FRESH19 Meeting Design Congres in Turnhout, België | Reportage

FRESH19: Waar iedereen je naam kent

“Wat zou je van de film The Six Sense vinden als de jongen direct aan het begin van de film zou zeggen ‘I see dead people’? That should take away the pleasure of discovery, don’t you think?”
Aan het woord is George Parker die de openingspresentatie geeft van FRESH19, het congres over het organiseren van congressen dat de zevende editie beleeft.

Filmscenario

De speaker/performer stelt dat ook congressen profiteren van de veelvoorkomende structuur bij filmscenario’s waarbij de deelnemers via een non-lineair verloop van gebeurtenissen, met verrassingen onderweg, een transformatie ondergaan die hen helpt naar het behalen van hun doel. Een live event heeft als bijkomend voordeel dat door het zelf ervaren, voelen en ontdekken de kans op die transformatie aanmerkelijk groter is.
Using illusions Parker illustrates hoe je onze zintuigen op een verkeerd of het gewenste spoor kunt zetten. Hij wil hiermee duidelijk maken hoe je ‘communication, creativity and collaboration’ kunt bevorderen; de drie C’s die een leidraad vormen door dit congres. Het resultaat is meer tevreden deelnemers omdat je als organisator de collectief aanwezige kennis weet te ontginnen, de kans op nieuwe ideeën vergroot en een meer beklijvende ervaring biedt.
En om direct daad bij het woord te voeren worden we als deelnemers in duo’s en trio’s – niet met mensen die je al kent – gestimuleerd tot interactiviteit. Door elkaar kort wat te vertellen en vragen te stellen, maak je al snel kennis met je eerste mede-congresgangers.

Muzikale verankering

Een ander belangrijk onderdeel van goed meeting design is het creëren van een driedimensionale ervaring, voegt Parker nog toe. Die bereik je door alle zintuigen te prikkelen. Met deze aanpak worden de geleerde lessen namelijk beter in het geheugen verankerd.
Als voorbeeld geeft hij nog het gebruik van muziek. Hiervan is bekend dat je de laatste gedachte die je had bij het horen van de muziek weer opkomt als je in een later stadium dezelfde muziek weer hoort.
Muziek is één van de terugkerende thema’s tijdens FRESH19. Te beginnen bij het Jazz-concert van het Wout Gooris trio dat de deelnemers op de eerste avond mogen bijwonen.
De volgende dag demonstreert Sam McNeill van SongDivision welke twee factoren regelmatig terugkeren in het creatieve proces van succesvolle muzikanten, de Beatles voorop. Small changes/simple ideas and a yes-mentality. Ter illustratie speelt hij op gitaar – met dank aan de Australische comedy band The Axis of Awesome – een medley van hits die allemaal zijn gebaseerd op dezelfde vier akkoorden.

Immersive sound experience

Tijdens de diverse pauzes kunnen de deelnemers de 3D immersive sound experience van Ozark Henry ervaren. Deze creatieve muzikant en componist maakt onder meer 3D-geluidoptredens ter ondersteuning van merkevents. Ook hier met als doel om een totaalervaring te creëren die de boodschap ondersteunt en beter in het geheugen van de gasten verankert.
Je gehoor staat altijd aan, benadrukt hij. Het is ons meest belangrijke waarschuwingssysteem. En geluid heeft een medicinale werking. Bij Alzheimer-patiënten bijvoorbeeld weet men herinneringen op te wekken door middel van geluiden en muziek uit hun verleden.
De techniek achter de driedimensionale ervaring is overigens niet ingewikkeld, demonstreert Ozark. Het is gewoon een vervolg op mono (één box), stereo (twee op één lijn gepositioneerde boxen met elk een eigen geluidskanaal) en surround (vier boxen in een vierkant geplaatst, met vier geluidskanalen). Daar worden nu ook vier boxen op een hogere positie aan toegevoegd zodat er een kubus van geluid om de mensen heen ontstaat. Verder is er een fikse dosis rekenkracht en creativiteit voor nodig om de diverse geluiden op de juiste manier de ruimte in te sturen en zo tot een immersive sound experience te komen.

Collectief slotakkoord

Het slotakkoord van FRESH19 is eveneens muzikaal en wederom in handen van SongDivision’s Sam McNeill. Tenminste, hij heeft de leiding.
De deelnemers zorgen zelf voor de songtekst en zingen het lied op het podium mee. Eerst kan eenieder via de Vevox app woorden insturen die aangeven wat dit congres voor hen heeft betekend. Op basis van de daaruit ontstane word cloud moet iedere tafel van vier á vijf personen een eigen vierregelige rijmende songtekst maken. Nadat McNeill tijdens een intermezzo de ingestuurde songteksten heeft gecombineerd wordt iedereen op het podium uitgenodigd om mee te zingen en te rappen, zodat niemand de impact die dit congres op hen heeft gemaakt zal vergeten.

Wandelend door Turnhout

De sessies vinden op verschillende locaties in de Belgische stad Turnhout plaats. Allen op niet meer dan vijftien minuten (rustig) wandelen uit elkaar gelegen. Verdwalen is lastig aangezien de locaties vrijwel op één lijn liggen. Toch heeft de organisatie voor de zekerheid onderweg opvallende bewegwijzering aangebracht, die gedurende het hele congres braaf aan de verkeerspalen blijven hangen.
Het Jazz-concert en enkele creatieve sessies worden gehouden in Headroom. Gevestigd in een voormalige betoncentrale is het een ruimte die de intimiteit van een huiskamerconcert biedt, maar dan wel voorzien van een zestigtal bioscoopstoelen en een studiokwaliteit geluidsinstallatie.
De plenaire lezingen vinden veelal in het stadhuis plaats. Het is een karakteristiek jaren vijftig gebouw, waar je in de entree wordt ontvangen door enkele reuzen in kaartspelkledij. De stad heeft namelijk een van de grootste reuzenverenigingen in Europa en is zelfbenoemd wereldcentrum van de speelkaart. Vervolgens beland je via de monumentale trapzaal met imposante glas-in-loodramen aan bij de raadszaal. De metershoge muurschildering in de zaal vormt een passende achtergrond voor een congres waar creativiteit hoog in het vaandel staat.
Het Taxandria Museum voor regionale geschiedenis en cultuur is de locatie voor een sessie over Hybride Meetings en de nieuwe stadsontwikkeling Turnova, net als het stadhuis gelegen aan de Grote Markt, is het doel van de excursie en huisvest tevens het gelijknamige, officiële congreshotel.

Episch centrum

Het episch centrum is de locatie waar organisator Maarten Vanneste met zijn Meeting Design Institute een van de huurders is, voor dit geval omgedoopt tot de FRESH Hall. Hier vinden de refreshment en lunch breaks plaats, waar de deelnemers zich kunnen laven aan lokale en gevarieerde gerechten met een twist. De sfeervol ingerichte ruimte is tevens het domein van de sponsoren en de bedrijven die meewerken aan het programma.
Tijdens een van de pauzes wordt een sponsorcarroussel gedaan, waarbij de in kleine groepjes opgesplitste deelnemers in twee minuten kennis maken met een aanbieder om vervolgens door te schuiven naar de volgende. Een effectieve methode voor beide partijen.
Zo maken we kennis met Sport@ThomasMore een Belgische sportacademie die ook activiteiten op congressen uitvoert. Hun vertegenwoordiger heeft de onderbouwing paraat –
inclusief hersenscans – die aantonen dat een wandeling van twintig minuten een beduidend groter deel van de hersenen activeert, waardoor meer informatie kan worden verwerkt. Door het heen en weer lopen tussen de locaties is daar bij dit congres goed in voorzien. En de wandelingen bieden tevens extra netwerktijd, waarbij het een gegeven is dat mensen doorgaans makkelijker communiceren als ze elkaar niet direct in de ogen hoeven aan te kijken. Voor wie nog meer fysieke stimulans wil is er aan het eind van de laatste ochtend de workshop Body, Mind and Soul van Sport@ThomasMore.

Creativiteit opwekken

Zoals gezegd is Headroom gastheer voor enkele sessies die de creativiteit moeten opwekken.
Kunstenaar Maarten Bel geeft voorbeelden van hoe je met willekeurige objecten of personen anders tegen een bepaald vraagstuk kunt aankijken en tot nieuwe ideeën kunt komen. Hoe zou Donald Trump dit probleem oplossen? Wat zijn je associaties bij een plastic konijn of een veer van een vogel en koppel die eens aan hetgeen je wilt veranderen of ontwikkelen. En tussendoor geen zelfcensuur toepassen, benadrukt hij, want terrible and great ideas are very close neighbours.
Ook bij deze sessie staat co-creatie centraal en krijgen we de opdracht om groepsgewijs een originele give-away te bedenken voor FRESH19 en die visueel en verbaal te presenteren. Te beginnen met het genereren en spuien van ideeën, daarna deze – met een yes mentality – te bespreken, om vervolgens het beste idee verder uit te werken. Kill your darlings is hierbij het devies. Dus het geforceerd combineren van een aantal ideeën tot één, om zo ieder groepslid een beetje zijn of haar zin te geven, is af te raden.

Bewustzijn en vertrouwen

De andere sessie is een spoedcursus Applied Improv door Bertrand Caudron en Diogo Almeida Alves van The Human Story. Hier is het één-en-al samen dingen doen met helemaal aan het eind een korte uitleg wat de functie van de diverse activiteiten is. Die doelen zijn de drie al bekende C’s – Communication, Creativity and Collaboration – plus nog twee nieuwe: Consiounsness en Confidence.
Die laatste twee hebben we meteen te pakken als we gevraagd worden om rond te lopen en elkaar aan te kijken, in tweede instantie bij het passeren steeds de eigen naam te noemen en tot slot bij elk oogcontact de naam van de andere deelnemer te noemen. Op die manier laat je de deelnemers de ruimte verkennen en comfortabel te raken met elkaar.
Daarna volgen diverse oefeningen zoals het doorgeven/overgooien van virtuele objecten met een collectieve vreugdedans bij elke fout, een uitdaging om zeven dingen te noemen die ….. gebaseerd op een onderwerp die een mede-deelnemer aandraagt, gesprekken zonder vragen en zonder nee (we hadden inmiddels al geleerd dat creativiteit vraagt om een yes mentality) en tot slot collectief een schilderij vormen.

The festival mindset

De ondertitel van FRESH19 luidt Conference meet Festival, want er is een royaal programma-onderdeel over festivalisering.
Paul Gudgin weet de essentie van (succesvolle) festivals goed en gestructureerd te presenteren. Met 20 jaar ervaring in festival management en inmiddels Professor of Festivals and Events mag hij daar een mening over hebben. In het verleden organiseerde hij het Aldeburgh Festival, Durham International Brass Festival en het City of London Festival and hij was acht jaar lang de directeur van ‘s werelds grootste kunstfestival, het Edinburgh Fringe Festival .

Locatie, locatie, locatie, is ook bij festivals het adagium, stelt Gudgin. De venue waar het evenement plaatsvindt moet het idee geven that it can only happen here. Dat kan de authenticiteit van de locatie zijn of een toevoeging door de organisator zelf. Een gigantische opblaasbare bolhoed, is één van Gudgin’s voorbeelden. Ook kan de geschiedenis of functionaliteit van de locatie een perfect passen in het verhaal achter het festival.

Sociale ruimtes

Daarnaast is de inrichting van de locatie zeer belangrijk. En dan gaat het met name om de sociale ruimtes. Die kunnen op festivals tot wel 70 procent van de oppervlakte in beslag nemen. Het is iets waar een congresorganisator pas als laatste aan denkt, veel te weinig oppervlakte voor gebruikt en qua inrichting vooral denkt aan de logistiek van de catering, de bewegwijzering en decoratie.
Het is belangrijk to maximise the opportunies to participate, stelt Gudgin. Het opsplitsen van de ruimte is daarvoor een belangrijke tool. Het moet een mooi samenspel zijn van open access en intieme settings, that makes you wanna talk to the person next to you.
Niet alleen de locatie, maar ook het festivalconcept zelf moet authenticiteit hebben en dat bereik je volgens Gudgin door in te spelen in the need for niche. Denk aan een surf film festival, travel book festival of een jazz accordion festival. Zoals Sam McNeill al betoogde: een kleine twist geven aan iets wat al bestaat is voldoende voor een succesvol creatief idee.
It’s an ideas business, benadrukt Gudgin. Als voorbeeld geeft hij nog het Meltdown festival, dat elke editie een bekendheid als curator heeft. Ook concepten die een verhaal vertellen zijn sterk. Die herken je vaak aan de naam of de ondertitel van het event. Gerechtigheid, Geld & Macht en Noord- versus Zuid-Korea zijn de tot de verbeelding sprekende voorbeelden.

Langetermijn visie

Wat bij congressen nog veel ontbreekt is een langetermijn visie. De focus is teveel op het eerste of eerstvolgende congres terwijl het nadenken over een serie congressen en het vormen van een toekomstbeeld van het congres over vijf jaar een betere basis is voor succes. De toonaangevende festivals vertonen vaak een organische groei over een jarenlange periode, aldus Paul Gudgin.
En tot slot benadrukt hij dat festivals en social media hand in hand gaan. Fotogenieke decoratie of activiteiten en selfie-spots zijn hiervoor een noodzaak. Ook hier is uniciteit het kernwoord, zoals jezelf laten fotograferen met een gitaar in een verticaal staande roeiboot of een selfie-tower zodat je de optredende artiesten of het festivalterrein als achtergrond hebt.
In het groepsgesprek op basis van eigen ervaringen, vragen en uitdagingen – een steeds terugkerend onderdeel tijdens FRESH19 – is een belangrijke constatering dat congressen die echt willen festivaliseren een veel vrijere opzet moeten krijgen qua ruimte (meer variatie; onderling contact stimulerend), qua programmering (eenvoudiger bij sessies binnen- of weg kunnen lopen) en catering (geen vaste pauze-tijden, maar een continu aanbod van eten en drinken). Logistiek een uitdaging, dat wel, maar zeker de moeite waard om uit te proberen.
De highlights uit de groepsdiscussies worden ook weer teruggekoppeld naar de zaal en het panel op het podium, wat weer leidt tot verdere vragen en uitdieping.

Conversation & Input

En zo hebben we dit congres al doende kennis gemaakt met C&I, legt organisator Maarten Vanneste uit. Conversation and Input tussen de deelnemers in plaats van Q&A tussen zaal en panel. Bij C&I werk je in kleine groepen die met elkaar praten over de aangeboden kennis. Splits vrienden en collega’s geeft hij als tip mee. Al sta je maar met een lege schrijfplank bij de deur en splits je de binnenkomende groep door ieder naar een ander tafelnummer door te verwijzen.
Waar Q&A slechts één tot drie procent van de deelnemers activeert, daar levert C&I honderd procent betrokkenheid op, stelt Vanneste. Dat betekent niet alleen dat er beter gebruik wordt gemaakt van de collectieve kennis in de zaal. Er ontstaan ook nauwere banden tussen deelnemers die elkaar nog niet kenden, van waaruit vaker vervolgcontacten en samenwerkingen uit voort komen.
Eén van de deelnemers van FRESH19 doet nog een duit in het zakje: ‘Het lijkt wel of ik na drie dagen vrijwel iedereen hier bij naam ken. Dat heb ik nog nooit eerder meegemaakt op een congres.’
De collectieve samenzang kan beginnen: Fresh provided three days of passion, learned something from every session, ……

 

Dit is de Nederlandstalige versie van het artikel FRESH19: WHERE EVERYBODY KNOWS YOUR NAME dat werd gepubliceerd in Conference Matters 135, najaar 2019.