'Serieus' hoeft niet te betekenen 'saai’ | Conference Matters
Annemarie Luchtenburg | Anntertainment

‘Serieus’ hoeft niet te betekenen ‘saai’

Met Anntertainment bezorgt ze nationale en internationale congresgangers in Rotterdam graag een onvergetelijke ervaring. Daarvoor kiest ze niet de makkelijkste weg, want ‘wat mooi is, kost moeite’. Dit citaat van de Nederlandse filosoof Erasmus is Annemarie Luchtenburg op het lijf geschreven.

“Het Erasmus MC in Rotterdam is de grootste van de acht universitaire medische centra in Nederland. Er werken bijna 732 medisch specialisten en 11.031 medewerkers. Eén van die medewerkers ben ik.”
Aan het woord is Annemarie Luchtenburg. Drie dagen in de week werkt ze in het Erasmus MC als coördinator voor weefsel en orgaandonaties na overlijden. Daarnaast organiseert ze met haar organisatiebureau Anntertainment congressen en evenementen, meestal voor opdrachtgevers uit het medisch centrum of de universiteit. Dus ook op de andere werkdagen is ze in het MC te vinden: als ‘spin in het web’ is het wel zo makkelijk om in het web te zijn.
“Wat ik bedoel met het citaat ‘Wat mooi is, kost moeite’ dat op mijn homepage staat? Dat ik altijd alles op alles zet om evenementen en congressen die mij gegund zijn onvergetelijk te maken. Met voor de hand liggende oplossingen neem ik geen genoegen. Ik zoek altijd naar innovatieve plekken en verrassende entertainmentmogelijkheden.”

Enige in de familie

Annemarie Luchtenburg werd 39 jaar geleden geboren. Met genoegen kijkt ze terug op haar jeugd in Krimpen aan den IJssel, een dorp op twintig minuten van Rotterdam.
“Ik heb geen flauw idee waar mijn organisatietalent vandaan komt”, vertelt ze. “Mijn vader was vertegenwoordiger en mijn moeder consulente. Ook mijn zusjes en broertjes doen iets heel anders. Maar volgens mijn moeder zat het er al vroeg in. Als er iets geregeld moest worden – een vakantie, een uitje, een cadeau – deed ik dat. Eén van mijn nichtjes is precies hetzelfde. Zo grappig, ze is pas vier, maar ze neemt nu al iedereen op sleeptouw. We zeggen altijd gekscherend dat ze later mijn bedrijf gaat overnemen.”
Na haar directiesecretaresseopleiding belandt Luchtenburg meteen in het MC, waar ze als secretaresse op verschillende afdelingen werkt. Op zoek naar een beetje spanning vertrekt ze een paar jaar later met een vriendin naar Australië. “We hadden allerlei baantjes”, vertelt ze. “Eén daarvan was bij een autoverhuurbedrijf. We moesten het bedrijf promoten bij de backpackers, zodat ze bij ons een auto zouden huren om door Australië te trekken. Een kwestie van netwerken, promotiemateriaal ontwikkelen, borrels organiseren. Superleuk. Ik denk dat daar mijn interesse voor het vak werd gewekt.”
Terug in Nederland gaat Luchtenburg aan het werk bij de hoogleraar Niertransplantaties. “Ik begon als secretaresse, maar binnen twee maanden was ik coördinator van het programma ‘Nierdonatie bij leven’. Als coördinator zette ik studies op, bezocht ik congressen en organiseerde ik allerlei evenementen om het thema onder de aandacht te brengen. Ook ontwikkelde ik voorlichtingsmaterialen als dvd’s, boekjes en folders. Het thema werd alsmaar groter, ons team werd groter, we kregen meer middelen tot onze beschikking en we werden steeds innovatiever én inventiever. Het was een supergave, dynamische baan. Maar toch…”

Honderd dingen

Voor Luchtenburg kan het niet dynamisch genoeg zijn. Het liefst doet ze honderd dingen tegelijk, dan voelt ze zich het meest in haar element. “Het organiseren boeide me, daar wilde ik meer mee”, vertelt ze. “Ik schreef me in voor de HBO-studie Evenementenmanagement in Breda en ging vier jaar lang twee avonden per week naar school. Het was superpittig, maar ook helemaal mijn ding.”
“Ik was nog niet afgestudeerd of ik kreeg vanuit het Erasmus MC de vraag of ik een medisch-ethisch congres op poten wilde helpen zetten. Natuurlijk wilde ik dat! Op dat moment gold echter een vacaturestop. In overleg met de opdrachtgever ben ik toen een eigen bedrijf begonnen, zodat ik mijn uren kon factureren. Een avondje brainstormen met vrienden leverde de toepasselijke naam Anntertainment op.”
Met Anntertainment organiseert Luchtenburg officiële gelegenheden als inauguraties van hoogleraren en de oratiefeesten die de gelauwerde dames en heren aansluitend in de stad geven. Ook voor kleinschalige symposia, lustrumactiviteiten – bijvoorbeeld zoals bij het honderdjarig bestaan van de universiteit in 2013 – en grote internationale congressen draait ze haar hand niet om.
Het meest bijzondere congres dat Luchtenburg organiseerde is het 14e congres van de International Association for Therepeutic Drug Monitoring and Clinical Toxicologie (IATDMCT) dat van 11 tot en met 15 oktober 2015 plaatsvond in De Doelen in Rotterdam. Het congres werd bezocht door maar liefst negenhonderd – in plaats van de geschatte zevenhonderd – ziekenhuisapothekers, klinisch chemici, artsen en andere specialisten uit de hele wereld.

Creatieve duizendpoot

In het organisatieteam speelde Luchtenburg niet alleen de rol van conceptontwikkelaar en creatieve duizendpoot, maar stond ze ook garant voor de logistieke en praktische invulling van het evenement. “Het thema was ‘All Time High below Sea Level’”, vertelt ze. “Een spraakmakende kapstok waar we van alles aan konden ophangen: de website, de uitnodigingen, de side-events… Alles kon met een knipoog naar het Nederlandse softdrugsbeleid worden ingevuld. Het begon al bij het vorige IATDMCT-congres in 2013 in Salt Lake City. Ik was meegevraagd om enerzijds het congres en de deelnemers ‘in de vingers’ te krijgen, maar ook om ons congres te promoten. Gekleed in een oranje jurk deelde ik flyers uit, met daarbij snoepjes en sleutelhangers in pilvorm. Allemaal met een knipoog naar ‘All time high’. De reacties waren enorm enthousiast.”
Naast een thema is er volgens Luchtenburg nog een essentieel aspect die het succes van een evenement bepaalt. Namelijk dat je de deelnemers van begin tot eind bij de hand neemt. “Als je het evenement als een warme deken over de deelnemers heen legt, voelen deelnemers zich op hun gemak. In die gemoedstoestand maken ze makkelijker contact, met alle positieve gevolgen voor het vakgebied van dien. Bovendien zullen de deelnemers niet alleen het congres als onvergetelijk ervaren, maar ook Nederland en Rotterdam als gastland en -stad. Een mooie bijkomstigheid.”

Congrescrew

Als treffend voorbeeld geeft ze de zorgvuldig samengestelde congrescrew en de dinerparty, die de titel ‘Let’s get high!’ meekreeg.
“De congrescrew bestond uit studenten van onder meer de faculteit Farmaceutische Wetenschappen. Zij wilden graag naar het congres, maar konden dit niet bekostigen. Door op het congres als gastman en –vrouw te werken, konden ze er toch bij zijn. De deelnemers vonden het ook leuk om toekomstige vakgenoten te ontmoeten. Een win-win-situatie dus. Twee weken voor het congres hebben we de studenten uitgebreid gebrieft. Ook kregen ze een oranje T-shirt uitgereikt zodat ze goed zouden opvallen. Hun taak was om de deelnemers naar de juiste zalen te begeleiden, op mensen toe te stappen als ze stonden te weifelen, eventuele vragen te beantwoorden en dat soort dingen. Je merkte dat de stemming bij de crew goed was – daar had die eerste ontmoeting ook aan bijgedragen – en dat had weer een positief effect op de sfeer onder de congresgangers.”
Om niemand ‘kwijt te raken’ begeleidden de crewleden de deelnemers na het congres in groepjes naar het feest in de Laurenskerk. Mede dankzij de cateraar was het thema tot in de puntjes doorgevoerd. De obers hadden een labjas aan, de bar was ingericht als een laboratorium, er waren cocktails waar een ‘walm’ vanaf kwam, er was een zuurstofbar, een ‘wiettuintje’ met jonge groentespruiten, bonbons met sprinkhanen, cacao snuiven en noem maar op. Er was live muziek én een dj. Er was ruimte om te netwerken, maar ook om te dansen. Het was geweldig. Sterker nog: veel deelnemers gingen helemaal los op de dansvloer!”

Afterparty

“Na de dinerparty ging het feestje nog even door in de nabijgelegen bar ‘Break Away’, waar de deelnemers – bijna iedereen ging mee – weer door de crewleden heen werden gebracht. Omdat we hadden voorzien dat dit zou gebeuren, hadden we de eigenaar vooraf ingelicht dat er een afterparty aan zat te komen. Het mooie hieraan was dat we de groep weer bij elkaar hadden weten te houden. Tijdens het congres fungeerde deze bar ook al als officiële ‘Break Away’. Dat wil zeggen dat wie zin had om het congres even te onderbreken, bij ‘Break Away’ congresgenoten kon ontmoeten. Dat werkte heel goed.”
En zo waren er nog veel meer ideeën die het congres levendig maakten. De deelnemers kregen bijvoorbeeld een sponsorpaspoort die ze konden vullen met stempels van de sponsors en exposanten. Daarmee maakten ze kans op een genetisch paspoort van duizend euro; een zeer gewild item onder deze doelgroep.
Luchtenburg: “De closing ceremony was druk bezet. Ik denk dat de paspoorten een goede trigger waren om de mensen bij het congres te houden.” En dan waren er nog de nodige sociale programma’s, zoals guided tours naar Delft, Amsterdam en Rotterdam en een Early Morning Run door Rotterdam.

Shirt als aandenken

Achteraf kan Luchtenburg vanuit de grond van haar hart zeggen dat het congres een ‘All Time High’ was. Voor de projectgroep, voor de crew, maar vooral voor de deelnemers. “Ze wilden na afloop zelfs onze oranje T-shirts hebben, als aandenken! Ik heb al heel wat congressen bezocht en georganiseerd, maar dat had ik nog nooit meegemaakt. Natuurlijk hebben we de shirts vrolijk uitgedeeld.”
“Zo zie je maar: de inhoud van een congres is héél belangrijk, maar ontspanning is minstens zo belangrijk.” De Rotterdamse congresorganisator benadrukt het nog maar eens. “Gelukkig begint dat tot steeds meer opdrachtgevers door te dringen. ‘Serieus’ hoeft niet te betekenen ‘saai’. In tegendeel! Tijdens de social events leren mensen elkaar juist kennen. Dáár ontstaan de baanbrekende ontdekkingen van de toekomst.”

 

© Thomas Fasting