'Noem het vooral geen protocol' | Conference Matters

‘Noem het vooral geen protocol’

‘We weten wel wat protocol is, als het om handel gaat’. Het is een treffende opmerking tijdens het Protocol seminar op maandag 15 september in de Oude Zaal van de Tweede Kamer op het Haagse Binnenhof. Het merendeel van de discussie gaat namelijk over de weerstand die het woord protocol oproept bij de gemiddelde Nederlander, terwijl het in al zijn vormen breed wordt toegepast.

Het Protocol seminar werd als onderdeel van het Prinsjesfestival georganiseerd door een comité onder aanvoering van Jean Paul Wyers van het Protocol Bureau.

Edwina Hagen, universitair docent en gespecialiseerd in Nederlandse cultuurgeschiedenis van de laat achttiende eeuw, trapt af met een lezing over het protocol in de Nederlandse politiek uit de tijd van kabinet Schimmelpenninck, het eerste Nederlandse kabinet, en welke afwegingen daar aan ten grondslag lagen.

Daarna is het aan de Portugese ambassadeur José de Bouza Serrano, de chef protocol van het Europese parlement François Brunagel, de corporate events & meeting manager van DSM Alice Long-Adema, mode-ontwerper Sjaak Hullekes en directeur van TodaysArt Olof van Winden om te vertellen over wat protocol in hun werk betekent en inhoudt.

Daarna beantwoorden zij als forum de vragen van moderator Stefan Wijers en het publiek. Veel vuurwerk levert dit niet op, want eenieder is het wel eens over het nut van protocol. Van Winden probeert de zaak nog wel op scherp te zetten door voor meer vrijheid te pleiten binnen de gangbare regels. Als hij de Engelse Koningin Elisabeth betitelt als die oude vrouw komt hij in aanvaring met ceremoniemeester William Hanson. De Engelse etiquette expert voelt zich dan toch geroepen om zijn Koningin te verdedigen. Vermakelijk, maar het levert geen verdieping van de discussie op.

Protocol kan ook verkrampen, betoogt een van de aanwezigen, zeker als je iemand van het Koninklijk Huis voor je hebt staan. Je bent dan zo aan het nadenken over alle regels, dat je te gespannen bent om gewoon beleefd te zijn. Het forum is voorstander van een meer ontspannen benadering van het protocol. Het is vooral aan de protocol manager om zich daar druk om te maken en de deelnemers goed te briefen en eventueel te helpen als het mis dreigt te gaan.

Het gaat niet om de regeltjes, maar om de doelstelling, is de algehele conclusie. Protocol moet een functie hebben. Over het algemeen is het doel om een setting te creëren waarin de deelnemers aan een bijeenkomst op een efficiënte en prettige manier kunnen interacteren. Het helpt dan als iedereen vooraf weet wat er van hem of haar verwacht wordt en wat de omgangsvormen zijn. Omgangsvormen die internationaal lang niet zo verschillend zijn als men vaak denkt, vult de Portugese ambassadeur aan.

Blijft over die besmette naam. Wij noemen het strategic relationship management, vertelt iemand uit de zaal. ‘Noem het vooral geen protocol’.