landen vulden de online enquête in, die liep van November 2009 tot en met januari 2010. Hier volgen de hoofdlijnen uit het onderzoek.

De meeting industrie van nu
• De grootste obstakel voor effectieve bijeenkomsten zijn de kosten voor deelname, slechte organisatie en een gebrek aan focus in het concept.
• De kwaliteit van de inhoud, interactie, techniek en het netwerken worden gezien als de belangrijkste peilers voor een effectief en opwindend evenement.

Over evenementen in 20202
• Reden om deel te nemen – De kwaliteit van het netwerken (76%) is de meest bepalende factor die deelnemers aanmoedigt om een evenement bij te wonen; minder dan 50% noemde de prijs als beïnvloedende factor en slechts 1% zegt dat ze geen live events zouden bijwonen in 2020.
• Behoefte aan meetings – 74% vindt dat hun organisatie hun investering in evenementen moet handhaven in 2020, terwijl 46% voelt dat tijdsdruk en kostenbesparing organisaties ervan kunnen weerhouden om deelnemers te sturen en 59% denkt dat hun organisatie veel meer zal investeren in alternatieven voor live events.
• Aanbod aan meetings – 49% verwacht dat er minder maar wel grotere evenementen zullen zijn, terwijl 79% een groei verwacht van kleinere, meer gespecialiseerde meetings en 48% denkt dat er een explosieve groei zal zijn van het aantal (bijna) gratis evenementen, gehouden ’s avonds in goedkope locaties.
• Business modellen – 77% denkt dat organisatoren op prijs gebaseerde incentives moeten aanbieden om de gewenste deelnemers te trekken; 60% verwacht een toename van modellen gebaseerd op betaalde sessies en 76% verwacht dat er veel meer mogelijkheden zullen komen om transacties te doen tijdens events.
• Event techniek – De meest verwachtte ontwikkelingen zijn ‘Live video streaming voor deelnemers op afstand (75%), ‘Een sociaal netwerk voor, tijdens en na het evenement’ (70%) en ‘Alle content wordt gedownload naar mobiele telefoons’ (64%). Meer geavanceerde en experimentele technologieën behaalden geen hoge noteringen al was er wel veel steun voor scenario’s waarbij personalisatie een rol speelde.
• Personalisatie – 79% verwacht een totaal gepersonaliseerde belevenis en 70% vindt dat dit individuele maatwerk zich uitbreidt naar zaken als catering en zitplaatsen. 93% gelooft dat technologie elke activiteit, presentatie en conversatie zal kunnen vastleggen en analyseren.
• Duurzaamheid – 70% zegt dat etische en milieu-aspecten de beslissing om deel te nemen zullen blijven beïnvloeden.
• Uitdagingen voor congrescentra – De grootste concurrentie voor congrescentra wordt verwacht van de kan van de scholen, universiteiten en opleidingen (63%), musea, galeries en bibliotheken (56%) en meeting faciliteiten in kantoorgebouwen (50%).

Reacties
Martin Sirk, directeur van ICCA: “De resultaten geven aan dat de behoefte aan live events tot 2020 sterk blijft, maar om deelnemers aan te trekken is er significante innovatie nodig op het gebied van meeting concepten, business modellen, organisatorische kwaliteiten en de inzet van technologie.”

Carina Bauer, directeur van IMEX: “Met een verwachtte toename van kleine, meer gespecialiseerde bijeenkomsten, moeten congreseigenaren en locaties een variatie aan nieuwe business modellen en typen van evenementenfinanciering ontwikkelen om te slagen in een hypercompetitieve omgeving.”

Rohit Talwar, directeur van Fast Future: “Er wordt meer focus op het mogelijk maken van zaken doen verwacht, variërend van het garanderen dat de juiste mensen aanwezig zijn om transacties ter plekke mogelijk te maken en het leveren van return on investment”.

Rapport
Het volledige rapport is te downloaden op www.convention-2020.com. Via het project TrendWiki is het mogelijk om meningen en visies over dit onderwerp met anderen te delen.