‘Het overzicht hebben is echt mijn ding, ik heb alles vooraf letterlijk in beeld’ | Conference Matters
Annemiek Gras van De Organisato

‘Het overzicht hebben is echt mijn ding, ik heb alles vooraf letterlijk in beeld’

Annemiek Gras is een betrokken en vooral enthousiaste organisator die altijd in oplossingen denkt. Zo gek is het dus niet dat opdrachtgevers haar meteen wisten te vinden toen ze met De Organisator begon.

Als we bellen om een afspraak voor dit interview te maken, biedt Annemiek Gras van De Organisator meteen aan om een geschikte locatie bij haar in de buurt te zoeken. Niet lang daarna is alles geregeld. We spreken af bij Dims Eten & Drinken in Hooglanderveen, aan de rand van Amersfoort. De eigenaar doet de deuren speciaal voor ons eerder open, zodat de fotoshoot en het gesprek in alle rust kunnen plaatsvinden.
“Ik kan niet zeggen dat het organiseren me van jongs af aan in het bloed zit”, steekt ze van wal. “Eigenlijk wilde ik iets met reizen gaan doen. Daarom ging ik Leisure Management in Leeuwarden studeren. Eén van de vakken in het laatste jaar was Congres en Event Management. Toen dacht ik wel: ‘Hé, dit vind ik écht leuk!’”

Banqueting

“Ik ging aan de slag als management assistente bij een bedrijf in Groningen. Al snel werd ik gebeld. Of ik geïnteresseerd was in een baan als banqueting medewerker bij het Barbizon Hotel op Schiphol. Het was keihard werken, maar we hadden ook veel lol. Op een gegeven moment vroeg een vaste klant: ‘Zou je niet voor ons willen werken?’ Zij werkte bij Advanced Travel Partners, een bedrijf dat van alles organiseerde: incentives, sportreizen, maar ook congressen.”
“Een groot event dat we bijvoorbeeld deden was het EK Voetbal in 2000, waarvoor we alle hotelaccommodaties verzorgden.”
“Ik kwam op de afdeling Congresses & Events terecht en ja, daar voelde ik me als een vis in het water. Eén van mijn belangrijkste klanten was Organon.”
“Tijdens grote internationale congressen zorgde ik ervoor dat alles voor de Organon-medewerkers van over de hele wereld soepel verliep. Ik regelde de vluchten, de transfers, de hotels, maar ook de social programs en locaties voor eigen medical meetings. Dan praat je over de logistiek en planning voor z’n tweehonderd man.”
“Het leuke was dat ik zelf mee mocht. Ik ben in Buenos Aires geweest, Barcelona, Wenen, Lausanne. Een fantastische tijd, waarin ik echt besmet ben geraakt met het virus ‘organiseren’.”

Kenniscentrum langdurige zorg

“Alleen… de congrestak verhuisde naar Den Haag en dat was qua reisafstand niet praktisch. Daarom maakte ik de overstap naar Vilans, een kenniscentrum voor langdurige zorg met een eigen cursus- en congresafdeling. Vanuit het ministerie van VWS werden vaak grote programma’s met een bepaald thema opgestart en die voerden wij uit. Dan heb je het over events voor 1.000 tot 1.500 bezoekers, 5 workshoprondes, 22 unieke workshops per ronde, 250 sprekers. Maar ook roadshows door het hele land met de staatssecretaris. Het echte werk, zeg maar.”
“Op elk programma zat een team. De één hield zich bezig met de inhoud, de ander met de marketing en weer een ander met de logistiek. Ik was degene die het overzicht hield. Programma, logistiek, registratie, catering, ik hield alles in de gaten. Ik briefde de sprekers, stuurde de hostesses aan… gewoon alles.”
“Vilans was een waanzinnig leuk bedrijf om voor te werken. We droegen ook echt bij aan het verbeteren van de zorg. Een fijn gevoel. In 2015 hield ‘mijn’ programma op te bestaan en begon het te kriebelen: zou ik dit voor mezelf kunnen? Eigenlijk ben ik niet zo iemand die een sprong in het diepe waagt. Maar uiteindelijk besloot ik het gewoon te dóen.”

Afscheidscadeau

“Het ontwerpbureau waar ik bij Vilans mee werkte, FIRM, had me een prachtig afscheidscadeau gegeven: een dagdeel meedenken over mijn logo. Op die bewuste middag vroegen ze of ik al over een naam had nagedacht. ‘Ja’, zei ik, ‘De Organisator’ lijkt me wel wat.’ Dat dekte perfect de lading, vond ik. Ze vroegen of ik de url al had geclaimd. Nee dus. Wonderwel bleek www.deorganisator.nl nog beschikbaar en een paar uur later was ook mijn logo een feit. Voilà, klaar was ik. Opdrachten had ik nog niet, daar zou ik na de zomer wel achteraan gaan.”
“Maar voordat ik ook maar één belletje had gepleegd, werd ik gebeld: Vilans. Er kwam een nieuw programma en daar wilden ze mij voor hebben. Daarna vroeg een ZZP-collega die ik altijd inhuurde of ik haar wilde helpen. Sindsdien heb ik niet meer zonder opdrachten gezeten.”
“Het meest grappig vond ik toen ik in 2016 door iemand van het VU Medisch Centrum werd gebeld. Gelijk ging er door mijn hoofd: ‘O jee, wie ligt er in het ziekenhuis?’ Maar daar ging het niet om, ze vroeg of ik het congresteam wilde komen versterken! Wat bleek? Een collega van veertien jaar geleden, uit de ATP-tijd, had me op Linkedin voorbij zien komen en had mijn naam genoemd. Echt bizar dat iemand van zo lang geleden aan je denkt. Dat vind ik een groot compliment.”

Randprogramma

“Wat ik zoal organiseer? In oktober heb ik een groot internationaal oncologie congres voor zo’n tweehonderd onderzoekers. Voor Vilans werk ik aan een congres voor achthonderd deelnemers over antibioticaresistentie in de ouderenzorg.
“Samen met mijn ZZP-collega organiseer ik dit najaar een driedaags internationaal ICT-congres in Amsterdam voor driehonderd IT-professionals in de zorg. Daar zit ook een randprogramma bij, dat neem ik voor mijn rekening.”
“We organiseren een avond bij de Zuidpool achter de RAI. Dat is helemaal in wintersfeer ingericht, met vuurkorven en schapenvachten. We willen er een leuk Hollands tintje aan geven. Er komen Hollandse gerechten op tafel, er kan worden gesjoeld, er staat een draaiorgel bij de ingang, er komt een stroopwafelbakker en meer van dat soort gezelligheid.”
“Mensen geven veel geld uit aan een congres, dan moet het wel allemaal super verzorgd zijn. Dat geldt voor de inhoud , maar óók voor alles eromheen.”
“Mensen zijn drie dagen van huis, je wilt dat ze zich thuis voelen. Je wilt ze drie dagen in die congresbubbel houden.”
“Dingen beleven, iets unieks meemaken, dat wordt steeds belangrijker. Iedereen wil graag met een mooi verhaal thuiskomen.”

Totaalplaatje

“Mijn kracht is het totaalplaatje, van het begin tot het eind betrokken zijn. Dat je precies weet hoe het gaat lopen. Het overzicht hebben, dat is mijn ding. Ik heb vooraf alles letterlijk in beeld: de deelnemers komen binnen, hangen hun jas op, halen hun badge, ik zie het voor me en weet precies welke obstakels er zouden kunnen zijn. De dag zelf ervaar ik als de meest relaxte dag, dan ben ik de rust zelve. Zelfs als het om een heel groot congres gaat.”
“Het grootste dat ik ooit gedaan heb, was in het NBC in Nieuwegein. Elke dag 1.500 deelnemers, waarvan de tweede dag grotendeels unieke bezoekers. Dus twee dagen met andere doelen en andere workshops. Gigantische workshoprondes, een beursvloer waar de hele dag reuring moest zijn. Er moest ook wat leuks te doen zijn en de catering moest perfect zijn. Dat mensen lekker kunnen eten en drinken is echt heel belangrijk.”
“Het was die dag snikheet. Op een gegeven moment zei iemand van de locatie: we gaan ijsjes uitdelen. Dat vonden de deelnemers echt een cadeautje.”
“Die hele samenwerking met het NBC was trouwens top. Ze dachten goed mee en staken de handen uit de mouwen. Dan krijg je verbinding.”
“En daar ben ik dus altijd mee bezig: met verbinden. Ik ben een echte teamplayer. Je hebt samen hetzelfde doel, je wilt allemaal een goed product neerzetten. Dat kan alleen als je als team opereert.”

Ontzorgen

“Zo ga ik ook te werk bij het kiezen van leveranciers en locaties. Ik probeer zoveel mogelijk naar mijn gevoel te luisteren. Je voelt snel of je elkaar begrijpt. Een locatie moet ontzorgen. In feite moet elke leverancier ontzorgen. Techniek, catering, design: je moet ervan uit kunnen gaan dat het goed komt. Ik heb inmiddels een heel netwerk van mensen waar ik blind op kan vertrouwen. Maar ja, je hebt niet altijd de vrijheid om te kiezen.”
“Heel soms komt er zo’n opdracht voorbij waarbij ik tijdens het proces merk dat je niet het optimale gaat bereiken. Dat er te weinig gebruik wordt gemaakt van mijn kennis en ervaring. De kunst is om daar een middenweg in te vinden.”
“Bij een aantal elementen probeer ik dan, met een goede uitleg, toch mijn poot stijf te houden.”
“Neem bijvoorbeeld een event dat in de schouwburg werd georganiseerd. Er was discussie over hoe we de gewenste look & feel konden creëren zonder veel geld uit te geven. Ik heb alle toneelposters laten vervangen door posters van het congres. Een simpele en goedkope oplossing, maar met een groots effect. Ook heb ik grote piepschuimen letters met de hashtag van het event op het podium laten plaatsen. Door het goed uit te lichten zag het er super professioneel uit. Zoiets maakt meteen indruk. En op elke foto stond de hashtag van het evenement. Op die manier heb je via social media ook nog een groot bereik.”
Na binnenkomst kwam één van de commissieleden enthousiast naar me toe: ‘Nu snap ik wat je bedoelt! Het klopt helemaal!’ Zo fijn als iemand jouw toegevoegde waarde ziet.”