“Je moet een beetje blij worden van elkaar” | Conference Matters

“Je moet een beetje blij worden van elkaar”

Achttien jaar ervaring brengt Thelma Pichel met zich mee. Ze organiseerde onder meer grote internationale congressen en ministeriële conferenties, maar ook kinderpopconcerten. Direct en transparant. Dat is haar handelsmerk.

Na haar opleiding tot PR- en Accountmanager werkte Thelma Pichel van 1992 tot 2004 bij het toonaangevende Congresbureau Van Namen & Westerlaken, later Westerlaken Congresorganisatie. Daar leerde zij het organisatievak kennen. Ze was betrokken bij vele nationale en internationale congressen, van klein tot zeer groot. Veel medische en wetenschappelijke congressen, maar bijvoorbeeld ook ministeriële conferenties tijdens het Nederlandse EU-voorzitterschap in 1997.
In 2006 startte ze haar eigen bedrijf TC&E congres- en evenementorganisatie in Nijmegen. Om te doen waar ze goed in is. Het in opdracht organiseren van congressen en evenementen.

Tussen 2004 en 2006 verdween je uit de meeting branche
“In die jaren heb ik iets anders gedaan. Voor mijn gevoel was er meer dan alleen congressen en evenementen. Ik heb toen de Stichting Vrienden van het Universitair Kinderziekenhuis St Radboud in Nijmegen opgezet en geleid. Daar hield ik me veel bezig met fondsen- en sponsorwerving. Ik heb het heel leuk gevonden en ik was er heel betrokken bij, maar ik miste wel het organiseren an sich.”

Wat heb je in de periode geleerd?
“Je komt in een omgeving die je normaal als klant hebt gehad, de zorgsector, de medische sector. Ik kan me nu beter verplaatsen in mijn opdrachtgevers. Als buitenstaander ben je gewend zaken snel te regelen, volgens je eigen werkwijze. Bij ziekenhuizen gaat het je dan niet snel genoeg, omdat alles over meer schijven gaat. Nu snap ik waarom er meer afdelingen en mensen bij betrokken zijn. Er spelen veel politieke belangen mee die je als externe niet door hebt. Nu weet ik dat het zo gaat en dat je er niets aan kunt veranderen. Die ervaring werkt ook in mijn voordeel. Opdrachtgevers zijn gerustgesteld dat je hun wereld snapt. En mijn ervaring als fondsen- en sponsorwerver is ook een enorm voordeel bij veel congressen en evenementen.”

Uiteindelijk kwam je weer terug in het organisatievak?
“Dat is eigenlijk vanzelf gegaan.  In 2006 had Jan Smeitink, kinderarts en hoogleraar stofwisselingsziekten in de kindergeneeskunde, het idee opgevat om zijn patiëntengroep meer aandacht te geven, meer afleiding te bezorgen. Ik heb toen in samenwerking met hem en de stichtingen CliniClowns en Energy4All de reeks Pop4Kids concerten georganiseerd.”
“Het was een bijzondere ervaring. Ik was gewend aan inhoudelijke evenementen die draaiden om kennisuitwisseling. Dit ging puur en alleen om het plezier van de kinderen.  Dat geeft ook een heel andere drive. Die is vele malen groter om meer voor elkaar te krijgen.”
“De glimlach op de gezichten van chronisch en vaak ook terminaal zieke kinderen, dat raakt je. Het is bijzonder het emotionele aspect in je werk terug te zien. De blijdschap die je voelt.”
“Ik merk dat er in de branche makkelijk wordt gedacht over dergelijke evenementen. Onterecht, want ik heb alle aspecten van organisatorische werkzaamheden wel voorbij zien komen. Mensen beseffen niet hoeveel uren daar in zitten.”
“Met die concerten kwam inzicht: dit is eigenlijk wat ik wil.”

En zo kwam je weer in contact met Gerry Westerlaken
“Het contact is altijd gebleven. Indertijd zag ze me al als haar gedoodverfde opvolger. ‘Ik hoor het wel als je er klaar voor bent’, zei ze toen ik wegging. Ik heb in 2006 de activiteiten van Westerlaken Congresorganisatie voortgezet.  Westerlaken zelf heeft nog steeds een adviserende en ondersteunende rol als mijn coach en fungeert als mijn back-up.”

Waarom heb je gekozen voor een nieuwe bedrijfsnaam?
“Dat was op advies van Westerlaken zelf. Ik druk toch mijn eigen stempel op het bedrijf en de congressen en evenementen die ik organiseer. Vandaar een andere naam: TC&E.”

Wat is die eigen stempel?
“Ik merk dat ik in tegenstelling tot veel andere organisatoren minder een ondernemer ben. Ik ben heel erg vakgericht bezig. Ik wil ook niet heel groot worden. Heb daar geen ambities voor. Ik wil met het vak bezig zijn. Het organiseren dat is mijn ding.”
“Verder ben ik best wel direct. Dat is misschien niet altijd plezierig, maar je weet wel wat je aan me hebt. Het moet ook klikken, vind ik. Het is een van de eerste dingen die ik tegen een nieuwe klant zeg. Je moet een beetje blij worden van elkaar.  Ik omdat ik het mag gaan doen en zij omdat ik hun kom versterken en ondersteunen. Als het niet klikt en je moet maanden samen aan een evenement werken, lijkt het me knap lastig.”

En waar onderscheidt TC&E zich in?
“Ervaring. Sowieso zijn er niet veel collega-bureaus met mensen die zoveel jaren en zoveel projecten aan ervaring hebben. Verder komen in de evaluaties van opdrachtgevers mijn persoonlijke betrokkenheid en enthousiamse steeds als sterke punten naar voren.”
“Daarnaast sluis ik alle commissies en kortingen door naar de klant. Ik werk altijd voor een vast uurtarief en ben er trots op dat ik het op die manier kan doen. Als je je inkomsten moet hebben uit de inkoopmarge en locatie A biedt jou 20 procent korting en locatie B biedt 10 procent korting. Wat adviseer je dan je klant? Je gaat mij niet vertellen dat je zo zuiver bent dat het je advies niet beïnvloedt. Dat wil ik gewoon niet. Ik kan tegen een klant zeggen welke locatie, welke korting biedt en wat volgens mij de beste en meest geschikte locatie voor die bijeenkomst van de twee is. De klant kan dan zelf bepalen voor welke locatie hij kiest.”

Hoe hou je jezelf op de hoogte van de ontwikkelingen in het vak?
“Vooral veel via internet en met name de trends en ontwikkelingen op  het gebied van nieuwe AV-middelen en social media. Er is gewoon zoveel meer tegenwoordig. Vooral voor het marketen van het congres. In de jaren negentig had je daar veel minder middelen voor. Je kunt dan wel roepen ‘ga maar op Twitter of LinkedIn’, maar hoe dan? En het vernieuwt zich zo snel en op zoveel fronten. De klant mag van je verwachten dat je in grote lijnen weet wat de mogelijkheden zijn en hen daarin adviseert.”
“Ik ga ook wel eens naar netwerkbijeenkomsten, maar die zijn te tijdrovend om vaak te gaan. Verder ben ik een van de docenten Event Management bij InterCollege, om mijn kennis uit te wisselen met studenten.”

Hoe vind je dat de branche zich ontwikkelt?
“Ik denk dat de branche zich goed ontwikkelt. Er zitten wel verschillen tussen congressen en evenementen. De bedrijfsevenementen ontwikkelen zich sneller. Ik denk dat dit komt omdat congressen vaak minder te besteden hebben. Zeker in sectoren waar geen sponsors te vinden zijn. De deelnemersgelden zouden te hoog worden, als je de nieuwste technieken wilt toepassen. Bedrijven kunnen vaak niet achterblijven. Die verwachten dat je de meest moderne apparatuur aanbiedt en gebruik maakt van de ontwikkelingen op het gebied van social media.”
“Wat jammer is dat het vak van PCO niet beschermd is. Keurmerken zeggen mij weinig. In de tijd van Van Namen & Westerlaken waren wij gecertificeerd door IAPCO. Daarvoor golden heel veel eisen voor. Ik heb voor een andere toekomst gekozen. Een kleiner bedrijf, dus ook minder congressen per jaar. Maar ben ik daarom een mindere PCO?”
“Je ziet het nu ook terug bij tenders. Je mag dan alleen meedoen als je een jaaromzet van meer dan een miljoen hebt. Een gemiddeld bedrijf haalt dat niet. Eisen zouden zich meer moeten richten op de ervaringskant. Nu is het te veel omzetgericht. Dat zouden we in onze branche ter discussie moeten stellen.”

Tekst Edwin Nunnink | Beeld Merlijn Doomernik
Dit artikel is verschenen in QM 97   |  juni 2010