Project Playground alles behalve gangbaar | Conference Matters
Project Playground in Sugar City Events ©FlorisHeuer

Project Playground alles behalve gangbaar

Project Playground beloofde dat alles anders zou zijn dan een gangbaar evenement. Niet alleen vanwege de coronaproof opzet, wel te verstaan.

Het evenement dat door het gelegenheidscollectief SugarCity Events, Boozed, Evite, Hete Peper catering en Bazelmans AV werd georganiseerd kon in ieder geval rekenen op veel animo. Oorspronkelijk gepland als twee events op één dag, werden het uiteindelijk vijf events over drie dagen. Zo konden vijf keer vijftig deelnemers in Sugar City Events kennis maken met een innovatief event in een tijd dat grote bijeenkomsten nog schaars zijn.

Oesters met kombucha

De catering deze dinsdagochtend, op de eerste dag van september, is zeker onconventioneel. In plaats van koffie met een koekje, krijgen we oesters met kombucha. Beide lekker, maar ‘not for the faint-harted’ op dit tijdstip van de dag.

Medewerkers in verfspuituitrusting corrigeren de mensen die te dicht bij elkaar staan. De gasten op een ludieke, klantvriendelijke doch effectieve manier wijzen op voldoende afstand houden is een belangrijke pijler onder een coronaverantwoord evenement. Tijdens Project Playground krijgen we drie varianten voorgeschoteld.

Na een vrijwel onverstaanbare instructie wordt het gezelschap naar een (Alice in) Wonderland geleid. Het is even zoeken en elkaar aankijken om bij de doorgang niet meteen de anderhalve meter afstand – of iets wat daar op lijkt – teniet te doen.

English breakfast

In de wondere wereld is het de Mad Hatter die toeziet op de afstandsregels en de aanwezigen vanaf zijn troon af en toe luidruchtig corrigeert.

Het English Breakfast past beter bij dit dagdeel, met een originele manier van serveren, namelijk in een eierdoosje met vier afzonderlijke elementen. Uitserveren op anderhalve meter is vrijwel ondoenlijk al slaagt een hengelaar daar wel in. Hij laat, zijn tuig al vierend, een dienblad neerdalen, zodat een gast het ontbijt eraf kan pakken.

De volgende etappe is de in anderhalve meter opzet ingerichte congreszaal van Sugar City events. Ieder wordt gedirigeerd naar een eigen poefkruk en met daarnaast een designtafeltje.

De strakke podium setup met twee grote schermen en de spreker in het midden is voor iedereen goed zichtbaar en oogt imposant.

Foto's: Floris Heuer

Eventmanager als CEO

Keynote speaker is Paul Hughes. Hij gebruikt voor de presentatie zijn bekende papieren rol waarop hij de highlights uit zijn verhaal schrijft en tekent. In kleinere settings drapeert hij deze over de tafel; dit keer wordt de inhoud geprojecteerd op de grote schermen.

Met het besef welk publiek hij voor zich heeft, voorspelt Hughes dat eventmanagers de CEO’s van de toekomst zijn. Daar kun je eenvoudig over twisten, maar het gaat met name om het onderliggende verhaal.

Een succesvol bedrijf acteert, reflecteert en consulteert, doceert Hughes. Iets wat Tom Peters in 1982 al beschreef in zijn boek In Search of Excellence, maar wat voor veel traditionele bedrijven moeilijk is om te bewerkstelligen.

Hoge ontwikkelingssnelheid

Alleen start-ups kenmerken zich door deze aanpak, waarbij er snel een product of nieuwe versie wordt uitgerold, waarna op basis van eigen ideeën en klantervaring aanpassingen volgen. En dit cirkeltje niet eenmalig wordt uitgevoerd, maar het blijft zich als een continu proces herhalen. Deze methode maakt veel creativiteit los en resulteert in een hoge ontwikkelingssnelheid.

Maar eenmaal opgegroeide start-ups hebben ook moeite om deze ARC-methodiek aan te houden, vertelt Hughes.

Hier ligt een belangrijke rol voor de eventmanager, stelt hij. Evenementen zijn een belangrijk instrument in de consultatiefase. Om de continuïteit en snelheid van ontwikkeling te handhaven is het belangrijk om een event-programma te ontwikkelen dat zich eveneens als een spiraal blijft voortzetten.

Micro- en mini-events

Waar nu de aandacht vooral gaat naar de grote events, zijn het in de opzet van Hughes vele micro- en mini-events die het fundament vormen. Bijkomend voordeel is dat dergelijke evenementjes in het Corona-tijdperk gewoon door kunnen gaan.

Vanuit deze events ontstaan weer grotere bijeenkomsten en af en toe zijn er de main events, waarna de cyclus weer opnieuw aanvangt. De kleinere events leggen de basis voor (de content van) de grotere events, zodat deelnemers bij de gehele cyclus betrokken raken en blijven.

Aantal deelnemers

Als het gaat om het aantal deelnemers per event, verwijst Hughes naar de door de Britse Antropoloog Robin Dunbar geïntroduceerde schaalverdeling van cognitieve grenzen aan het aantal individuen waarmee iemand een stabiele sociale relatie kan onderhouden. Dat resulteert in eventgroottes van (ongeveer) 5, 15, 50 en 150 deelnemers.

Om deze continue evenementencyclus vorm te geven en te faciliteren is de eventmanager volgens Hughes de aangewezen persoon. Is hij of zij daarmee de nieuwe CEO? Laten we het op Chief Learning Officer of Chief Innovation Officer houden, verantwoordelijk voor de al maar lerende organisatie.

Groundcontrol

GroundControl app chat berichtenIn de pauze worden de drankjes en hapjes aan de tafeltjes bezorgd. De deelnemers hebben die voor aanvang van de sessie kunnen bestellen via GroundControl, de dienstdoende app tijdens Project Playground. De bestellingen komen niet allemaal op de juiste plaats terecht. Misschien omdat de tafelnummers niet voor iedereen duidelijk waren?

De app blijkt in de aanloop naar, tijdens en na het evenement een communicatief baasje. Al chattend stelt GroundControl je vragen, daagt je uit om punten te verdienen, geeft extra informatie en handelt via de chat het deelnemersonderzoek met je af. Ook de gezondheidscheckvragen krijg je via de app voorgeschoteld. Je kunt GroundControl dan ook gerust baanbrekend noemen.

Omgaan met lockdown

Na de pauze is het woord aan Koen Colmbijn, oprichter en creatief directeur van Plugged Live Shows. De coronacrisis zorgde ervoor dat zijn bedrijf op van de één op andere dag geen meaningful memories voor bedrijven kon ontwikkelen en uitvoeren.

De lockdown-fase heeft hij gebruikt om zijn medewerkers met masterclasses verder te scholen en om gezamenlijk hybride eventconcepten te ontwikkelen.

Inmiddels aanbeland in de anderhalve-metereconomie zijn er weer de eerste events georganiseerd. Als voorbeeld toont Colmbijn de video van Welcome to a new reality, een live evenement met virtuele ervaringen ter lancering van Beurs van Berlage Virtual Live Events.

Tijd voor avonturen

De weg terug is geen kwestie van maanden stelt Colmbijn. We staan op de drempel van de early adventures fase. Organisaties en organisatoren die de uitdaging aan durven gaan, onderzoeken samen de grenzen van wat op eventgebied onder de huidige regelgeving mogelijk is.

De daarop volgende recovery fase zal pas ingaan als er een vaccin is en de overheden als gevolg daarvan de teugels laten vieren. In dit stadium zullen vooral de grote bedrijven en merken nog koudwatervrees hebben, dus er is dan nog zeker geen sprake van business as usual, benadrukt Colmbijn. De eventsector zijn pas echt terug op het oude spoor zijn, medio eind 2021 – aanvang 2022 verwacht de creatief directeur van Plugged Live Shows.

Coronaverantwoord toiletbezoek

Voor een coronaverantwoord toiletbezoek zijn de toiletten genderneutraal verklaard waarbij de oorspronkelijke herentoilet als ingang dient en het voorheen als vrouwentoilet blok als uitgang naar de volgende ruimte. Omdat de dames- en herenaanduiding nog zichtbaar zijn, is dat niet voor iedereen duidelijk. Voordeel van een royale locatie als Sugar City Events is echter dat je met 50 deelnemers elkaar niet snel voor de voeten loopt.

In de volgende ruimte kan iedereen lunchen en nader kennis maken met de organiserende partners. Hier krijgen we de derde variant van het deelnemers luchtig wijzen op afstand houden in de vorm van scheidsrechters die af en toe een gele kaart trekken.

V.I.Peep Show

De leveranciers van entertainment tonen ondertussen hun creativiteit. Een dame in (regelmatig met ontsmettingsvloeistof bespoten) knuffelbal, haar enthousiasme prijsgevend met het opwaaien van een wolk glimmende snippers bij elke hug, bijvoorbeeld.

De mannen van Feestcaravan.nl zijn er ook. Niet met hun Karaoke-caravan, want daar is anderhalve meter afstand geen optie.

Als coronaproof-variant hebben zij de V.I.Peep Show, waarbij elke wannabee zanger(es) een eigen cabine heeft en je toch samen zingt onder de bezielende leiding van de zich in de centrale cabine bevindende showmaster. Volledig van elkaar gescheiden door spatschermen, de deelnemers delicaat verborgen achter velours gordijnen. Een pubquiz of iets anders, met zes personen per shift, kan natuurlijk ook.

Verschillende uitgifteconcepten

Qua catering worden er verschillende uitgifteconcepten getoond die in combinatie ook kunnen helpen om de anderhalvemetermaatregelen na te volgen, zoals een winkel en een lopende band.

En het meeste coronaproof van allemaal, en ook een mooie manier om het evenement langer te laten voortduren, de goodiebag met een smaakvolle avondmaaltijd, die de deelnemers zelf thuis kunnen opwarmen en samenstellen met behulp van de online video-instructie door de chefkok.