Inzicht in uitgaven voor meetings onbreekt | Conference Matters

Inzicht in uitgaven voor meetings onbreekt

Van de bedrijven die regelmatig meetings en events organiseren heeft 37% geen specifieke richtlijnen voor de inkoop voor deze bijeenkomsten. Voor 47% gaat dit wel op en bij 15 % is dit ondergebracht binnen het reisbeleid. Blijft over 1% die het niet weet.

Dit zijn de droge cijfers uit het onderzoek dat Angelique Lombarts en Ingrid Rip hebben uitgevoerd in opdracht van Airplus, aanbieder van management en betalingsoplossingen voor zakenreizen. Voor het onderzoek werden 79 interviews gehouden met bedrijven uit diverse sectoren en verschillend in omvang. Daarnaast zijn er enkele aanvullende diepte-interviews afgenomen.

Interessanter is te zien hoe divers de organisatie van meetings binnen en tussen bedrijven is. Te beginnen bij de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de organisatie ervan. De onderzoekers hebben een onderscheid gemaakt in zeven afdelingen en dan nog blijft er 14% anders over. De belangrijkste afdelingen als het gaat om het organiseren van evenementen zijn marketing (43%), administratie (22%) en communicatie (11%). Purchasing is in 4% van de gevallen verantwoordelijk.

Qua functie voeren de meeting en event planners de lijst aan met 43%, gevolgd door assistenten/secretaresses met 38%. Het type evenementen dat zij organiseren omvat het hele spectrum van zowel interne, als externe meetings, van trainingen tot incentives en van productpresentaties tot klantevenementen.

Eén van de problemen om een overzicht te krijgen van de uitgaven aan meetings, is dat de organisatie ervan verdeeld is over verschillende afdelingen binnen een bedrijf. 47% van de ondervraagden is alleen verantwoordelijk voor de meetings van de eigen afdeling, 16% voor diverse afdelingen, maar niet alle, en 37% is verantwoordelijk voor alle meetings van het bedrijf.

Het resultaat is dat 31% van de respondenten niet weet wat de jaarlijkse bestedingen voor meetings en events zijn. Daarnaast geeft 47% aan geen specifieke data te ontvangen voor de evaluatie/analyse van deze activiteiten en zegt 19% het niet te weten.
Anderzijds geeft 54% aan dat hun bedrijf de kosten wel analyseert. Nog eens 14% analyseert alleen de kosten voor hotels en accommodaties en 8% van de versnipperde data over de verschillende afdelingen. Uiteindelijk vindt 85% van de respondenten het overzicht van de uitgaven voor meetings en events voldoende.

Volgens Lian Wolfs van Airplus gaan we in de meeting industrie dezelfde ontwikkeling doormaken als eerder al bij business travel heeft plaatsgevonden. Ook daar is gebleken dat het mogelijk is om de inkoop en afhandeling te structureren. Wel erkent ze dat het bij meetings een meer complex traject betreft.

“De afhandeling van een meeting of event brengt vaak veel facturen en documenten met zich mee, waardoor het een tijdrovende bezigheid is. Daarnaast is het een complex proces om uit de veelvoud van informatie bruikbare gegevens te filteren.”

De Meeting Card die het bedrijf dit voorjaar heeft geïntroduceerd moet de oplossing bieden om meer inzicht te krijgen in de kosten van meetings en events en te komen tot een strategisch meeting management. Vergelijkbaar met haar Corporate Card voor zakenreizigers, kan met de Meeting Card betaald worden en zorgen de leveranciers voor de aanvullende data die de opdrachtgever bij de betaling wil hebben. Daarvoor is het wel zaak dat de locaties en dienstverleners deze kaart accepteren. Dat is door de diversiteit in de meeting markt al een uitdaging op zich.

Wolfs: “Daar hebben we onze gespecialiseerde afdeling Acceptance voor. We hebben iemand aangesteld voor de Nederlandse markt, die de intermediairs benaderd. Inmiddels zijn er al afspraken gemaakt met Accor en Hampshire hotels.”

Op dit moment zijn er vijftien klanten van Airplus die werken met de Meeting Card, als centrale rekening voor hun meeting kosten.
Het onderzoek van Angelique Lombarts en Ingrid Rip is vastgelegd in de whitepaper ‘Strategisch Meeting Management’. Hierin staan ook best practices van Nike Europe, ING en Ziggo. Het whitepaper is te downloaden via de website van Airplus.