Negen tips om technologie optimaal in te zetten | Conference Matters
De nieuwste congrestechnologie

Negen tips om technologie optimaal in te zetten

1. Mix virtueel met werkelijk

De mogelijkheden van augmented reality ontwikkelen zich razendsnel en zijn inmiddels zo toegankelijk dat ze ook op congressen kunnen worden ingezet.

De HoloLens van Microsoft bijvoorbeeld projecteert hologrammen (virtuele 3D-objecten) in de werkelijkheid. De bril voor de congresdeelnemers is doorzichtig zodat die de echte omgeving zien, met daarin virtuele objecten geprojecteerd, die zich als echte objecten gedragen. Een 3D-bouwwerk bijvoorbeeld blijft op tafel staan, zodat je het door er omheen te lopen van alle kanten kunt bekijken. Op medische congressen is de techniek te gebruiken om organen driedimensionaal te projecteren.

2. Holoporteer de spreker

Barack Obama kan een lezing geven en/of vragen beantwoorden op een congres in Amsterdam terwijl hij gewoon in Amerika zit. Misschien is dit net het argument waarmee je hem op de sprekerslijst van jouw congres kunt zetten.

Holoportation heet deze toepassing van augmented reality. Van de spreker wordt continu een 3D-scan gemaakt en via internet of (bedrijfszekerder) een straalverbinding wordt hij of zij driedimensionaal op het podium geprojecteerd. Dat kan op een locatie met een hologramvoorziening of de Hololens, zoals bij tip 1 besproken.

3. Een goed virtueel verhaal

Wil je een deelnemer volledig meenemen in de wereld van een product of dienst, dan is virtual reality een goede keuze.

Met een VR-bril en koptelefoon op is de deelnemer helemaal afgesloten van de buitenwereld en kan die zich concentreren op hetgeen dat wordt voorgeschoteld, waardoor een intensere beleving ontstaat. Leuk is dat je de virtuele omgeving kan verkennen door je hoofd heen en weer te bewegen. Maar nu steeds meer mensen al een VR-bril op hebben opgehad, is dat alleen niet voldoende.

Ook in de virtuele wereld geldt dat je iemand pas echt meeneemt met een goed opgebouwd en in een prettig tempo vertelt verhaal.

4. Laat video’s werken

De afgelopen jaren hebben we de opkomst van video’s gezien als onderdeel van een presentatie of zelfs als hele (bedrijfs)presentatie. Soms is ‘tv-kijken’ op een congres best leuk, al verliest een presentatie vaak zijn dynamiek bij te veel en te lange filmpjes; zeker omdat het voor menig spreker reden is om zijn of haar rug naar het publiek te draaien en ademloos naar het bewegende beeld te kijken al is het voor de eerste keer.

Ronduit ‘killing’ is het als video’s niet opstarten, en dat gebeurt maar al te vaak. Zit je met z’n allen, samen met de (staande, twijfelende, paniekerende) spreker naar een zwart gat te kijken.

Vertrouw niet op het internet – lees de wifi-verbinding – voor het live afspelen van video. Laat de sprekers vooraf het bestand toesturen via bijvoorbeeld WeTransfer en zorg dat deze voor-geïnstalleerd en getest klaar staan.

5. Wifi voor volle zalen

Als wifi al getest wordt voorafgaand aan een congres, dan gebeurt dat vaak in een lege zaal. Waarschijnlijk werkt de digitale verbinding dan als een trein. Maar wanneer de deelnemers binnen zijn, presteert het draadloze internet ineens als een slak die afremt in de bocht.

Het is belangrijk om bij de accommodatie te checken of de bandbreedte van de router royaal genoeg is voor het aantal verwachte deelnemers. Het aantal gigabytes dat opgehaald en verzonden wordt tijdens congressen neemt almaar toe. Mensen nemen steeds meer apparaten mee, tonen livestreams op social media of kijken naar online video’s in plaats van naar hetgeen dat op het podium wordt gepresenteerd.

Vraag specifiek en gedetailleerd naar de capaciteit van het wifi-netwerk en laat dat eventueel door jouw eigen IT-beheerder beoordelen.

6. Laptopgeklungel

Nieuw is het probleem niet, maar aangezien mensen steeds meer vergroeit raken met hun computer, hun programma’s, hun apps, hun tools…. hebben ze steeds grotere moeite om er afstand van te doen.

Dus raken sprekers in de problemen als de congrescomputer niet dezelfde software heeft als de eigen laptop, niet de gewenste browser heeft met de favoriete plug-ins, geen snelkoppelingen heeft op het bureaublad en ga zo maar door.

Dus lossen we het op door de spreker de eigen laptop te laten gebruiken, waardoor die eerst – vaak klungelig – aan de juiste kabels gekoppeld moeten worden. Het opstarten, staand op het podium, is ook anders dan zittend op kantoor. En dan krijgen we nog als bonus allerhande meldingen, van bijvoorbeeld binnenkomend e-mail, door de presentatie heen.

Het werken met de eigen laptop is vooral een excuus voor onvoldoende voorbereidingstijd van een spreker en dat is dan weer een zorg voor de organisator.

7. Verraderlijke reversmicrofoons

Vooral in congrescentra met meerdere zalen komt het nog voor: de reversmicrofoon werkte perfect bij het testen voorafgaand aan de bijeenkomst, maar tijdens het congres zelf produceert de microfoon alleen maar geknetter, gepiep of u hoort de stem van de spreker in de zaal naast u. Reversmicrofoons maken namelijk gebruik van radiofrequenties. Als in twee zalen naast elkaar dezelfde frequentie wordt gebruikt, zitten de twee microfoons elkaar in de weg. Zorg dus altijd van tevoren dat in de alle zalen de microfoons op andere frequenties zijn afgesteld.

8.Professioneel toezicht

Technologie is zo belangrijk geworden bij congressen, dat het bij een bijeenkomst van enige omvang absoluut is aan te raden om een professioneel bedrijf in te huren voor het inrichten en bedienen van de audiovisuele voorzieningen tijdens een conferentie.

Zorg in elk geval dat duidelijk is afgesproken wie er verantwoordelijk is. Dan is er altijd een aanspreekpunt en iemand die weet wat er gedaan of getest moet worden. Deze persoon kan dan ook ingrijpen als de techniek niet goed werkt tijdens een congres.

Dus professioneel of niet: er moet altijd iemand zijn die de techniek continu in de gaten houdt en direct de juiste actie onderneemt om het euvel op te (laten) lossen.

 9. Kijk kritisch

Kijk kritisch naar nieuwe technologische hoogstandjes die je worden aangeboden. Wat is daadwerkelijk het voordeel voor jouw deelnemers? Hoe maakt het jouw congres beter, interessanter? Als het geen duidelijke toegevoegde waarde heeft, doe het dan niet.
Natuurlijk zijn er goede en functionele stem-applicaties. Maar soms is het ouderwetse handopsteken voldoende, vaak ook sneller en zeker minder storingsgevoelig.

Ga ook niet te snel mee in het verhaal over hoe goed en makkelijk een bepaalde app werkt. Je ontdekt het pas als je het zelf (en een aantal medewerkers/vrienden/kennissen) uitprobeert.

Gaan jouw deelnemers het downloaden én gebruiken. Heb jij mensen rondlopen die daar mee kunnen helpen? En kan het wifi-netwerk het allemaal wel aan?

 

TOEGIFT

Als je als PCO van te voren spart met de sprekers, adviseer dan niet teveel filmpjes en Powerpoints te gebruiken. Het publiek heeft tegenwoordig juist meer waardering voor sprekers die maar beperkt gebruik maken van audiovisuele ondersteuning. Oogcontact, interactie met het publiek en een enthousiaste of authentieke speech zijn doorgaans effectiever.

 

Niet alleen de wifi moet snel zijn, maar ook de toegang tot het draadloze internet. Maak de deelnemers op zoveel mogelijk plekken duidelijk welk netwerk ze moeten hebben en wat het wachtwoord is. En vraag ze ook niet meer in te voeren dan alleen een wachtwoord.

 

Soms wil een spreker graag zijn eigen microfoon meenemen omdat zijn of haar stem daar het beste door klinkt. Iedere microfoon heeft namelijk zijn eigen klankkleur.  Sommige PCO’s vinden het ijdeltuiterij, maar het is een makkelijke gunst die aan de spreker te geven is. Wel altijd die microfoon eerst testen …