Storytelling met congressen: Wat is jouw verhaal? | Conference Matters

Wat is jouw verhaal?

De Sherlocked opening experience laat zich het best omschrijven als een outdoor escape room. De deelnemers aan MPI’s European Meetings & Events Conference (EMEC) leren zo de Spaanse gaststad Sevilla kennen, smeden onderwijl een diepere band met elkaar en zetten hun benen en grijze cellen aan het werk.

De queeste

Bij de fontein in het midden van Plaza de España krijgen gelegenheidsgroepjes van vijf door leden van The Society of the Crossed Keys een raadsel overhandigd ter indicatie van hun volgende informatiebron.
En zo begint voor ieder vijftal een queeste die een oud geheim moet ontwaren. Een schatkaart die zijn geheimen pas prijsgeeft na te zijn opgewarmd brengt de groep naar de volgende halte. Daar dient collectief een flesje die staat voor een persoonlijke waarde te worden gekozen. De inhoud stelt de groep voor een uitdaging. De emoties die daardoor werden opgeroepen gaan op schrift weer terug in de fles. De tocht eindigt bij de Torre del Oro (Tower of Gold) gelegen aan de rivier Guadalquivir. De kade ademt nog de sfeer van 1519 toen de Iberische ontdekkingsreizigers Magellan en Elcano koers zetten voor de eerste vaartocht om de wereld, die de laatste van hen drie jaar later volbracht.

Uitdagende schatkist

Ook de EMEC-deelnemers monsteren aan op een boot. De vijftallen worden gebundeld tot een groter collectief en krijgen een schatkist aangereikt. Na die geopend te hebben met de onderweg verzamelde sleutels volgt de uitdaging om op basis van rebussen en raadsels een selectie te verzamelen van de kleine flesjes met ingrediënten die zich in de schatkist bevinden.
Na een korte vaartocht vindt de finale plaats op de trappen van het Navigation Pavilion, een erfenis van de wereldtentoonstelling die in 1992 in Sevilla plaatsvond. Daar voegt elk collectief de verzamelde ingrediënten toe aan een metalen kookpot, om zo het – nog steeds secret – elixer te brouwen.
De Sherlocked opening experience heeft de deelnemers een voorgekookt verhaal laten beleven, waarvan ze het recept aangevuld met eigen ingrediënten en inzichten ongetwijfeld zullen doorvertellen.

Dear World

Maar wat is ieders eigen verhaal? Gecondenseerd tot één frase. Die uitdaging krijgen de deelnemers gepresenteerd op opening night in het Navigation Pavilion. Maar pas nadat er een cava is genuttigd, waar de deelnemers eerst uit een mini-flesje het elixer aan hebben toegevoegd.
Keshia Hannam neemt haar publiek mee in het Dear World project waarvan ze ambassadeur is. Het begon met een documentaire fotosessie waarmee Robert X Fogarty de veerkracht van de inwoners van New Orleans wilde vastleggen. Ieders liefdesbericht aan de stad werd met zwarte stift op een lichaamsdeel geschreven en daarvan werd een portret gefotografeerd. De impact van dit project zette Fogarty aan om wereldwijd vergelijkbare fotosessies uit te voeren. Hij fotografeerde onder meer overlevenden van de bombardementen op de Boston Marathon, Syrische vluchtelingen en voormalige kind-slaven in Jaipur, India.

Cultureel overstijgend

Inmiddels is Dear World uitgegroeid tot een wereldwijde non-profit organisatie. Meer dan 125.000 mensen zijn al gefotografeerd. Niet meer alleen thematisch, maar ook individuen en (gelegenheids)groepen.
De beeldtaal, waarbij mensen hun eerlijke en oprechte boodschap op hun lijf of ledematen hebben gekalkt, blijkt cultureel overstijgend. Het is een bijzondere combinatie van reflectie, zelfexpressie en storytelling.

Sense of belonging

“We create a sense of belonging”, verduidelijkt Keshia Hannam. “Dear World portraits are powerful. They give people the power to share their story and take their portrait.”
Na het verhaal achter haar eigen Dear World foto te hebben verteld richt ze zich tot haar publiek. “What is the story that only you can tell? All we ask is that it be meaningful to you.”
Met behulp van een klein notitieboekje met wat vragen worden de deelnemers onder de motiverende begeleiding van Hannam stapsgewijs door het proces geleid. Het feit dat je dit samen met een disgenoot doet, maakt het nog eenvoudiger. Iedereen kan zijn of haar verhaal aan iemand vertellen en krijgt feedback om de achterliggende boodschap helder te krijgen en/of aan te scherpen.
Diezelfde avond en gedurende de congresdagen daarna kan iedere deelnemer zijn of haar op het lijf geschreven boodschap professioneel laten fotograferen door het team van Dear World.

Heldenreis

Storytelling is een van de streams in het inhoudelijke programma van EMEC 2020 Sevilla.
Spreker Ask Aggar maakt duidelijk dat de verhalen waar we ons aan laven, of het nu in boekvorm is of als film, voor het overgrote deel allemaal dezelfde opbouw kennen. Aggar is CEO van het Deense bedrijf Workz en past deze kennis toe in learning games, storytelling, change management and strategy execution.
The heroes journey die onder andere door Disney als ultieme kunst is verheven doorloopt steeds dezelfde twaalf stappen, vertelt hij. En net als bij de Dear World foto’s blijkt die verhaalopbouw culturen overstijgend.

Geen haast

Met regelmatige verwijzingen naar de Star Wars saga en The Lord of the Rings trilogie doorlopen we met Aggar de door menig held bewandelde weg. Daarbij krijgen we een vertaling naar de opbouw van een event of het ontwikkelen en implementeren van een (nieuwe) bedrijfsstrategie.
Verhalen beginnen in een gewone, doorgaans vredige situatie. Die creëren is belangrijk, want niemand staat in de fase open voor heroïsche activiteiten. Ook jouw congresdeelnemers niet. Don’t rush into things, is Aggars advies.
Dan is er de oproep om het avontuur aan te gaan. De (soon to be) heroes beantwoorden die meestal met een weigering. De mentor komt ten tonele en vervolgens zal de hoofdpersoon de drempel oversteken van de gewone wereld naar de bijzondere wereld. Deze belangrijke transitie vindt verdacht vaak plaats in een bar, betoogt Aggar. De klassieke fout bij events en bedrijfsveranderingen: in de bar blijven hangen; goede voornemens hebben, maar die uitvoeren.
In verhalen wordt de held vervolgens getest, een situatie waarin de mentor doorgaans schittert in afwezigheid en vrienden en vijanden worden gemaakt. Na het vinden van de juiste aanpak volgt de fase van de dood en hergeboorte, waarin jongens mannen worden; waarin deelnemers en organisaties daadwerkelijk veranderen. En daarvoor worden ze natuurlijk beloond, met een magisch zwaard bijvoorbeeld.

De weg terug

De fout is om te denken dat de beloning het einde is, stelt Aggar. We zijn nog maar op driekwart van het verhaal. In films en boeken volgt nu de weg terug naar de oorspronkelijke wereld, die bijvoorbeeld wordt gekenmerkt door het in grote getalen quasi doden van vijandige wezens. Daarna volgt de wederopstanding en keert de held terug met het elixer, de oplossing, om te ontdekken dat hij en zijn oorspronkelijke wereld (ten goede) zijn veranderd.
Het laatste kwart van de heroes journey is voor congressen een lastige concluderen de deelnemers. Die zal zich namelijk doorgaans na het evenement afspelen, buiten de directe invloedsfeer van de facilitatoren. Je kunt de deelnemers helpen om met elkaar in contact te komen na het congres, geeft Ask Aggar als suggestie.

Universele betekenis

De verhaallijn is dus duidelijk, maar hoe kom je tot de benodigde ingrediënten? Dat is eenvoudiger dan je denkt, vertelt Katja Subrizi Wessling van Kaospilot Experience Design in haar sessie. Het begint bij een core mindset.
Jaarlijks onderzoek onder ruim 100,000 personen uit landen en culturen over de hele wereld door innovation consulting firm Cheskin hebben een lijst van vijftien begrippen opgeleverd die mensen betekenisvol vinden: accomplishment, beauty, community, creation, duty, enlightenment, freedom, harmony, justice, oneness, redemption, security, truth, validation, wonder. Gebruik er enkele als vertrekpunt om de congresbeleving vorm te geven, adviseert Subrizi Wessling. Wie zich hier verder in wil verdiepen die leze het boek Making Meaning over het ontwikkelen van customer experiences.
Streef naar gedeelde ervaringen. Een essentieel onderdeel voor een goed ontworpen experience, aldus Subrizi Wessling. En uiteindelijk moet je geen experience ontwerpen, maar er één creëren. Het eerste is immers hetzelfde als het blijven hangen in de bar in de heroes journey.

Eenvoudig en effectief

Je kunt experience design zo eenvoudig of gecompliceerd maken als je zelf wilt, maar passend binnen de huidige tijdsgeest is simpel en snel toch het parool, verduidelijkt Katja Subrizi Wessling. Geen oeverloze brainstormsessies en ontwikkelingstrajecten. Juist korte gedachtewisselingen om te komen tot nieuwe ideeën en die vervolgens testen en tweaken.
Net als bij Dear World doen we zo’n sessie met een tafelgenoot. Ieder schrijft een ontwerp uitdaging op. Leest het voor aan de ander. Die stelt vragen ter verduidelijking. Je selecteert enkele van de vijftien universal meanings en komt met een of meer ideeën voor het event van je tafelgenoot. Eenvoudig en effectief zo blijkt.

Voorbijglijdend verhaal

“How excited are you?”. In zijn masterclass Storytelling, die plaatsvindt in het klassieke opera house Teatro de la Maestranza, houdt Paul Hughes de deelnemers goed bij de les door ze regelmatig deze en andere vragen te stellen. Zijn manier van presenteren is bijzonder. Hij schrijft zijn stellingen en tips op een grote rol papier die gedurende de presentatie verder over de tafel wordt uitgerold. De deelnemers die om de tafel zitten zien zo langzaam het verhaal voorbij glijden.
Hij benadrukt nog eens het belang van storytelling: in the past the King ruled and the poet moved people (through emotions). Daarmee grijpt hij wel terug naar een tijdperk dat dichters in hoog aanzien stonden. Hughes zelf stelt ook in de tegenwoordige tijd professionele verhalenvertellers boven deskundige sprekers. Stories create emotions that create motion. Het denken beïnvloedt slechts voor 5 procent onze acties; emoties en intuïtie 95 procent.

Vierde dimensie

Ook in zijn verhaalopbouw worden cirkels doorlopen, maar hij voegt er nog een ‘vierde dimensie’ aan toe. Dat is de verhaallijn die meerdere events combineert. “How are your events connected?”, is volgens Hughes een belangrijke vraag. Hier ligt ook een oplossing voor the road back probleem zoals naar boven kwam in de sessie van Ask Aggar.
Belangrijk vertrekpunt bij het ontwerp van een congres is het identificeren van de pijnpunten van de beoogde deelnemer. In alle communicatie moet voor de (potentiële) deelnemer duidelijk zijn dat de organisatie hem of haar begrijpt en meevoelt met de problematiek van alle datgdie men in het werk ervaart. En natuurlijk de belofte dat er een oplossing is. Maar dan moet diegene wel in actie komen, zowel voor het congres (inschrijven), als tijdens (actief deelnemen), als daarna (het geleerde toepassen).

De kracht van events

De kracht van events is, dat waar mensen in hun dagelijkse werk veelal competitief zijn, er tijdens een bijeenkomst collectiviteit wordt betracht, aldus Hughes. Daar ligt het oplossend vermogen van meetings.
De tips en adviezen glijden in een gestage stroom over tafel. Nog een laatste van Paul Hughes: Eindig nooit met een vragenronde. Over de content daarvan heb je geen controle, terwijl de discussie die op basis van de laatste vraag wordt gevoerd het beste wordt onthouden. En dus rolt Hughes zijn papier weer op, ondertussen zijn stellingen en tips herhalend.

De cirkel is rond

MPI Spanje, als organisator van EMEC 2020, maakt het verhaal van deze European Conference ook rond door in de slotsessie drie deelnemers op het podium hun verhaal te laten vertellen, natuurlijk met hun indrukwekkende Dear World foto op de achtergrond.
Onder leiding van SongDivision’s Sam McNeill lopen we zingend de zaal uit. Op weg naar de 2021 editie van EMEC in Brighton. The saga will continu.