Negen tips om meer deelnemers online aan te trekken | Conference Matters
Deelnemers werven via social media

Negen tips om meer deelnemers online aan te trekken

1. Praat niet tegen, maar met je doelgroep

In de aanloop naar een congres e-mailmarketing en social media vaak royaal ingezet. Zeker als het aantal aanmeldingen achterblijft wordt de boodschap vele malen herhaald. ‘Zullen we nog maar weer een mail rondsturen dat er nog ‘enkele’ plaatsen beschikbaar zijn?’
Op deze manier bereik je weliswaar herhaaldelijk veel mensen, maar het wordt vaak als spam ervaren en levert weinig aanmeldingen op omdat spam-achtige content nu eenmaal snel irriteert en veel wordt weggeklikt.
Beter is inhoudelijke content te plaatsen waar discussie over kan ontstaan. En vervolgens neem je weer deel aan die discussie. Dan geef je iets. Een hashtag koppelen aan deze content is meestal al genoeg om te zorgen dat mensen je associëren met het congres.
Als mensen uit je social-medianetwerk de content delen, wordt het vanzelf verder verspreid. En in het beste geval gaat het ‘viral’, oftewel de hele wereld rond.
Richt je ook op mensen die al ‘fan’ van je zijn. Zij zijn graag je ambassadeur en delen je berichten als je ze interessante content geeft.

2. Gebruik de vijf L’s

De fout die het meest wordt gemaakt bij social media is dat we alleen maar bezig zijn met wat we willen zeggen, in plaats van dat we ons afvragen of de ontvanger er wat aan heeft. Het is niet altijd makkelijk om te weten wat de ontvanger wil, maar het helpt altijd als je je in de doelgroep probeert te verplaatsen.
Verder valt content die doelgroepen willen vrijwel altijd onder te brengen bij de vijf L’s: Leren (interessante info waar mensen wat mee kunnen), Lachen (positieve grapjes of leuke filmpjes), Liefde (aandacht en complimenten, Luisteren (vragen stellen en interactie aangaan) en Locatie (praktische info over het event dat je organiseert).

3. Kies een goede #hashtag

Verzin een korte, exclusieve en vooral herkenbare hashtag. Een eentje die makkelijk te onthouden is. Bijvoorbeeld de naam van je congres of het onderwerp waar je congres over gaat. Ook kun je er een jaartal in verwerken als het bijvoorbeeld om een jaarlijks terugkerend congres gaat.
Zoiets simpels als #IBTM17 is al prima. Als mensen IBTM niet kennen en ze zien er veel interessante inhoudelijke content van voorbij komen, dan gaan ze vanzelf wel opzoeken waar IBTM voor staat.
Check wel of je hashtag niet iets anders betekent in een andere taal en al bestaat. Het zou niet de eerste keer dat mensen die zoeken naar jouw congreshashtag, een overvloed van irrelevante Spaanse of anderstalige berichten voorgeschoteld krijgen. Overigens omzeil je dat al vaak door het toevoegen van het jaartal.

4. Strooi rijkelijk met je #hashtag

Gebruik de hashtag die je hebt bedacht overal op alle uitingen, dus ook op offline-materiaal, banieren of wat dan ook. Als mensen je hashtag weten, is de kans kleiner dat ze er zelf een verzinnen als ze over jouw congres discussiëren. En dat wil je niet want hierdoor kun je veel missen van wat er gecommuniceerd wordt en kun je er ook niet bijtijds op inspelen. Ook tijdens het congres is het verstandig overal je hashtag te tonen; bijvoorbeeld op het grote scherm tussen de sprekers door.

5. Gebruik foto’s en filmpjes

Uit onderzoek is gebleken dat mensen beelden veel en veel makkelijker en sneller opslaan en begrijpen dan tekst. Ook worden posts op Twitter, Facebook en LinkedIn vaker gedeeld als ze beeld bevatten.
De kans dat we beelden onthouden is vier keer zo groot dan dat we tekst onthouden. Mensen onthouden over het algemeen 80 procent van de beelden die ze zien en maar 20 procent van de tekst.
Voeg dus altijd beeld toe aan je bericht; een foto of een filmpje. Maar denk wel na over de keuze van het beeld. Het moet iets toevoegen en relevant zijn. Let ook op dat het geen onscherpe beelden zijn of gewoonweg slechte foto’s.

6. Roep op tot actie

Als het wat stil is en je hebt zelf weinig te delen, kun je je publiek ook vragen suggesties te doen over wat leuk is om op social media te plaatsen.
In de periode voorafgaand aan het congres, bijvoorbeeld bij de inschrijving, kun je ze oproepen online te laten weten dat ze komen met daarbij je hashtag. Eventueel kun je nog een klein leuk cadeautje sturen naar de mensen die dat doen of een groter cadeau verloten. Online de komst melden is handig voor deelnemers zelf want ze kunnen meteen netwerken en het is ook prima voor de zichtbaarheid van de bijeenkomst.
Tijdens het evenement zelf laat je ze online meepraten over de onderwerpen die aan bod komen of laat je ze specifiek foto’s maken, bijvoorbeeld bij een meetingpoint. Daar kun je een groot scherm met de hashtag erop plaatsen waar mensen voor kunnen staan om een selfie te maken. Of nog beter: zet er een fotograaf neer. Hij/zij stuurt het dan naar het Twitter-account van de deelnemer.

7. Reageer positief op kritiek

Kritiek hoort erbij op social media. Ook in de aanloop naar een congres kun je commentaar krijgen op bepaalde keuzes die je maakt. Dat kan over de content gaan die je plaatst, maar ook omdat je bijvoorbeeld een spreker hebt uitgenodigd die niet onomstreden blijkt.
Zolang de kritiek niet pure scheldtirades zijn, reageer je altijd en verwijder je ze niet. Als je reageert, laat je zien dat je je publiek serieus neemt. Het werkt vaak ook goed als je zelf persoonlijk contact opneemt met degene die kritiek levert. Als je empathie laat zien en je oprecht opstelt, is het vaak goed op te lossen.
De oplossing die je een op een hebt afgesproken, plaats je dan weer als reactie op social media. Soms kun je het ook gewoon ‘met respect’ oneens zijn met elkaar.

8. Maak afspraken met je personeel

Als het over het werk-onderwerpen gaat, mag je ook verwachtingen uiten naar personeel over het gebruik van hun privé-accounts. Gewoon simpele afspraken op een A4tje dat je collega’s niet beschadigt, niet persoonlijk wordt over het werk en dat je geen bedrijfsgeheimen deelt. Logisch allemaal, maar er wordt toch vaak tegen gezondigd onder het motto ‘Ik heb op mijn persoonlijke Twitter-account maar tien volgers.’ Maar als er een journalist tussen zit, eentje uit de doelgroep voor je congres of iemand met vijfduizend volgers en hij retweet het, dan kan de impact enorm groot zijn.

9. Zet een Twitterwall in

Projecteer al je tweets, Facebook posts en LinkedIn-berichten met je gekozen hashtag op het grote scherm tijdens het congres. Een goede manier om dat te presenteren is een ticketline onderaan het scherm. Op deze manier stimuleer je bezoekers ook tijdens het congres te tweeten en zo creëer directe interactie met je deelnemers.
Zorg vooral voor onbezorgd social media gebruik tijdens het evenement door het beschikbaar stellen van gratis wifi. Indien er een inlog vereist is zorg dan dat deze voor alle deelnemers makkelijk te verkrijgen is. Niet dat ze eerst hun hele hebben en houden moeten achterlaten en allerlei formulieren moeten invullen voordat ze online kunnen. Gewoon hooguit een wachtwoord en klaar.

Toegift

Eenheidsworst

Kies niet voor de makkelijke weg door op elk platform hetzelfde bericht te posten. Twitter, Facebook en Instragram, om er maar drie te noemen, hebben elk hun eigen cultuur van communiceren. Maak daarom voor elk social media kanaal dat je inzet een apart plan, zodat je optimaal gebruik maakt van de sterke kanten van een platform.
Houd om diezelfde reden het aantal sociale netwerken waarin je online actief bent beperkt. Het is voor de meeste organisaties al een hele uitdaging om drie social media accounts actief te volgen en regelmatig van interessante content te voorzien.

Leestip

Special gericht congresorganisatoren is het boek: ‘Trending Topic – We have to do something with Social Media #ButWhat’, een managementroman van Gerrit Heijkoop en Paula Vos. De tips en tricks in dit artikel zijn voor een deel losjes op dit boek gebaseerd.