Inspiratiebijeenkomst voor een droomcongres | Conference Matters
Ook tijdens de plenaire sessies werden ervaringen en droomwensen in tweetallen gedeeld.

Inspiratiebijeenkomst voor een droomcongres

Het moet gezegd: de sfeer was gezellig, positief en menigeen liet zijn dagdromen de vrije loop. In het net gerenoveerde Carlton President Hotel kwamen op dinsdag 2 juli pco’s van associatiecongressen bij elkaar om zich te laten inspireren hun droomcongres waar te maken.

Het weer werkte al mee, want de zon straalde met volle teugen op het terras van het gerenoveerde Carlton President Hotel, pal aan de A2 bij Utrecht. Directeur Bart Blikman ontving met een big smile zo’n 25 associatie-pco’s. Elke deelnemer kreeg bij aankomst een button met de vlag van zijn of haar favoriete vakantieland. ‘Dat geeft meteen wat om over te praten,’ legt Blikman uit. Weliswaar waren er geen buttons van alle landen, maar dan bood de vlag van de EU of de VN uitkomst. ‘Dan blijft er nog wat te raden over.’ Het werkte. Er werd enthousiaster gepraat en genetwerkt dan bij menige bijeenkomst, want de deelnemers vertelden enthousiast en vol passie over vakantiebelevingen en dat zorgde direct voor verbinding.

Complimenten

Blikman straalt als hij complimenten krijgt over het resultaat van de verbouwing. ‘Tja, we zijn er allemaal heel blij mee. De nieuwe stijl gebaseerd is op “urban featuring nature”. ‘Enerzijds grenzen we vlak aan het Groene Hart, anderzijds zitten we in een stadse omgeving. Die twee elementen wilden we samenbrengen. Vandaar dat je in het interieur veel groen, warme kleuren, mooie versieringen, maar ook strakke en moderne details kunt zien.’
Na de zonnige ontvangst op het terras kon iedereen op weg naar de vergaderzalen even met eigen ogen kijken naar het resultaat van de renovatie. Vlakbij de vergaderzaal valt de bar op. Het is een ware candystore met winegums, chips, tumtummies en ook gezonde snoep als tomaatjes, stukjes komkommer, et cetera.

Voor verrassing zorgen

Met snoeptomaatjes en/of winegums in de hand liepen de deelnemers gezellig de grote zaal in waar dagvoorzitter Kjell Lutz tijdens de opening Sven Boelhouwer interviewde. Sven was projectmanager van MPI’s European Meetings & Events Conference 2019 (EMEC19) dag in het World Forum te Den Haag werd gehouden. ‘Met EMEC wilden we niet zozeer het topgeluid, grote luxe of andere uiterlijke dingen.We wilden mensen persoonlijk raken. Dat deden we bijvoorbeeld met het koor dat een enorme impact had. We zorgden voor verrassing door de deelnemers op het podium te ontvangen. Het koor stond in de zaal zelf, waar normaal het publiek zit. Een omgekeerde situatie dus. Het was de bedoeling dat de deelnemers, terwijl ze werden toegezongen door het koor, naar hun subsessie zouden gaan. Maar sommigen bleven luisteren omdat ze zo geraakt werden door de prachtige a capella zang,’ aldus Boelhouwer.

Na de presentatie van Boelhouwer begonnen de werksessies. Marga Groot Zwaaftink van congresbureau CommGres ging in haar workshop interactief aan de slag ging met het Event Canvas, een strategisch management template om events te ontwerpen. Iedereen deed enthousiast mee. ‘Het lijkt wel een soort mindmap, je kunt heel overzichtelijk gedachten, drijfveren en doelgroepen op een rijtje zetten en gemakkelijk een congres componeren. Je moet het eigenlijk gewoon een keer doen om te voelen wat het je oplevert,’ zei een deelnemer.

Impact en experimenten

Iedereen voelde zich de hele bijeenkomst vrij om gedachten en ideeën de vrije loop te laten. Menigeen herkende een vergelijkbare sfeer als bij EMEC19. Wellicht komt het door wat Sven Boelhouwer aan het begin van de dag zei. ‘Bijeenkomsten en congressen voor en door congresorganisatoren hebben extra veel impact als je iedereen stimuleert te experimenteren met formats en ideeën. Benoem dat het een veilige omgeving is om te experimenteren. Het mag best fout gaan. Bij een opdrachtgever zou het schuren als het verkeerd zou gaan. Hier niet. De deelnemers leken dit goed in hun oren te knopen en daarmee was het succes van de bijeenkomst eigenlijk al verzekerd.

FOTO’S: CLICKSHOTS.NL