Een hostess kan u veel werk uit handen nemen. Vergeet echter niet ze goed op gang te helpen. Een goed gebriefde hostess komt uw gastvrijheid enorm ten goede.
Een hostess kan u veel werk uit handen nemen. Vergeet echter niet ze goed op gang te helpen. Een goed gebriefde hostess komt uw gastvrijheid enorm ten goede.
Briefing
Hoe professioneel zij ook mogen zijn, hostesses hebben altijd een minimum aan informatie nodig om hun taak goed te kunnen uitvoeren.
Zeker wanneer u aan de tijdelijke onthaalmedewerkers hoge eisen stelt, is het verstandig hen vooraf bij het project te betrekken en hen bijvoorbeeld aanwezig te laten zijn op de briefing(s) die u aan uw eigen medewerkers geeft. Hoe beter de tijdelijke medewerkers geïnformeerd zijn over de doelstellingen van het congres, de aard van de manifestatie, de diverse types relevante bezoekers, het centrale thema, het programma en de keuzemogelijkheden daarin en de plattegrond van het gebouw, hoe beter ze zich in hun rol kunnen inleven.
Bovendien moet u aan tijdelijke medewerkers een soort who’s who geven. Voor een vlotte samenwerking is het essentieel dat zij goed weten wie welke soort vragen kan beantwoorden, wie welke competentiegebieden en verantwoordelijkheden heeft en wie wanneer op het congres aanspreekbaar zal zijn.
Roadbook
Omdat geschreven woorden langer beklijven dan gesproken woorden, is het goed alle elementen van de briefing ook even op papier te zetten.
Geef uw medewerkers en de hostesses na afloop van de briefing een boekje waarin de ze alle informatie nog eens kunnen nalezen. Neem er een plattegrond van de accommodaties in op en detailleer welke ruimtes welke functie hebben. Duid op een plattegrondje ook aan waar de diverse bezoekersfaciliteiten zich bevinden.
Fotootjes van de belangrijkste medewerkers en zo mogelijk ook van te verwachten belangrijke klanten maken een vlotte en spontane identificatie mogelijk. Tijdens de congresdagen doet het roadbook dienst als naslagwerkje voor belangrijke telefoonnummers, dienstroosters en meer handige informatie.
8 Tips van de hostesses zelf
Hoe zien de hostesses zelf de samenwerking met hun opdrachtgevers? Hier acht tips van ervaren hostessen.
1. In de praktijk blijkt dat men nog vaak op hostesses neerkijkt. Dat komt de sfeer op de bijeenkomst uiteraard niet ten goede. De tip is dus: een gelijkwaardige behandeling van eigen medewerkers en hostesses.
2. Een instructiedag of een ontmoeting van tevoren helpt het ijs te breken en zorgt voor meer werkplezier tijdens het congres zelf.
3. Een goede indeling van de pauzes is heel belangrijk om het tot het einde van de dag vol te houden.
4. Hostesses moeten vaak alles voorschieten, zoals het parkeergeld en de maaltijdkosten. Als ze op een meerdaags congres werken kan dat behoorlijk in de papieren lopen. Vooraf lunchbonnen en parkeerkaarten verstrekken wordt door de hostesses zeer gewaardeerd.
5. Om bezoekers goed te kunnen doorverwijzen is het belangrijk dat een hostess weet wie wat doet binnen de organisatie. Je kunt wel een aantal mannen neerzetten, maar een hostess ziet echt niet aan hun neus of het de directeur is, de vertegenwoordiger of de rayonmanager.
6. Het is fijn als in de briefing staat hoe de hostess zich moet gedragen en met bezoekers om moet gaan. Het ene bedrijf wil dat ze spontaan naar de mensen toe gaat en uitbundig doet. Het andere bedrijf wil juist dat ze wat meer timide en beleefd is.
7. Een goede sfeer haalt meer uit de mensen. Dat gaat ook op bij hostesses. Vooraf eerst gezamenlijk rustig een kopje koffie drinken helpt mee aan een goede teamsfeer. Bij meerdaagse congressen is een hapje en drankje aan het einde van de eerste dag een prima manier om met plezier naar de volgende dag uit te kijken.
8. Zorg voor comfortabele kleding in de juiste maten. Organiseer vooraf een pasuurtje of zorg voor voldoende reservekleding in verschillende maten. Het komt veel voor dat op de bijeenkomst blijkt dat de kleding niet past.
