Omgang met de pers grote uitdaging tijdens NSS | Conference Matters

Omgang met de pers grote uitdaging tijdens NSS

De omgang met de pers is een uitdaging op zich, zo blijkt tijdens ‘het kijkje achter de NSS-schermen’ in Noordwijk. Noordwijk Marketing ontving op 31 maart een grote groep congres- en meetingplanners in de Kloosterkerk en liet een aantal hoofdrolspelers van de Nuclear Security Summit hun verhaal doen.

 

Aanbesteding catering

Robin Schuyt, Commercieel Directeur van Van Der Linde catering, vertelt dat hij niet had verwacht dat de contacten met de pers zoveel tijd zouden vergen. Vanaf het moment dat bekend werd dat zijn bedrijf de aanbesteding voor de catering had gewonnen tot aan ‘nu’ is het een dagtaak gebleken.

Verder vertelt hij over het aanbestedingstraject, waarin hij het aantal betrokkenen zo klein mogelijk hield en iedereen een geheimhoudingsverklaring liet tekenen; ook sterrenchef Jonnie Boer, die hij benaderde voor de werklunch van de wereldleiders.

Zijn reserves had hij ook. Navraag bij de verzekering leerde dat zo’n opdracht niet te verzekeren is en daarmee een fors bedrijfsrisico oplevert. Daarnaast brengt zo’n tender de nodige kosten met zich mee. Maar uiteindelijk wilde hij de opdracht absoluut binnen halen. Met name ook omdat de grote capaciteit die werd gevraagd, iets is waarin Van Der Linde catering en haar zusterbedrijven een streepje voor heeft op de concurrentie.

En zo werd in zes weken tijd een offerte gemaakt op basis van de 130 pagina’s tellende briefing. Uit de zes deelnemende bedrijven werden er drie uitgenodigd voor een voorproefsessie en uiteindelijk kreeg Van Der Linde catering de opdracht.

In de uitvoering was vooral de logistiek binnen de beveiligde zone een uitdaging, vertelt Schuyt. Zijn bedrijf verzorgde ook de catering tijdens de opbouw, waar zeven hoofdaannemers en 35 subcontractors aan het werk waren. Van der Linde catering was zelf actief met 85 koks en 400 personen in de bediening. Verschillende kleuren schorten werden gebruikt om aan te geven wie in welke zone mocht opereren. Dit alles onder toezicht van strenge bewaking.

 

Het sprookje van Huis ter Duin

In het ‘sprookje’ dat Stephan Stokkermans directeur van Grand Hotel Huis ter Duin vertelt, is de pers de boze heks. Door de NATO-bijeenkomsten, het Nederlands voetbalelftal en diverse beroemdheden die hij in zijn hotel heeft ontvangen is hij wel gewend aan persaandacht. En ook voor en tijdens de nucleaire top leek er geen vuiltje aan de lucht.

Totdat The Washington Post meldt dat drie beveiligers van Obama zijn weggestuurd, nadat ze dronken in zijn hotel zijn aangetroffen. Een onjuiste voorstelling van zaken, stelt Stokkermans, waarbij geen wederhoor is toepast. Hij is het meest teleurgesteld in de Nederlandse publieke omroep, die zich volgens hem als grootste opruier presenteerde.

Zo´n 150 persmensen, waaronder die van de Amerikaanse zenders NBC, CNN, FOX en ABC, hadden NH Leeuwenhorst in Noordwijkerhout als uitvalsbasis. Het personeel daar werd veelvuldig gevraagd of zij wisten wat zich in Grand Hotel Huis ter Duin afspeelde, vertelt hoteldirecteur Michelle Aarts.

De grootste uitdaging voor Stokkermans was om baas in eigen hotel te blijven. Het team dat het verblijf van Obama voorbereidde arriveerde twee weken van tevoren. Elk teamlid heeft eigen verantwoordelijkheden wil de zaken op zijn of haar manier geregeld zien. Uiteindelijk blijf je als directeur eindverantwoordelijk, ook vanuit de verzekering bezien, stelt Stokkermans.

 

Baas in eigen gemeente

Voor Burgemeester Jan Pieter Lokker lag er een vergelijkbare uitdaging. Hoe blijf je baas in je eigen gemeente. Hij had te maken met twintig verschillende expertgroepen, die niet verder keken dan hun eigen discipline. En zo kwam het voor dat Lokker drie brieven binnen kreeg, met drie tegenstrijdige instructies. Daar bovenop kwam dat er een bom uit de Tweede Wereldoorlog werd gevonden, er bommeldingen binnen kwamen en verdachte personen werden gesignaleerd. De Burgemeester zette een noodverordening in om de veiligheid van zijn hooggeplaatste gasten te kunnen waarborgen.

Dat de bevelstructuren ten tijde van zo’n top anders liggen dan gebruikelijk, werd duidelijk toen Lokker samen met ondermeer Minister van van Veiligheid en Justitie Ivo Opstelten en de Amsterdamse burgemeester Eberhard van der Laan per bus naar Den Haag reisden. Hun bus werd een kwartier lang opgehouden door een militair, ondanks aanhoudende verzoeken van de inzittenden die dachten wat in de melk te brokkelen te hebben. Ik heb mijn orders, was steeds weer de reactie van de militair. De politici en hooggeplaatste ambtenaren waren even niet meer ‘in charge’.

 

24 Suites en een mooie ervaring rijker

Directeur Jaap Liethof huisvestte in Hotels van Oranje de Chinese leider Xi Jinping met zijn delegatie en vertelt nieuwe kamers en mooie herinnering rijker te zijn. Zijn hotel had niet de benodigde 24 suites en daarom werden 24 connected rooms omgebouwd tot suites en opnieuw ingericht.

Zijn ervaringen betreffen met name de last minute toevoegingen aan het programma. Zo werd het bezoek van Xi Jinping en zijn vrouw ook een officieel Staatsbezoek, waardoor ook Koning Willem-Alexander en Koningin Maxima over de vloer kwamen. Een maand van tevoren werd het Sino Dutch Economic Forum ingelast, dat in het hotel moest plaatsvinden, met nog eens 150 extra deelnemers, die in Amsterdam werden geplaatst.

Tijdens het verblijf van de Chinese president kwamen diverse andere wereldleiders langs voor een bilateraal overleg: President Sauli Niinistö van Finland, President Park Geun-hye van de Republiek Korea, President Nursultan Nazarbayev van Kazachstan en Secretaris-Generaal van de Verenigde Naties, Ban Ki-moon. Het enige dat Liethof en zijn team wisten dat ze de meeting rooms op een bepaald tijdstip op orde moesten hebben. Pas vlak van tevoren hoorde ze wie de gast was en moesten ze zorgen voor de juiste vlaggen op tafel en de juiste catering.

De Chinese president toonde zijn dankbaarheid door een kamer vol met luxe Chinese cadeautjes achter te laten.
O ja, en ook Liethof maakt nog melding van ‘die nagenoeg oncontroleerbare pers’.