Organisatoren bundelen hun beste tips | Conference Matters

Organisatoren bundelen hun beste tips

Aaaaha! the Actor Factory bracht op 2 september ruim 400 organisatoren samen in het World Forum. Zij deelden hun beste tips met elkaar in de masterclass “Het evenement dat niemand wil missen – Hoe organiseer je dat?” De masterclass was een herkansing voor iedereen die de eerdere editie op 3 april had gemist. Heb je de masterclass gemist? Er volgt nog een allerlaatste kans in februari 2014.

Kleine slimmigheden maken het verschil tussen de-bijeenkomst-die-onopgemerkt-voorbij-gaat en het-evenement-dat-niemand-wil-missen. In een vlot tempo zet Erik Peekel (Aaaaha! the Actor Factory) tips op een rij rond het uitnodigingstraject, interactie, netwerken en het natraject. De deelnemers delen hun beste tips met elkaar in verschillende brainstormrondes. Dat levert veel praktische inzichten op. Wil je het deelnemers bijvoorbeeld makkelijker maken om met elkaar in gesprek te gaan? Gebruik dan grote letters op de badge. Je kunt er ook een spelelement aan toevoegen. Bijvoorbeeld door een gekleurde stip op de badge te plaatsen. Deelnemers met dezelfde kleur treffen elkaar voor de koffie aan een statafel en komen met elkaar in gesprek. Veel van de ideeën die voorbij komen kun je zonder kosten toepassen.

Voor- en natraject

Er is veel aandacht voor het voor- en natraject. Hoe geef je deelnemers het gevoel dat het écht om hen gaat en dat ze niet zomaar uit een database zijn geplukt? Maak je uitnodigingstraject zo persoonlijk mogelijk. Zorg ervoor dat men zich echt aangesproken voelt. Pak de telefoon of schrijf met de hand een kattebelletje op de uitnodiging of gebruik een persoonlijke eerste alinea voor elke genodigde. Wil je no-show tegen gaan? Stuur dan een deelnemerslijst mee met de bevestiging. Iedereen kan direct zien wie er nog meer komt, dat geeft een extra beweegreden.

In het voortraject moet je al direct bedenken hoe het natraject eruit komt te zien. Hoe maak je de bijeenkomst zo relevant, dat die nieuwswaarde oplevert. Door de vakmedia te betrekken kun je het bereik van je evenement vergroten.

Showcase

Tijdens de masterclass werden direct een aantal spellen en technieken gedemonstreerd. Acteurs verzorgden een persoonlijke en hartelijke ontvangst. Het Swingbo Connectsysteem maakte een match tussen de deelnemers. De foto’s van de deelnemers met de beste match stonden afgedrukt op de badges. Op het levende bankstel kwam je in gesprek met andere bezoekers. De technologie van Sendsteps bundelde de inzichten van alle deelnemers en voegde extra interactie toe aan het programma. Cabaretier Philip Walkate gaf een korte cursus presentatietechniek, gericht op pitchen en overtuigen. Presentator Rob Koops ging vooraf met de camera de straat op. In de straatquiz liet hij deelnemers raden wat toevallige voorbijgangers zeggen over evenementen. De live cartoonist bracht de tips van de deelnemers direct in beeld. Drie kunstenaars van het wandverslag maakten een wandbreed verslag in woord en in beeld. Meetingmonitor verzorgde de evaluatie van de masterclass (rapportcijfer 8). Het evenement werd mogelijk gemaakt door World Forum, Maison van den Boer en Bourgonje.

Allerlaatste kans

Voor wie het gemist heeft wordt de masterclass opnieuw georganiseerd in februari 2014. De exacte datum is nog niet gepland, wel kun je je al aanmelden om de uitnodiging te ontvangen.

Meer informatie op www.hetevenementdatniemandwilmissen.nl
Filmpje masterclass 3 april: http://youtu.be/rv4g8O-HnGQ
Gebundelde tips uit de vorige masterclass: www.acteurs.nl/pdf/hetevenementdatniemandwilmissen.pdf