‘Stilstaan is geen optie’ | Conference Matters
Caroline van Reenen | HoeZo congresorganisatie

‘Stilstaan is geen optie’

Hard werken, een bedrijf runnen, ertoe doen in de maatschappij. Caroline van Reenen zou niet anders willen. Haar tomeloze energie stopt ze onder meer in haar bedrijf HOEZO! Projectmanagement en Congresorganisatie en in het Platform VrouwenNetwerken van VNO-NCW/MKB-Nederland.

“Ik heb altijd bewondering gehad voor sterke vrouwen. Vrouwen als Neelie Kroes en Annemarie Jorritsma. Zij zijn het levende bewijs dat je het moederschap prima kunt combineren met het ondernemerschap en leiderschap. Als ik naar mezelf kijk zou ik daar aan toe willen voegen: het één versterkt het ander. Doordat ik werk ben ik een betere moeder. En doordat ik moeder ben, ben ik een betere leidinggevende.”
Aan het woord is Caroline van Reenen. Met haar bedrijf HOEZO! Projectmanagement en Congresorganisatie in Haarlem organiseert ze zo’n tachtig tot honderd congressen per jaar. Eigen titels en congressen in opdracht. De deelnemersaantallen variëren tussen de honderd en drieduizend personen.
Ook haar eigen moeder was een voorbeeld, vervolgt ze. “Mijn ouders waren allebei tandarts. Na de scheiding stond mijn moeder er alleen voor. Met drie jonge kinderen was het hard werken. Ze zorgde voor ons en hield praktijk aan huis. Ik vond het stoer. Van jongs af aan prentte ze ons in: je moet als meisje voor jezelf kunnen zorgen en wellicht ook voor je kinderen. Zorg dat je nooit je hand hoeft op te houden. Dat heb ik goed in mijn oren geknoopt.”
“Mijn man is ook ondernemer, maar door thuis goed te communiceren en organiseren – en met hulp in de huishouding en een lieve oppas – lukt het ons om naast ons gezin met vier kinderen allebei onze passie te volgen.”
Van Reenen is niet alleen een vrouw van woorden, maar ook van daden: “Je kunt wel van alles verkondigen, maar als je iets belangrijk vindt, moet je het ook gewoon doen.” Dus ontwikkelde ze samen met Madelon Dik de collegetour over vrouwelijk leiderschap. En daarom is ze sinds 2011 voorzitter van het VNO-NCW Vrouwennetwerk, sinds 2014 lid van het Dagelijks Bestuur van VNO-NCW West en sinds april 2015 voorzitter van het Platform VrouwenNetwerken VNO-NCW/MKB-Nederland.

Studentenleven

Het studentenleven bracht de Haagse Van Reenen naar Leiden en vervolgens naar Amsterdam. “Arbeids- en organisatiepsychologie was een vrij nieuwe studierichting”, vertelt ze. “Vooraf wist ik zelf ook niet precies waar ik aan begon, maar de studie sloeg de spijker op z’n kop. Alles wat ik interessant vond zat erin: arbeidsrecht, werving & selectie, training, markt & management, ziekteverzuim, arbeidsongeschiktheid, noem maar op. Echt superleuk.”
Maar begin jaren negentig was het slecht gesteld met de arbeidsmarkt. De banen lagen niet voor het oprapen, zeker niet voor pas afgestudeerde arbeidspsychologen. Van Reenen: “Bedrijven kregen zelfs subsidie als ze een psycholoog aannamen. Wij waren de kneusjes van de arbeidsmarkt. Ik heb zelfs een baan geweigerd omdat bleek dat het om die subsidieregeling ging. Ik dacht: als je me niet wilt hebben om mezelf, dan maar niet.”
Met een bijbaan als stewardess was het niet zo heel bezwaarlijk om verder te moeten zoeken. “Een vriendin van me werkte als stewardess bij Martinair. Ze vond het ook ‘echt iets voor mij’. Ik solliciteerde en werd aangenomen. Al snel vloog ik de hele wereld over. Als bijbaan tijdens mijn studie! Stel je voor: je bent begin twintig, je mag rondhobbelen met zo’n trolley, je mag mensen helpen en op hun gemak stellen, je verblijft in de beste hotels op de mooiste plekjes… Het voelde als één grote vakantie en ik kon er mijn studie nog mee betalen ook. Later, als congresorganisator heb ik er ook veel aan gehad. Als je ergens leert gastvrij en tegelijk doortastend te zijn, dan is het wel in de lucht.”

Congresontwikkelaar

Tijdens een reis valt Van Reenens oog op een advertentie van Elsevier, nu Reed Business. “Ze zochten congresontwikkelaars”, zegt ze. “Ik zat meteen vol ideeën, zag allerlei nieuwe congressen voor me. Tijdens het sollicitatiegesprek had ik een lijstje met thema’s bij me. Dat hadden ze nog nooit meegemaakt.”
Van Reenen kon gelijk aan de slag. “We werkten in een groot hecht team. De sfeer was studentikoos. We kregen volop de ruimte om nieuwe gebieden te ontginnen, thema’s aan te kaarten en daar congressen omheen te ontwikkelen. Tegelijkertijd was het erg Amerikaans. Elke dag kreeg je de cijfers voorgeschoteld en wist je hoe je ervoor stond. Je werd afgerekend op de omzet. Voor mij werkte dat, maar soms was het ook hard. Als je moest concurreren met collega’s bijvoorbeeld. Maar door de bank genomen was het een vooral een hele gezellige tijd, waarvan ik ontzettend veel heb geleerd.”
Het moederschap verandert het één en ander. Van Reenen woont met het haar man en kinderen in Driebergen, terwijl Reed-Elsevier – dan nog – in Vlaardingen is gevestigd. “Het reizen begon me op te breken”, vertelt ze. “Stónd ik weer in de file, kon ik onze buurvrouw bellen of ze alsjeblieft de kinderen van de crèche wilde halen en moest ik me weer verantwoorden: waarom moest ik zo nodig werken? Ik werd er moe van en voelde me schuldig. Tegenover mijn kinderen, maar ook tegenover mijn werkgever. Ik kon beiden niet de aandacht geven die ik wilde. Het roer moest om. Elsevier wilde me eigenlijk niet laten gaan, maar mijn besluit stond vast: ik stopte ermee.”

Betaalbare congressen

Dankzij één van de uitgevers met wie Van Reenen bij Elsevier had samengewerkt, kwam ze – na een periode van ‘wat meer thuis en wat minder werk’ – op het idee een eigen congresorganisatiebureau te beginnen. “Elsevier had een uitgeverij overgenomen die gespecialiseerd was in vakbladen op het gebied van arbeidsmarkt, sociale zekerheid, kinderopvang, personeelsmanagement en schuldhulpverlening”, legt ze uit. “Ze zochten iemand die betaalbare congressen wilde ontwikkelen. Dat was helemaal in mijn straatje! Budgetcongressen waren toen nog uniek; in die tijd was het heel normaal dat deelnemers duizend euro per dag voor een congres betaalden. Het was dan ook een hele uitdaging om met een beperkt budget een aantrekkelijke bijeenkomst te organiseren waar genoeg deelnemers op af kwamen om winst te maken. Daarnaast moesten de congressen ook nog een tool zijn om abonnementen te verkopen. Eén van de eerst congressen die ik organiseerde ging over schuldhulpverlening. Van de 180 deelnemers, waren zeventig mensen al abonnee van het vakblad. Tijdens het event namen de andere deelnemers ook allemaal een abonnement. Missie geslaagd, dus.”

Nuclear Industry Summit

Wat in Driebergen begon met twee parttimers op zolder is in veertien jaar uitgegroeid tot een sterk bedrijf met elf medewerkers. Naast eigen congressen, zoals Communicatie Overheid, Kinderopvang en Peuterspeelzaalwerk, SD van de Toekomst en Schuldhulpverlening en Armoede, is het portfolio gevuld met opdrachtgevers als Divosa, Kwaliteits Instituut Nederlandse Gemeenten (KING), Philips, Marktplaats, Free Press Unlimited, Reed Business en vele anderen.
“Eén van de meest recente hoogtepunten was de organisatie van de Nuclear Industry Summit vorig jaar”, vertelt Van Reenen desgevraagd. “Terwijl de wereldleiders bij elkaar waren voor de Nuclear Summit in Den Haag, togen in hun kielzog de Captains of Industry naar Amsterdam voor hun eigen congres. Drie dagen Beurs van Berlage, tweehonderd deelnemers – waaronder ministers en zware handelsdelegaties –, een stuk Holland-promotie met bezoeken aan Amsterdam en thema-gerelateerde locaties. En alles natuurlijk tot op het bot beveiligd. Het was fantastisch om te organiseren en heel bijzonder om mee te maken.”
Naast de vele ups waren er ook een paar downs. Zoals de verhuizing in 2007. “Nu ben ik er blij mee, maar toen was het hel. Ik raakte mijn medewerkers kwijt, de oppas, de hulp, buren, vrienden. De kinderen moesten naar een andere school. Het nieuwe huis moest een thuis worden… we moesten ons leven van scratch opbouwen. En dan moest ik ook nog op zoek naar een nieuwe locatie en medewerkers voor mijn bedrijf… Ik snap niet hoe ik het voor elkaar heb gekregen, maar het is gelukt.”

Futiliteit

En dan is er nog iets: afgelopen zomer raakte ze na negen jaar Rijkswaterstaat als opdrachtgever kwijt. Door een futiliteit. “Elke drie jaar doen we mee aan een aanbesteding voor Rijkswaterstaat”, verklaart Van Reenen. “Er deden ruim twintig bureaus mee. We kregen bericht dat we door de eerste ronde waren, met zes andere bureaus, en dat we binnen twee dagen een ‘Gedragsverklaring Aanbesteding’ dienden aan te leveren. Dat was voor ons nieuw. We wisten dat het eraan zat te komen, maar de verklaring lag nog niet op de plank. We hebben ‘m direct aangevraagd en binnen twee weken hadden we ‘m in huis. Maar het mocht niet meer baten. We kregen te horen dat we, net als vier andere bureaus, uit de procedure waren gegooid. Als ik verlies op kwaliteit heb ik er vrede mee, maar dit vind ik onverteerbaar. Ik maak dan ook graag van de gelegenheid gebruik om collega’s te waarschuwen, want dit gun ik niemand: Wees voorbereid en vraag die gedragsverklaring zo snel mogelijk aan!”

Registraid

Van Reenen zou van Reenen niet zijn als ze zich hierdoor uit het veld liet slaan. “Natuurlijk heeft het kwijtraken van een opdrachtgever gevolgen. In ons geval hebben we twee contracten niet kunnen verlengen. Dat deed mij en mijn medewerkers pijn. Maar zo’n gebeurtenis motiveert ook om er een tandje bij te zetten. Inmiddels is onze portefeuille weer goed gevuld.”
“Stilstaan is geen optie”, gaat ze verder. “Ik kijk altijd vooruit. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor de automatisering. Ik heb altijd geïnvesteerd in goede software. Uiteindelijk heeft dat tot de ontwikkeling van ons eigen registratiesysteem geleid: Registraid.com. In 2008 gingen we op zoek naar een nieuwe registratietool waarin alle backoffice werkzaamheden geïntegreerd zou zijn, maar geen enkel systeem voldeed aan onze wensen. Dus besloten we onze eigen software maar te gaan ontwikkelen. Inmiddels is Registraid uitgegroeid tot een zelfstandig systeem, waarmee al meer dan 130.000 deelnemers van circa 500 congressen en evenementen zijn geregistreerd. Steeds als we ergens tegenaan lopen waarvan we denken ‘dat kan efficiënter’, zetten we onze software-ontwikkelaar aan het werk. Inmiddels is het systeem uitgebreid met de complete eventhandling, op maat gemaakte websites, social media integratie, apps en nog veel meer.”
Van Reenen denkt eraan Registraid binnenkort als zelfstandig bedrijfsonderdeel in de markt te zetten… Het maakt eens te meer duidelijk dat Van Reenen een vrouwelijke ondernemer pur sang is. Met de nadruk op vrouwelijk en het accent op ondernemer. En andersom.

 

© Thomas Fasting