Negen tips om je event low budget aan te kleden | Conference Matters

Negen tips om je event low budget aan te kleden

‘Ik was op dit vakcongres en de bewegwijzering was zo mooi en gaf me zo’n goed gevoel.’ Wie heeft dit ooit in een evaluatie zien staan? Die ene keer dat een bewegwijzering is blijven hangen bij de bezoekers, zijn juist de goedkope zelfgemaakte varianten.  

1. Karton en kaligrafie

Bewegwijzering kun je zo duur maken als je zelf wil, maar het gebeurt zelden dat mensen er na je congres over praten. ‘Ik was op dit vakcongres en de bewegwijzering was zo mooi en gaf me zo’n goed gevoel.’ Wie heeft dit ooit in een evaluatie zien staan? En dat terwijl je wellicht een hoop geld hebt uitgegeven om het allemaal netjes te doen.

Die ene keer dat een bewegwijzering is blijven hangen bij de bezoekers, zijn juist de goedkope zelfgemaakte varianten. Zo was er een bedrijf waar het personeel kartonnen borden maakten. Een van de collega’s had kalligrafie als hobby en maakte met viltstift mooie sierlijke en toch leesbare letters. De dame in kwestie kon onder werktijd haar hobby uitleven en bespaarde het bedrijf een hoop geld. Het was de goedkoopst mogelijke bewegwijzering, maar de bezoekers van de bijeenkomst vonden het leuk en praatten erover.

Behalve karton, is hout ook een optie of eigenlijk al het harde materiaal dat verf, viltstift of inkt vasthoudt.

2. Leen vlaggen

Vlaggen bij de ingang van een evenementenlocatie geven internationale allure. Maar goede grote katoenen vlaggen zijn best prijzig. Ambassades lenen over het algemeen graag vlaggen uit, want op deze manier wordt hun land immers gepromoot. Ze sturen hun vlag graag op, zolang het na het evenement weer wordt teruggestuurd.

Zo wapperde onlangs de Zweedse vlag van de ambassade bij een ABBA-dansfeest in Amsterdam. Bijkomend voordeel is dat vlaggen van ambassades meestal van betere kwaliteit zijn dan wat je koopt bij een gewone winkel.

3. Vraag lokale kunstenaars

Lokale kunstenaars zijn vaak niet duur en willen misschien graag van jouw bijeenkomst gebruik maken om bekender te worden. Zo kun je informeren wie de lokale talenten zijn en ze vragen of ze een canvasdoek, banner of display willen beschilderen. Of misschien hebben ze zelf een leuk idee. De werken staan dan meteen te koop en de opbrengst is helemaal voor de kunstenaar zelf. Ook kun je afspreken dat je hem of haar een paar keer noemt tijdens het congres of evenement.

4. Stoffen van de lapjesmarkt

Met katoen of andere stoffen in mooie kleuren kun je je evenement of bijeenkomst zelf een aparte sfeer geven. Iedere maandagochtend is er de Amsterdamse lapjesmarkt in de Westerstraat (Jordaan). Voor een habbekrats koop je daar prachtige stoffen in de mooiste kleuren waar je hele muren mee kunt bekleden. Wellicht is er iemand in je team creatief met stoffen en kan je event letterlijk en figuurlijk kleur en fleur geven.

5. Schuiven met stoelen

Ook met saai meubilair kun je toch een aparte sfeer creëren door de opstelling te veranderen. Laat de spreker bijvoorbeeld in het midden staan en zet de stoelen er in een driekwart cirkel omheen, zodat iedereen de presentatie kan zien, maar wel in een cirkel zit. Er zijn natuurlijk veel meer variaties mogelijk, gewoon even uitproberen.

6. Leve de kringloopwinkel

Stoelen, tafels, servies en bestek. Het kost allemaal niks bij de kringloopwinkel. Zeker bij de grote winkels zoals Rataplan in Amsterdam kun je groot inkopen voor een appel en een ei.

En het fijne van de kringloopwinkel is dat je alles ook weer gewoon terug kunt brengen. Het dient de goede zaak om alles weer op te ruimen zodat de volgende er weer wat aan heeft.

Bezoekers vinden het vaak alleen maar leuk want het oude spul geeft een leuke vintage touch aan je event. Bij een kleine bijeenkomst kun je zelfs een gezellige ouderwetse huiskamersetting creëren met een oud bankstel, een paar stoelen en een salontafel. Het ziet er creatief en gezellig uit en het kost weinig.

Voor het geluid hoef je zeker bij kleine events ook geen AV-bedrijf in te huren. De kringloopwinkel heeft ook geluidsapparatuur; versterkers, cd-spelers, microfoons, et cetera. Wel altijd even uitproberen want de garantie geldt meestal tot de deur.

7. Programma op raam of bord

Bespaar veel geld door het drukken van papieren programma’s achterwege te laten. Zet een groot bord neer in de koffieruimte of op een centrale plek en schrijf daar het programma op met de belangrijke wetenswaardigheden van de bijeenkomst.

Ouderwetse krijtborden zien er gezellig nostalgisch uit en veel scholen hebben ze nog in de opslag. Deze zijn alleen maar blij als ze van ‘de rommel’ af zijn. Als je vier scholen belt, zit er zeker een bij die nog oude krijtborden over heeft.

Wie geen krijtbord wil, kan aan andere alternatieven denken zoals het programma op een raam schrijven met stift. Nog makkelijker.

8. Creatief met eten

Als je eten en drinken mooi neerzet om zelf te pakken tijdens een bijeenkomst sla je twee vliegen in één klap. Het kan een toevoeging zijn voor de algehele decoratie van het event en je bespaart bedienend personeel omdat de gasten zelf kunnen nemen wat ze lekker vinden.

Mooie grote fruitschalen doen het altijd goed voor het oog, terwijl er doorgaans niet zo heel veel van genomen wordt. Zo blijft het decoratieve effect lang in stand en hoef je niet zo vaak bij te vullen. Eventueel kun je nog aparte opstellingen maken voor koffie, fruit, broodjes en dessert.

9. Leve de sponsor

Als je toch met een beperkt budget dure spullen wilt gebruiken voor decoratie en aankleding, kun je ook nadenken of iemand anders misschien de rekening wil betalen. Want in principe kun je alles laten sponsoren. Vraag je af of er bedrijven zijn die de doelgroep van jouw bijeenkomst net zo interessant vinden als jijzelf.

Als je bijvoorbeeld graag je event low budget met bloemen wilt opfleuren, kun je met je team natuurlijk veldboeketten gaan plukken, maar je kunt ook Fleurop vragen of ze het gratis willen doen in ruil voor reclame. Of een heel ander bedrijf de bloemen laten betalen in ruil voor een banner op de bijeenkomst met reclame voor de gulle gever.

 

Toegift

Bonte tafelkleden in de koffieruimte geven een gezellige sfeer en het gevoel dat de ruimte mooi is aangekleed. Het kost bijna niks als je de kleden haalt bij Ikea of de Amsterdamse Lapjesmarkt in de Jordaan (iedere maandagochtend). Waxinelichtjes op de tafels geven extra ambiance tijdens de borrel.

Ze maken een comeback; beroemdheden in de vorm van een kartonnen pop waar bezoekers mee kunnen poseren. Een kartonnen Rutte of Trump is al voor 40 euro te bestellen bij allposters.nl. Dit is een leuke aankleding en doet het goed op social media. Bezoekers gaan er mee op de foto, plaatsen het op Twitter of Facebook en maken zo ook nog eens gratis reclame voor je evenement.

Planten, bloemen en andere uitingen van de natuur zorgen dat deelnemers van het event creatiever zijn dan wanneer het er niet is, zo blijkt uit onderzoek van het Britse Meetology. Groen en natuurlijke materialen zorgen voor een mooie aankleding waar bezoekers zich prettig bij voelen.