The devil is in the details | Conference Matters
Steffen Kalverboer - directeur Creator Meeting Support

The devil is in the details

Iedere meeting professional is inmiddels weer volop aan het werk na een zomer waarin je met wat geluk lekker hebt kunnen uitrusten. Geluk, want in de hele meeting branche hoor ik dat het druk was, is en nog meer zal worden. Hartstikke mooi zullen de meeste denken, maar het moet allemaal wel worden weggewerkt en ook nog eens goed.

De crux

En in dat ‘goed’ zit hem nu juist de crux. In veel organisaties waarmee ik contact heb, merk ik dat de lijntjes bij iedereen erg strak gespannen staan.

Capaciteiten worden meer dan honderd procent benut en het is soms puzzelen waar er nog ruimte is voor mensen om extra of aanvullend werk op te pakken.

En daarin schuilt het gevaar voor iedere meeting professional: het oog voor detail verliezen met de nodige gevolgen van dien. Dan kan ‘the devil in the detail’ flink huishouden.

Maken of breken

Het zijn vaak de details bij het organiseren van bijeenkomsten die het succes van een meeting kunnen maken of breken.

De routing verkeerd of helemaal niet aangeven met verdwaalde deelnemers tot gevolg, die lekkere lunch vergeten te bevestigen met knorrende maagjes tot gevolg, of wat ik natuurlijk veel meemaak, de badge vergeten tot op de dag vóór de meeting, met soms duizenden deelnemers die niet kunnen beginnen aan een congres of beurs.

Het kan een meeting soms volledig ontwrichten en boze deelnemers opleveren.

Nee zeggen

Simpelweg meer personeel aannemen is in de huidige krappe arbeidsmarkt al moeilijk en het werk gewoon doorzetten en hopen dat het maar op z’n pootjes terecht komt, lijkt mij te risicovol.

Nee zeggen is moeilijk, maar bij een volle bezetting wel de meest wijze keuze. Ook je leveranciers vragen om actief mee te denken, anticiperen en improviseren kan helpen om een meeting tot een succes te brengen.

Zorg in ieder geval dat je controle houdt over die gevoelige meeting details, zodat je eigenlijk kunt terugkeren naar het originele gezegde: God is in the Details!