Hoe belangrijk is social media voor de promotie van congressen?

‘Social media is een heel belangrijk sales- en communicatiekanaal voor ons’

Wat is de wereld nog zonder Facebook, Instagram, LinkedIn en Twitter? Veel organisaties en bedrijven zetten social media breed in als belangrijk sales- en communicatiekanaal. Andere zweren nog bij (mail)post en poster. Hoe zit dat in de congresindustrie?

Anita van ZantenAnita van Zanten, Managing Director Interactie

‘Ouderwetse folder bleek juiste aanjager’

“Als we reclame willen maken voor een van de congressen die Interactie organiseert, zetten we in op meerdere communicatiekanalen. Bijvoorbeeld om informatie over de sprekers op onze congressen te delen. Wij vragen aan de sprekers leuke quotes die we op social media plaatsen om zo mensen te verleiden om zich in te schrijven voor het congres. Hoe meer tamtam, hoe groter de kans dat iets wordt opgepikt. We maken veel gebruik van LinkedIn, minder van Twitter en Facebook en Instagram zien we helemaal niet als een geschikt medium voor ons.”

“Of het gebruik van social media werkt, hangt af van de doelgroep en het soort congres. Er is bijvoorbeeld een duidelijk verschil tussen artsen en verpleegkundigen als het gaat om bereik. Artsen sturen we doorgaans via de mail een directe uitnodiging toe. Sowieso hebben we veel adressen in ons bestand zitten die allemaal een directe mail van ons krijgen.”

“Registratie voor congressen gebeurt nooit via social media, maar alleen via de website of mail. Desgevraagd geeft nog geen tien procent aan dit via social media te willen. Velen werkzaam in de medische wereld worden namelijk gek van alle reclame die ze over zich heen gestort krijgen. Daarom lezen ze al die berichten helemaal niet. Dus doen wij het op de manier waarop we hen al jaren benaderen.”

“Vorig jaar hebben we heel ouderwets ook weer eens een foldertje laten drukken en dit gestuurd naar de mensen in ons bestand. Aanleiding was de geringe response die we kregen op een congres. De folder bleek een juiste aanjager want daarna ging het als een trein. We weten nu dus dat mensen echt geneigd zijn om de digitale media simpelweg weg te klikken en een gedrukte folder uit de post wel te lezen. Ik kan me voorstellen dat je bij iemand uit de ICT daar niet mee aan hoeft te komen, maar onze wereld is kennelijk behoudender.”

Martin VoigtMartin Voigt, Marketing Strategy Manager Emerce

‘Onze strategie is omnipresence’

“Emerce is een online platform met daarop onder andere nieuws, specifieke topics, een vacaturebank, onderzoekdatabase en een opleidingensectie. Daarnaast brengen we professionals live bij elkaar met heel veel evenementen, van klein tot groot. We hebben vijf inhoudelijke pijlers: technologie, marketing, innovatie, venture en e-commerce. We kijken zelf goed naar nieuwe technologie, dus hoe we die wel of niet kunnen inzetten.”

“Wij maken gebruik van een gezonde mix van oude en nieuwe media, maar de rol is wel volledig omgedraaid met de situatie toen jaar geleden. Online is leading, live volgt daarna en print is ondersteunend aan het merk.”

“We hebben veel mensen in de database die we per e-mail bereiken wat dit een belangrijk kanaal voor ons maakt. Daarnaast maken we gebruik van sociale media om te communiceren met onze doelgroepen. Dat kan over van alles zijn en is vooral vanuit de content. Maar ook informeren over opleidingen, evenementen en online diensten.”

“Onze strategie is dus eigenlijk een omnipresence omdat we merken dat het nodig is. We zitten immers in een competitieve markt. Dat betekent dat je overal aanwezig moet zijn.”

“Awareness vergroten, daarvoor is social media het effectiefst. Communiceren met je achterban. We besteden nu echt veel meer tijd aan Instagram, LinkedIn en Twitter dan een paar jaar geleden.”

“De redactie van ons vakblad maakt er gebruik van om artikelen aan te kondigen of onder de aandacht te brengen en in gesprek te gaan met haar lezers. Dat vinden wij heel erg passen bij deze tijd. Bezien vanuit de marketingkant is het gebruik van social media interessant om te attenderen op onze activiteiten. Kortom, bij Emerce vullen oude en nieuwe media elkaar goed aan.”

Malou BrinkmanMalou Bruikman, online marketingcoördinator WorldSkills Netherlands

‘Steeds meer live-verslaggeving op Facebook’

“Elke twee jaar doet Nederland mee aan het grootste beroepenevenement ter wereld, WorldSkills. Dertig Nederlandse kampioenen in 27 beroepen, allen mbo-studenten, namen het eind augustus in Rusland op tegen 1.600 deelnemers uit ruim zestig andere landen. Team NL behaalde elf medals of excellence.”

“Voor de verslaggeving van dit WK voor beroepen, maar ook de overige WorldSkills Netherlands-evenementen zoals Skills The Finals, het NK voor beroepen en EuroSkills, zetten we zwaar in op het gebruik van social media. Alle foto’s, video’s en live-uitzendingen die we op locatie maken, gaan direct online zodat iedereen kan zien hoe het Nederland vergaat.”

“Vooral de video’s op Facebook worden door een groot publiek bekeken. Ook via Twitter en Instagram verspreiden we nieuws waarbij we ons met het laatste vooral richten op jongeren.”

“Om studenten enthousiast te maken voor WorldSkills bewandelen we meerdere wegen, zowel offline als online. Door posters en flyers in de scholen op te hangen, via social media en social advertising laten we zien hoe leuk het is om je skills te meten tijdens de kampioenschappen. Posters en folders verspreiden werkt goed voor dit doel, net als het gebruik van social media. Omdat de scholen de uiteindelijke aanmelding moeten doen, benaderen we die naast Twitter, Facebook en LinkedIn ook via nieuwsbrieven, mail en telefoon omdat de contacten met scholen er al zijn.”

“Dit jaar deden we meer live verslaggeving via Facebook dan in andere jaren. Een bewuste keuze omdat het bereik van onze live-video’s blijft stijgen. Vanuit Rusland gingen we elke dag twee keer live op Facebook, plaatsten we dagelijks een hoogtepuntenvideo op alle social mediakanalen en ’s avonds een aflevering van The Orange Room waarin een social influencer en oud-deelneemster aan EuroSkills de wedstrijddag bespraken met het NL Team. Zo kunnen we met social media hopelijk het beroepsonderwijs in de spotlights zetten want het vakmanschap in Nederland is hard nodig.”

Sander HofmanSander Hofman, social media-specialist bij de Nederlandse Vereniging van Doktersassistenten (NVDA)

‘Via Facebook meningen van de leden peilen’

“Facebook is met ruim achtduizend volgers met afstand ons populairste sociale communicatiekanaal. Met Twitter en Instagram, respectievelijk 342 en 672 volgers, zijn we vanaf 2016 begonnen. We merken dat Instagram de laatste tijd pas een beetje begint te lopen. Ik ben nu bezig om te kijken wat de meest effectieve manier is om social media te gebruiken voor de NVDA.”

“Op Facebook plaatsen we vooral interessant nieuws voor de doelgroep dat we tegenkomen op de sites van brancheorganisaties en nieuwszenders als de NOS of NU.nl. Twitter gebruik ik vooral om te retweeten, niet om zelf dingen aan te zwengelen. Met Instagram wil ik proberen om de groep van duizend studentenleden beter te bereiken.”

“We zien dat bepaalde beelden scoren, maar andere foto’s juist helemaal niet. Een NVDA-lid dat een bloemetje heeft gekregen komt meer binnen en krijgt veel meer likes dan stockfoto’s bijvoorbeeld. Het antwoord luidt dus: meer mensen laten zien, meer interactie. Dus moeten we voor de nieuwsgaring veel meer het land in.”

“Facebook is tevens een belangrijk kanaal om meningen van onze leden te peilen over bepaalde onderwerpen. We zien daar vaak flinke reacties op. Er is bijna elke dag wel nieuws over de gezondheidszorg, maar we zien dat het de doktersassistenten direct moet aangaan om reacties los te maken. In het algemeen ontvangen zij beleid en regels minder enthousiast, persoonlijke verhalen daarentegen zeer goed.”

“Naast social media zijn het vakblad van de NVDA en onze direct mailings naar alle leden en andere geïnteresseerden ook belangrijke communicatiekanalen. Voor ons tweejaarlijks congres gebruiken we alle kanalen om nieuws te verspreiden, zodat iedereen op de hoogte is over inschrijving, sprekers, et cetera. Social media hebben we daarom zeker nodig. Voor vragen, ook over evenementen, pakken onze leden nog altijd eerder de telefoon. Buiten díe lijn kunnen we dus zeker niet.”

Jelke BrandhofJelke Brandehof, communications and membership officer Eurosite

‘In de praktijk blijkt face-to-face de beste methode’

“Eurosite is een netwerkorganisatie van natuurbeheerders in Europa met als doel het delen van kennis en ervaring. Vanuit Nederland zijn bijvoorbeeld Staatsbosbeheer en Natuurmonumenten aangesloten bij Eurosite. Sinds 1989 groeit het netwerk en worden  jaarlijks meerdere congressen, workshops en andere meetings gehouden. Deze herfst organiseren we bijvoorbeeld een studiereis naar Schotland en vieren we in Italië het 30-jarig bestaan van Eurosite tijdens de jaarvergadering die wordt gehost door WWF Oasi, onderdeel van de Italiaanse tak van het Wereld Natuur Fonds.”

“Voor nieuws over de evenementen zetten we Facebook, Twitter en LinkedIn in omdat dit de korte lijntjes naar onze leden toe zijn. Op Twitter plaatsen we bijvoorbeeld de aankondigingen of updates, maar ook korte berichten over nieuw beleid of belangrijke ontwikkelingen in de Europese Commissie op het gebied van natuurbeheer. Ook tijdens evenementen geven we zo updates voor leden en andere geïnteresseerden die niet aanwezig zijn.”

“Social media zijn dus belangrijk om het contact te onderhouden met onze achterban maar ook met potentiële nieuwe leden. Tijdens de crisis was er even een dip, maar we zien dat er de laatste jaren weer groei zit in ons ledenbestand.”

“Hoe snel en doeltreffend het gebruik van social media ook is, in de praktijk blijkt dat face-to-face netwerken voor onze leden het beste werkt. Bij netwerkmogelijkheden tijdens evenementen heb je meteen interactie.”

“We houden onze leden ook op de hoogte via nieuwsbrieven die ze per mail ontvangen. Hetzelfde geldt voor speciale campagnes. Sporadisch gaat er iets per post. In principe is dat alleen het geval bij nieuwe leden die een welkomstpakket ontvangen.”

“Kort samengevat: social media ja, maar alleen als ondersteunende tool. Of je bericht via Twitter aankomt of verloren gaat in een bak van tweets weet je immers ook niet. En zoals gezegd, live netwerken is voor onze leden de beste methode om kennis en ervaring uit te wisselen zonder het wiel opnieuw uit te hoeven vinden.”