Haal alles uit je online event

Medio maart kwam de eventwereld door de Coronacrisis abrupt tot stilstand. Opeens werd het onmogelijk om een congres, bijeenkomst, event of vergadering met live interactie te organiseren. Door de creativiteit van de organisatoren ontstonden er razendsnel alternatieve ideeën en werden geplande live events in korte tijd aangepast naar een online variant. Toch is het niet zomaar een kwestie van een camera aanzetten en live gaan. Online events vragen om verandering van perspectief en een andere aanpak.

Terug naar de tekentafel

Hoewel de doelstellingen vaak gelijk blijven, vraagt een online event om een andere blauwdruk en andere technieken dan een live event. Als organisator moet je dus terug naar de tekentafel om de blauwdruk opnieuw te maken. Vergelijk het met een gewone bioscoop en een drive-in bioscoop.

Een bioscoop heeft als doel het vermaken van het publiek in de zaal door middel van een film. Inkomsten worden gegenereerd uit de verkoop van tickets en consumpties. In de zaal hangt een groot doek om de film op te projecteren en is er een geluidsinstallatie voor een meeslepende geluidsbeleving. Natuurlijk is de zaal uitgerust met comfortabele stoelen waar je lekker in kunt wegzakken.

Zonder de doelstelling te veranderen is een drive-in bioscoop een heel andere vorm om hetzelfde doel te bereiken. Toch vraagt het in bijna alle opzichten om een andere aanpak; een andere blauwdruk.

Zo heeft een drive-in bioscoop een groot Lcd-scherm nodig. Voor een optimale audiobeleving dragen bezoekers draadloze koptelefoons in de auto. Er is een parkeerruimte met toegangscontrole om de inkomsten veilig te stellen. En wellicht een ouderwetse Marskramer in een nieuw jasje voor de verkoop van drank en popcorn tijdens de film.

Praktische tips om alles uit je online event te halen

Als je de stap wilt maken van live naar online, moet je terug naar de basis en aanpassingen durven te maken om een succesvol online event neer te zetten. Een aantal praktische tips kunnen hierbij helpen:

• Voor toegang tot een online event mag je best een vergoeding vragen. Het organiseren en faciliteren van een online event kost minstens evenveel tijd en vraagt gelijksoortige investeringen.
• Zorg voor 100% controle over de techniek die binnen je invloedssfeer ligt. De zwakste schakel is en blijft de techniek bij de deelnemers ‘thuis’.
• Creëer interactie, veel verschillende vormen van interactie verhoogt de betrokkenheid.
• Maak gebruik van een livestream zonder vertraging voor een optimale beleving.
• Meet de Return on Engagement (ROE) van het evenement. Zo overtuig je eenvoudig budgethouders en eventuele sponsoren.

Het nieuwe normaal: hybride events

Nu de maatregelen rondom het Corona virus (Covid-19) weer soepeler worden, komen er nieuwe vraagstukken. Hoe zeker is het dat live events straks gewoon weer kunnen doorgaan? Willen de bezoekers wel bij elkaar komen? Denk eens na over een hybride vorm van het event. Een deel van de bezoekers komt naar de fysieke locatie, een ander deel van de bezoekers doet actief online mee. Het voordeel van deze aanpak is de flexibiliteit die het geeft, waardoor verschuiven of annuleren van het event niet meer nodig is. Er is in de blauwdruk van het hybride event immers al rekening gehouden met het online aanbieden van content.

Enkele voordelen:

• Bepaal zelf tot het laatste moment het aantal online deelnemers versus het aantal fysiek aanwezige bezoekers.
• Reduceer de CO-2 uitstoot door het aantal bezoekers dat naar de fysieke locatie reist sterk te verminderen.
• Vergroot het bereik van je event tot wel 10 keer door de combinatie van live en online bezoekers.
• Verleng de impact door de optie te bieden om interessante onderdelen terug te kijken en her te beleven.

Meer weten?

Bezoek dan direct de website van Savvy Congress en vraag daar een gratis online demo aan.