Hoe lang mag een congres duren? | Conference Matters
Ton Soons

Hoe lang mag een congres duren?

Hoe lang mag een congres duren? Wie een congres moet organiseren over een bepaald onderwerp, staat vaak voor deze vraag. Of beter, hoeveel tijd wil mijn doelgroep er aan besteden?

Een kwestie als deze speelt ook bij televisieproducers. Ieder onderwerp kun je uitrekken tot een winterlange documentaireserie of inkorten tot een nieuwsflits voor De Wereld Draait Door. Zo moet je ook bij een congresonderwerp besluiten hoeveel tijd je er voor uittrekt.

Reistijd

Belangrijk is dat de reistijd in goede verhouding is met de congresduur. Niet veel mensen willen lang reizen voor een kort congres.  Daarom moet een internationaal congres minstens twee dagen duren en een nationaal congres in een uitgestrekt land anderhalf à twee dagen.  In grote landen als Duitsland, Rusland, Brazilië, Frankrijk of Amerika kun je daarom geen congres van een dag of korter organiseren, tenzij  de doelgroep toch al grotendeels uit de congresstad zelf komt en niet uit ‘de provincie’. In ons kleine Nederland vinden we een hele dag congresseren al lang en stappen wij zelfs voor een middagbijeenkomst wel in de trein of auto.

Aantrekkingskracht

De doelgroep moet de totale congres- plus reistijd dus WILLEN besteden aan die bijeenkomst. En die kans is groter naarmate het congres aantrekkelijker is, en dus meer biedt dan enkel informatieoverdracht.

Zo krik je de aantrekkingskracht op met beleving en spektakel, met interessante ontmoetingsmogelijkheden of als er tegelijk een belangrijke vergadering plaatsvindt. Maar ook het bezoek aan een beurs of aan een paar bedrijven kan de aantrekkelijkheid verhogen. En tot slot kan cultureel vermaak helpen, zoals bezoek aan een bijzondere theatershow, een topmuseum of een boeiende tentoonstelling.

Vaak zijn dit trouwens ook redenen om een congres in een metropool te organiseren en niet in Bloemkoolstronkeradeel.

Aardappelrace

Soms trekken Nederlandse congresorganisatoren meerdere dagen uit voor een congres ‘omdat er zo veel te vertellen is’ of ‘omdat exposanten geen stand willen bouwen voor één dag’ of ‘omdat je break-even punt lager ligt bij een tweedaagse’. Maar dat zijn allemaal slechte argumenten. De drukbezette Nederlander vindt twee dagen bijna altijd te lang en wil sowieso ’s avonds liefst naar huis. Niet voor de spreekwoordelijke aardappelen, maar voor het vaak drukke privé- of verenigingsleven. En concurreer daar maar eens mee.

Let op: of je congres gratis is of niet, speelt steeds minder vaak een rol. Het gaat om de TIJD en dus de PRIORITEIT, niet om het geld.

Cafetariaformule

Wat is dan in Nederland de optimale congresduur? Dat ligt er aan wat je doel is. Wil je zo veel mogelijk bezoekers? Hanteer dan de shop- of cafetariaformule, met parallelsessies en programmadelen van variërende duur. Ieder kiest uit wat hij of zij aantrekkelijk vindt en blijft naar wens kort of lang. Zet een halfdaags hoofdprogramma op met topmensen en organiseer daaromheen meerdere dagdelen, zodat ook sponsors en exposanten aan hun trekken komen.

Wil je vooral zoveel mogelijk publiciteit voor je onderwerp, dan is de marketingcampagne belangrijker dan het congres zelf. Hou dan het hele congres maar kort en steek je energie in de media-aandacht.

 

Mijn motto is: Het gaat om PRIORITEIT, niet om geld