‘Voor onze klanten is netwerken minstens zo belangrijk als de content’ | Conference Matters
Daniëlle Schönhage en Melinda Witberg © Caroline Martinot

‘Voor onze klanten is netwerken minstens zo belangrijk als de content’

Een PCO-tak, nieuwe formats, internationale expansie en verdergaande digitalisering. Na 16 jaar groei met eigen congresproducties, zien Daniëlle Schönhage en Melinda Witberg nog kansen genoeg voor de verdere ontwikkeling van Management Producties.

De Tuin van de vier windstreken. Een mooie naam voor een mooie horecazaak. Want: waanzinnige ligging op één van de fraaiste plekken in Rotterdam. Gevestigd in een statig herenhuis uit 1867, gelegen aan de rand van het Kralingse Bos en direct aan de Kralingse Plas.

Niet zo vreemd dat Daniëlle Schönhage en Melinda Witberg van Management Producties uit Vlaardingen hier regelmatig terugkomen. Deze namiddag organiseren ze hier een bijeenkomst voor directeuren van diverse bedrijven in de haven. En ja, dan is het handig om het interview op dezelfde locatie te doen.

Hoogwaardige middagcongressen

Management Producties is een congresbureau dat zich onderscheidt door eigen producten te ontwikkelen. “Van idee tot uitvoering; we doen alles zelf”, aldus Daniëlle.

“We zijn gespecialiseerd in de vakgebieden haven & logistiek, maritiem & offshore en energie & industrie. De komende maanden staan bijvoorbeeld ‘Inland Terminals’ in Rouen, ‘Energy Storage & Distribution’ in Brussel en ‘Offshore Day’ in Rotterdam op het programma. Deelnemers zijn CEO’s, managers en beleidsmakers uit het hogere segment. Voor hen ontwikkelen we hoogwaardige middagcongressen waar de deelnemers in korte tijd veel goede content krijgen.”

“We proberen altijd de ideale balans tussen inhoud en netwerken te creëren, want voor onze klanten is netwerken minstens zo belangrijk als de content. Daarom beginnen we altijd met een lunch; meteen een perfect netwerkmoment. Daarna volgt een programma van sterke en verrassende sprekers. En als afsluiter organiseren we een borrel die zomaar twee uur kan duren.”

Aangrenzende markten

Op dit moment telt Management Producties vijftien medewerkers. Daniëlle is de eigenaar van het bedrijf en geeft leiding aan ‘degenen die omzet maken’, oftewel de accountmanagers en de programmaontwikkelaars. Daarnaast is ze zelf ook nog actief als programmaontwikkelaar in het segment haven & logistiek.

“Zestien jaar geleden is Management Producties opgericht”, vertelt ze. “We waren met zijn drieën en dan doe je dus letterlijk álles zelf. Het was de tijd dat we nog moesten inbellen om internet te kunnen gebruiken. Wat een verschil met nu! Vanuit onze kennis en ervaring op het gebied van haven & logistiek zijn we er aangrenzende markten bij gaan pakken en zo groeiden we op een natuurlijke manier door.”

Melinda rolde vijftien jaar geleden toevallig het vak in. “Ik kwam binnen als sales medewerker, maar dat was niet echt mijn ding. Regelen, plannen en coördineren vond ik wel leuk om te doen. Tegenwoordig geef ik leiding aan de congrescoördinatoren die met de ontwikkelaars een team vormen. Samen regelen we het hele congres van A tot Z. Op dit moment hebben we vier teams.”

New business

Daniëlle vertelt dat ze per 1 oktober een nieuwe congresontwikkelaar in dienst heeft genomen.

“Daardoor kan ik me intensiever op nieuwe business gaan richten. We blijven eigen formats ontwikkelen. Daarnaast willen we meer in opdracht van derden gaan organiseren. Dat is relatief nieuw voor ons. We doen wel congressen met partners, maar het initiatief en het risico ligt altijd bij ons. Wij hebben de zeggenschap en de eindverantwoordelijkheid.”

“Na jaren groei diende de vraag zich aan ‘wat gaan we verder doen?’. Je kunt groei in nieuwe markten zoeken, maar je kunt ook kijken naar waar je goed in bent en dat vermarkten.”

“Zo kwamen we op het idee om een PCO-tak op te richten. We hebben net onze eerste opdracht binnen, een groot internationaal congres in Rotterdam. We kunnen er nog niet veel over zeggen, maar toen we het hoorden stonden we wel even te juichen.”

“Verder gaan we ons meer richten op uitbreiding op de internationale markt. We doen al een aantal congressen in het Engels en we organiseren al in het buitenland, zoals onze Offshore events en Inland Terminals. Als congresconcepten zijn uitontwikkeld en aanslaan, waarom zou je er dan niet de grens mee over gaan? We zitten in markten die ook in andere landen actueel zijn.”

Op zoek naar locaties

Management Producties organiseert bijeenkomsten in de grootte van 80 tot 250 mensen.

De ervaring is dat er voor die doelgroep weinig geschikte locaties zijn. “Tot 80 personen kun je op veel plekken terecht”, verduidelijkt Daniëlle. “En voor alles groter dan 250 personen vind je ook onderdak. Maar voor onze doelgroep is er niet veel keuze. Althans, als je niet voor een hotellocatie wilt kiezen.”

“Wij zoeken liever iets exclusievers. Denk bijvoorbeeld aan filmhuis LantarenVenster in Rotterdam, het Energiehuis in Eindhoven of de Horta in Antwerpen. Maar veel variatie is er voor ons niet. Nu de economie weer volop draait en er weer meer wordt georganiseerd, zouden locaties wat meer mogelijkheden voor middelgrote congressen mogen creëren.”

“Waar we zelf meer mee zouden moeten doen – en dan bedoel ik congresbureaus van onze grootte – is het omarmen van alle digitale mogelijkheden. Iedereen is er tegenwoordig zo aan gewend dat alles op internet soepel en klantvriendelijk verloopt. Met één knop koop je een product,  krijg je een vriendelijke mail en de volgende dag wordt het thuisbezorgd. Die automatisering, daar kunnen wij nog wat van leren. Natuurlijk zijn daar grote investeringen mee gemoeid. Maar ik denk wel dat onze branche erin mee moet gaan. Om het voor de klant zo efficiënt en toch zo persoonlijk mogelijk te maken.”

Gedenkwaardig

Het meest gedenkwaardige evenement dat Management Producties heeft georganiseerd is de Inland Terminals, afgelopen november in Basel. “Er was een groot medisch congres in de stad en alle geschikte locaties zaten vol. Uitwijken naar een andere stad kon niet wegens een partnership met de haven daar.”

“We kregen de tip om de markthal te gebruiken, een koepelgebouw met tientallen eetstandjes. Helaas was het niet zo’n leuke industriële tent zoals je tegenwoordig ziet. Dit pand was armoedig en rook naar snackbar. Een ramp! We hebben er echt slapeloze nachten van gehad. Uiteindelijk hebben we zelfs de Xenos leeggekocht en de boel aangekleed met kleden, bloemen en decoraties.”

“Als lunch ‘mochten’ de deelnemers met consumptiebonnen langs de aanwezige foodtrucks. Zeker niet de service die de klant van ons verwacht. Maar wat denk je?”

“De deelnemers vonden het schitterend. Ze beoordeelden het congres met een 8.6! De hoogste score voor dit congres ooit! Men ervaarde het als ‘cultuursnuiven in de hipste tent van Basel’. Echt gaaf.”

“Het heeft ons aan het denken gezet. Dit soort locaties was voor ons – voor onze doelgroep dachten we – ‘not done’. Daar zijn we een beetje van teruggekomen.”

Flamboyant versus inhoudelijk

Wat maakt een congres nou een goed congres? En waar gaat je hart sneller van kloppen? Het zijn vragen waar Daniëlle en Melinda geregeld bij stil staan.

Daniëlle: “Ik vind het een uitdaging om een programma te maken waarvan iedereen na afloop zegt ‘Het was fantastisch!’ Ik hou van sprekers die anders zijn en denk graag out of the box. Bijvoorbeeld flamboyante sprekers versus inhoudelijke. Het gaat erom dat je een goede mix maakt van sprekers en onderwerpen.”

“Tegenwoordig nodigen we ook vaak start-ups uit. Die mogen dan tien minuten spreken, heel kort, maar lang genoeg om gehoord te worden. Dan een paar topsprekers en een paar mensen die midden in de praktijk staan, ondernemers of CEO’s.”

“Een goede dagvoorzitter is ook van belang. We doen vaak iets in een interviewvorm. Dan kom je sneller tot de kern dan alleen met speeches. En het houdt de aandacht vast.”

Melinda: “Het leukst aan het werk vind ik het bezig zijn met verschillende projecten tegelijk. Bij de één zit je in de uitnodigingsfase en bij de ander ben je al bezig met de uitvoering. Dat continu schakelen vind ik heerlijk.”

“Ik hou ook van de spanning: dat je de uitnodigingen verstuurt, dat je zelf vind dat je een topprogramma hebt neergezet, maar dat je nog niet weet hoe de potentiële deelnemers zullen reageren. Zijn ze net zo enthousiast? Komen ze wel? En het congres zelf natuurlijk. Je werkt er zolang naar toe en dan, in die ene middag moet het gebeuren. Als alles klopt en iedereen is enthousiast… Dat gevoel, dat is de kroon op het werk. Gelukkig maken we dat zo’n tien keer per jaar mee.”

Fans creëren

“We zijn best bezig met de vraag: hoe creëer je fans?” erkent Daniëlle. “We willen als congresorganisator graag een bepaalde status verwerven. Door goede programma’s aan te bieden en door te blijven verrassen. Zo beginnen we elk congres met opzwepende muziek. Een goede popsong, lekker hard. Dan komt iedereen in de vibe van ‘het gaat zo beginnen, we hebben er zin in’. En dan volgt een steengoed programma, het liefst met een verrassingselement.”

“Wat we uiteindelijk met elk jaarcongres willen bereiken is dat het een merk wordt. Dat mensen zeggen ‘Dat is een congres van Daniëlle en Melinda, dus daar gaan we heen’. Laatst hoorden we dat iemand dit had gezegd. Blijer kun je ons niet maken.”