Postillion Hotels geeft voorzet voor social distance proof meetings
Erik-Jan Ginjaar met boarding pass voor social distance proof meeting

Postillion Hotels geeft voorzet voor social distance proof meetings

Postillion Hotels heeft in haar locatie Bunnik een inrichting en werkwijze opgesteld die social distance proof meetings mogelijk maken. Daarmee speelt de keten van congreshotels in op een eventuele overgangsperiode voordat mensen elkaar weer in volledige vrijheid mogen ontmoeten.

Premier Mark Rutte voorspelde op 7 april dat een eventuele versoepeling van de verordeningen rondom de coronavirus-pandemie geleidelijk zal gaan. Veel van die regels gelden nu tot en met 28 april. ‘We denken aan een intelligente weg terug. Terug naar normaal wordt een weg van de lange adem. Dat kan alleen stap voor stap’, stelde de Minister-President.

Boarding pass

Postillion Hotels zet nu een eerste stap door in Postillion Bunnik een werkwijze en inrichting te presenteren die past in de zogenaamde anderhalve-meter-samenleving. Alles is er op gericht om deelnemers op anderhalve meter van elkaar te houden. Daarnaast is er extra aandacht voor sociale hygiëne.

Deelnemers krijgen bij social distance proof meetings vooraf een boarding pass toegestuurd. Deze helpt hen om hun ‘vergaderreis’ te structureren en daarmee direct persoonlijk contact te voorkomen. Op de toegangskaart vinden ze onder meer veiligheidsinstructies en de route met daarop aangeduid de ingang, zaal, lunchlocatie, toiletten en de uitgang.

Mensen zijn vertrouwd met een boarding pass vanwege hun vliegreizen, maar daarnaast is het ook bedoeld als een knipoog, vertelt Erik-Jan Ginjaar, Algemeen Directeur van Postillion Hotels. Een glimlach blijft belangrijk in het menselijk contact en we moeten voorkomen dat het deelnemen aan een bijeenkomst is omgeven met spanning, stelt hij.

Boardingpass Postillion Hotels voorkant Boardingpass Postillion Hotels achterkant

Contact vermijden

De gast wordt op het parkeerterrein ontvangen door een matrixbord die hem of haar doorverwijst naar de eigen ingang voor het specifieke event. Feitelijk is de bewegwijzering van in het gebouw nu naar buiten verplaatst, verduidelijkt Ginjaar  .

In Bunnik zijn zoveel mogelijk toegangen gecreëerd. Zo komen deelnemers van verschillende events niet met elkaar in contact. Ook is daarmee de route van de ingang naar de congres- of vergaderzaal zo kort mogelijk.

Bij elke ingang is er een hygiëne-station waar de gasten hun handen kunnen ontsmetten met de juiste middelen.

Anderhalve-meter-afstandsregel

De indeling van een eventuele ontvangstlobby is zo gemaakt dat de tafels en het beperkt aantal stoelen een afstand van anderhalve meter garanderen, met drie mensen per T-vormige tafeloppervlak.  Daartussen is er royaal de ruimte om door te lopen naar de zaal.

In de zaal zelf is de opstelling van stoelen zo gemaakt dat ook aan de anderhalve-meter-afstandsregel wordt voldaan. Tafels kunnen dienen als een extra barrière om de deelnemers voldoende uit elkaar te houden. Op de vloer zijn de looplijnen aangegeven om kruisverkeer te voorkomen. Bij binnenkomst krijgen de deelnemers op het presentatiescherm een ‘flight instruction’ te zien met te nemen veiligheids- en hygiënemaatregelen.

Burgerplicht

Met deze opzet kun je geen vergaderlocatie draaiende houden, verduidelijkt Ginjaar. In een zaal die normaal geschikt is voor ontmoetingen tot 900 personen, passen er nu maximaal 50. Door ruimtes te combineren kun je in Postillion Bunnik misschien zelfs tot 100 deelnemers komen, maar Ginjaar betwijfelt of de overheid een dergeliijk grote bijeenkomst in de overgangsfase zal toelaten.

Erik-Jan Ginjaar: “We zien dit initiatief vooral als onze burgerplicht. Om te onderzoeken wat er mogelijk is met de huidige afstandsregels. En om zo snel mogelijk meetings mogelijk te maken, want we zijn er van overtuigd dat als mensen weer bij elkaar mogen komen, dat daardoor ook de economie weer een stimulans krijgt.”

Weer koffie schenken

Verder zijn in Bunnik voor alle balies en koffiestations lijnen aangebracht, waardoor deelnemers kunnen zien waar ze moeten staan om voldoende afstand te houden.

“Helaas moeten we in dit geval even afscheid nemen van onze populaire zelfbedieningsstations voor de koffie, thee en hapjes tussendoor”, vertelt Ginjaar. “Dat is logistiek niet te doen. Daarom wordt er in de anderhalve-meter-opzet weer gewerkt met het schenken van dranken.”

Eigen verantwoordelijkheid

“Het is niet zo dat we mensen continu gaan controleren op hun gedrag. We gaan er van uit dat mensen ook hun eigen verantwoordelijkheid kennen. Onze inbreng is dat we er alles aan doen om een dergelijke meeting te kunnen faciliteren en we zien wat we hier hebben neergezet als een eerste voorzet. We staan dan ook open voor tips en adviezen voor verdere aanpassingen.”

Lees ook de visie van Erik-Jan Ginjaar over hoe om te gaan met de uitdagingen van deze coronacrisis op LinkedIn.