Help, ze demonstreren bij mijn congres!

Je denkt een fijn congres georganiseerd te hebben in een accommodatie met weldadige rust, tuinen en ruimte. Alles loopt op rolletjes, precies wat de klant graag wilde. Maar dan staan er plotseling tientallen luidruchtige demonstranten voor de deur vanwege een bepaalde spreker. Wat nu? Negen tips om dit in goede banen te leiden. Een goed plan waarin alle mogelijke scenario’s zijn doordacht, is essentieel.

1. Beheersen is het doel

Het voorkomen van protesten zou niet het doel moeten zijn, het beheersbaar houden en escalatie voorkomen wel. Dat is een gezamenlijke taak van organisator/planner, opdrachtgever, locatie en overheden. Daarbij hoort een tijdige en gedegen inschatting van risico’s en als locatie zal je je moeten verdiepen in je opdrachtgever en het doel van de bijeenkomst: ‘know your crowd’.

2. Een gedegen plan

Van belang is dat je van tevoren een gedegen plan maakt waarin crowd-management wordt beschreven en waarin per situatie wordt aangegeven wat de reactie moet zijn van locatie, beveiliging, organisator, management en lokale overheden. Dit betekent dat elk mogelijk scenario vooraf doordacht moet zijn om escalatie te voorkomen. Communicatie is enorm belangrijk gedurende het hele proces van planning tot uitvoer. Event-safety is een samenwerking tussen de locatie, de opdrachtgever, de planner en lokale overheden – en daarmee een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Zorg er dus ook voor dat je conform plan voldoende resources beschikbaar hebt; van communicatiemiddelen en -protocollen tot beveiligingspersoneel. Een geïsoleerd beheersbaar protest kan makkelijk escaleren als de respons niet adequaat is of communicatie niet goed verloopt. Inschaling van risico’s is dan ook van belang; dat kan door sentiment-metingen via social media of monitoring op locatie van de publieke opinie.

3. Iedereen op de hoogte

Zorg dat iedereen op de hoogte is van het plan. Niet alleen de eindverantwoordelijken, maar alle partners en medewerkers die ermee te maken kunnen krijgen. Vooral ook de mensen bij de receptie, de medewerkers die de badges scannen, et cetera. Bij grote bijeenkomsten met een hoog risico is het van eminent belang om van tevoren ook de politie te betrekken.

4. Risico’s goed afwegen

Locaties en pco’s willen bij voorkeur neutraal opereren en facilitair voorzien in wensen en eisen, maar daarbij is het wel belangrijk risico’s af te wegen en te bepalen of je bepaalde bijeenkomsten kunt en wilt hosten. Het gevaar bestaat dat je als locatie je organisatie niet hebt ingericht op mogelijke protesten met bijbehorende risico’s. Dit kan leiden tot escalatie en daarmee schade aan locatie, personen en daarmee imago.

5. Wat zijn de risico-events?

Een greep uit topics en sprekers die als een magneet op demonstranten kunnen werken:

• Klimaatverandering
• Immigratie, asiel, vluchtelingen
• Ministers, premiers, presidenten en royalty uit binnen- en buitenland
• Energie-onderwerpen (gas- en olieboringen, hoge prijzen, milieukwesties)
• Sociaal-economische kwesties
• Congressen van politieke partijen

Let op dat de kleinste uiting op je event al kan zorgen voor controverse. Kijk dus ook naar je sponsors, sprekers, dagvoorzitters tot aan de kleine stand bij de borrel.

6. Check social media vlak voor je event

Ook al doen de demonstranten misschien niet altijd een officieel persbericht uit, vaak is wel te achterhalen via social media of je ongenode bezoekers kunt verwachten. Zoek op je eigen event of accommodatie en ze komen wel tevoorschijn. Vooral op Twitter worden de meeste politiek gemotiveerde demonstraties en bijeenkomsten gemeld. Vaak ontdek je dan ook waar ze elkaar ontmoeten. In veel gevallen word je van tevoren door de politie gewaarschuwd, maar ga daar niet van uit.

7. Neem geen stelling

Ga als eventplanner of locatie niet in op inhoudelijke discussies, bemoei je niet met politiek en neem geen stelling in een protest of demonstratie. De-escalatie en alles beheersbaar houden is altijd het doel. Toon begrip zonder standpunt in te nemen, ook als je door de media wordt benaderd voor een quote. Vriendelijkheid, begrip en het onderstrepen van de vrijheid van meningsuiting (maar niet over de rug van congresbezoekers) zal altijd meer sympathie opwekken dan boosheid over de demonstraties of als je de belangen van de demonstranten bagatelliseert.

8. Afspraak herhalen

Laat je in gesprekken met de demonstranten of hun vertegenwoordigers ook niet verleiden tot een politieke uitspraak. Benadruk dat je begrip hebt dat ze willen demonstreren, maar dat jouw vak met zich meebrengt dat je je mening over dit soort zaken voor je houdt. Het is lang niet altijd slim om zelf met demonstranten in contact te treden, er zijn te veel scenario’s mogelijk om daar een algemeen advies over te geven. Zorg dat je in samenspraak met je partners, politie en lokale overheid van tevoren in je plan hebt staan hoe je (afgestemd op jouw situatie) hiermee omgaat. Kijk ook naar de reputatie die de demonstranten of hun organisatie hebben opgebouwd en werk verschillende groepen uit in je plan. Schoolkinderen die met hun onderwijzer voor een mooi doel komen demonstreren met knip- en plakwerk ga je natuurlijk anders benaderen dan boze volwassenen.

Als je toch met demonstranten onderhandelt: Herhaal altijd de afspraak die je (soms misschien op straat) met demonstranten maakt en vraag om bevestiging. “We spreken nu dus af dat…” en ga dan vriendelijk uit elkaar.

9. Geloofwaardig neutraal blijven

Soms kan het lastig zijn de neutraliteit geloofwaardig te houden als je een groepering van een zeer omstreden karakter host of daar een congres voor organiseert. In zo’n geval kun je al snel de vraag van de media verwachten waarom je onderdak biedt aan ‘zo’n enge club’.

Het risico bestaat dan dat je wordt meegetrokken in de slechte naam van die betreffende groepering. Aanwezige demonstranten hebben dan vaak al bij voorbaat de publieke opinie mee en kunnen het je enorm lastig maken. Neem dat mee in de afweging of je een specifiek congres in huis wilt hebben of op een andere manier als klant wil. Wellicht kun je dan ook niet de veiligheid van iedereen garanderen en dat kan al reden genoeg zijn om een klant te weigeren.

Bonustip: Voor hotels is het soms moeilijker om ongewenste gasten buiten de deur te houden dan voor congressen waar een deelnemerskaart noodzakelijk is om binnen te komen. Een hotel kan in samenspraak met de organisator bepalen dat alleen mensen binnen mogen met een keycard of een reserveringsbevestiging op hun telefoon waarmee ze kunnen inchecken of het restaurant bezoeken. Mensen zonder zo’n reservering kun je dan al bij de deur tegenhouden. Wellicht is wat discrete extra security bij de deur dan geen overbodige luxe.

De eerste, tweede en vierde tip kwamen tot stand met dank aan Robbert Weddepohl, lid van de international board of directors van MPI.

Event-safety volgens MPI

Vanuit MPI is een safety- en security-guide beschikbaar waarin best practices opgenomen zijn voor tal van veiligheidsonderwerpen, waaronder deze. Ook in de forums op de MPI-website is hier aandacht voor en kun je eenvoudig vragen of uitdagingen neerleggen om feedback te krijgen van gelijkgestemden over de hele wereld.

Foto’s: Fossil Free Culture