''Het feestje om het feestje, daar heb ik niet zoveel mee | Conference Matters

”Het feestje om het feestje, daar heb ik niet zoveel mee

Anke Peters koos bij de start van haar organisatiebureau bewust voor inhoudelijke bijeenkomsten binnen de sector Zorg en Welzijn, DeCongresbalie in Oosterhout is inmiddels een vertrouwde waarde in deze branche.

Je moet zelf kiezen om gekozen te worden. Met dat inzicht richtte Anke Peters haar pijlen op de sector Zorg en Welzijn toen ze in 1997 haar eigen organisatiebureau startte. Inmiddels heeft ze met haar bedrijf deCongresbalie ruim honderd conferenties georganiseerd.

Vanwaar de keuze voor de sector Zorg en Welzijn?
"Het is een sector die me persoonlijk goed ligt. Het gaat over zaken waar je in het dagelijkse leven zelf mee te maken hebt. Gezond zijn en gezond blijven zijn onderwerpen waar ik me makkelijk in kan verplaatsen. En de mensen in de sector zijn prettig om mee samen te werken. Ik heb vaak te maken met beleidsmedewerkers van de grotere organisaties in het veld. Zíj richten zich op de inhoud en laten de organisatorische kant geheel aan mij over."

Wat voor evenementen organiseer je?

"Wij organiseren kennisevenementen. Ook dat is een persoonlijke voorkeur. Het feestje om het feestje, daar heb ik niet zoveel mee."

"We hebben bijvoorbeeld conferenties georganiseerd voor de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en Jeugd en Gezin, voor organisaties in de jeugdzorg, onderwijsinstanties… Zo hebben we voor de zevende keer het Nederlands Congres Volksgezondheid georganiseerd. In 2010 organiseren we de Europese variant EUPHA. Vaak zijn het conferenties voor zo'n 200 tot 900 deelnemers."

"'We werken ook structureel voor de VSNU (Vereniging Samenwerkende Universiteiten, red). Daar hebben we een adviesrol.'We stimuleren de medewerkers om conferenties te organiseren en denken conceptmatig mee."

Wat is je ervaring met de conceptmatige inzichten in deze sector?
"Daar zit veel verschil in. Vaak is het toch wel van 'ons soort mensen wil alleen praatje-plaatje'. Zeker in het onderwijs zie je dat terug. Daar is men van nature gewend te zenden. De spreker achter de katheder is hetzelfde als de leraar achter de lessenaar."

"Anderen staan wel open voor iets nieuws. Dat zie je vaak in de jeugdzorg. Het zijn leuke onderwerpen, er gebeurt veel en men komt
met leuke initiatieven. Bij het programmaministerie Jeugd en Gezin wilde men weer de gebruikelijke opzet van een plenaire start, uiteengaan in groepjes voor workshops en daarna weer plenair terugkoppelen. Wij stelden een rondetafei discussie op het podium voor, met steeds wisselende gasten aan tafel en een discussieleider die ze op scherp zette. Het was een waanzinnig succes."

"Wij gaan uit van de drie I's. Informatie, inspiratie en interactie. Je hebt alle drie de elementen nodig voor een succesvol congres. Met de informatie zit het wel goed in onze sector. Bij inspiratie gaat het om een meer sprankelende manier van brengen, waardoor de deelnemers het meer doorleven, meer betrokken raken. Interactie met andere deelnemers is uiteindelijk het belangrijkste doel waarom mensen naar het congres komen. Inhoudelijk informatie kunnen ze ook op een andere manier verkrijgen."

"Ik adviseer altijd lange pauzes in te lassen. Niet drie kwartier voor de lunch, maar vijf kwartier. Dan is er voldoende tijd om te nerwerken. Extra tijd voorafgaand aan het programma of helemaal aan het eind heeft weinig zin. Aan het begin van het programma heb je te maken met mensen die opgehouden zijn in het verkeer en na vier uur met mensen die weg moeten om hun kinderen op te halen bij de kinderopvang."

Hoe overtuig je je klanten van de noodzaak om te vernieuwen?

"Ik kan alleen adviseren, voorbeelden aandragen. Het is de klant die uiteindelijk beslist. Voordeel is wel dat wij met de meeste organisaties
meerjarig samenwerken. Waar ze nu nee tegen zeggen passen ze misschien volgend jaar wel toe."

"'We organiseren ook bijeenkomsten voor onze relaties, waarbij we een leverancier bezoeken. De drukker of de AV-leverancier. Dan ziet men wat er achter de schermen gebeurd en kun je nieuwe toepassingen laten zien. Bijvoorbeeld stemkastjes of online videostreams. Want wat de boer niet kent, dat eet hij niet. Dus moet je de mogelijkheden laten zien."

Of is men bang dat het meer geld kost?

"Dat hoeft niet altijd. Het kost vooral meer productietijd. Je moet vooraf beter nadenken over hoe je het gaat brengen, over bijvoorbeeld stellingen. Het vraagt ook vaak om een zwaardere rol van de dagvoorzitter. Die moet een meer journalistieke aanpak aankunnen."

Waar moet een goede organisator aan voldoen?
'Je hebt ervaring nodig. Die kun je niet tijdens de organisatie van een congres opdoen. Je kunt niet proefdraaien en je kunt het niet overdoen. Het moet op dat moment kloppen."

'Je moet dus de kans hebben gehad om het vak te leren. Zelf heb ik voordat ik voor mezelf begon tien jaar in diverse managementondersteunende en account functies ervaring opgedaan met de verschillende aspecten van het vak. Ik heb relatie-evenmenten georganiseerd, PR-activiteiten gedaan, studentendagen opgezet. Noem maar op. En dat voor bijvoorbeeld bedrijven als Leaseplan en Amsterdarn RAI."

"Belangrijk is dat je het evenernent kunt visualiseren. Ik weet vooraf al hoe de dag gaat verlopen. De dag zelf heeft voor mij geen verrassingen meer. Dat is belangrijk anders ben je alleen rnaar brandjes aan het blussen."

"Het is ook zaak om overzicht te hebben en stressbestendig te zijn. Er gebeuren heel veel dingen tegelijk en de details zijn heel belangrijk. Bijvoorbeeld hoe de catering gaat plaatsvinden. Daar moet je zelf op toezien. Dat kun je niet aan een ander over laten."

Kun je niet op de ervaring van de cateraar zelf vertrouwen?

"lk moet er: altijd weer op toezien dat er voldoende broodjes zijn voor niet-vleeseters. En dat de porties handzaam zijn endat er voldoende variatie is. In onze sector heb je veel vrouwen onder de deelnemers. Als de broodjes te groot zijn, kunnen ze niet veel verschillende broodjes proeven of ze moeten een broodje half opgegeten wegleggen. Het is juist zo leuk om de verschillende variaties te kunnen proeven. Vaak rnoet je ook een broodje openmaken om te kunnen zien wat er op zit. Zet er dan een bordje voor met wat er op zit, zeg ik dan. En de catering moet zo geregeld zijn dat mensen ondertussen makkeljk kunnen rondlopen om te netwerken."

Meer voorbeelden?

"'Wij vertrouwen nooit op de AV-apparatuur die in de locaties hangt. Dat is doorgaans niet honderd procent. Gebroken lijntjes, te laat klaar en dergelijke. Wij schakelen daarom onze vaste AV-mensen, die ons altijd faciliteren, in.

Wie zijn 'wij' van de Gongresbalie?

Onze organisatie houden we bewust klein. Mijn partner Ruud Straver zit ook in het bedrijf en verder hebben we parttime Nicole die veel ondersteuning doet. Voor het overige werken we met een vaste pool van freelancers."

"Hierdoor zijn we heel flexibel. Wij kunnen meerdere conferenties op dezelfde dag aan. En we kunnen snel inspelen op verzoeken. Voor VWS hebben we binnen twee, tweeeënhalve maand zes bijeenkomsten georganiseerd voor 300 tot 600 deelnemerselk. We hebben korte lijnen en de opdrachtgever heeft te rnaken met een vast contactpersoon. We worden ook meer gezien als een externe collega, dan een extern bureau."

Wat zijn je plannen voor de toekomst?

"We zijn ons nadrukkelijker aan het profileren als een live-communicatie bureau. Wij willen het hele eventcommunicatietraject invullen. Het is niet alleen de dag zelf die telt. Het voor-en na-traject zijn minstens zo belangnijk. Door te inventariseren en evalueren kun je beter bijsturen."

"Verder hebben we juist deze zomer besloten om ons werkterrein uit te breiden naar de hele non-plofit sector en overheidsorganisaties. We hebben al wat conferceties georganiseerd buiten Zorg en Welzijn en dat willen we uitbreiden. We blijven wel in de non-profit hoek. Daar voel ik me toch het prettigst bij."

Tekst Edwin Nunnink  |  Beeld Martin Molewijk
Dit artikel is verschenen in QM 90   |  november 2008