“Tussen uitdenken en beleven zit een groot verschil” | Conference Matters

“Tussen uitdenken en beleven zit een groot verschil”

Organiseren, coördineren, operationeel leiding geven. Dat is wat Vivianne Hahn het meeste ligt. Maar een goed georganiseerd evenement wil nog niet zeggen dat de gast tevreden is, zo heeft ze geleerd. Sinds 2006 stelt ze onder de naam Concepts Company haar kennis en ervaring beschikbaar voor opdrachtgevers.

Een sprong in het diepe. Zo omschrijft Vivianne haar eerste werkervaring als eventmanager. Bij het toen nog genaamde Nikè Event Consultants, nu O=4 geheten evenementenbureau, kon ze zich gelijk bewijzen met een groot evenement voor Ohra.
“Het was in het eigen gebouw van Ohra. We konden er vrijdag pas in en het moest er maandag allemaal weer uit zijn. Logistiek en conceptueel een uitdaging”, vertelt ze.

Hoe is het sindsdien verlopen?
“Ik heb er drie jaar gewerkt en ben doorgegroeid tot senior eventmanager. Ik heb van alles georganiseerd. Evenementen voor 75 en voor 1.500 gasten en alles daartussen. Slipcursussen, Kerst-evenementen, beauty events, in pretparken, evenementen met logies, een wijn en smaken proeverij, diverse loyalty events voor Eiffel, ontvangsten van Rabobank tijdens Sail, de Sky Radio Run en voor Das Rechtsbijstand ontvangsten met Pim Fortuyn.

Wat heb je in die periode geleerd?
“Bijzonder uit die periode was een groot evenement in de Van Nelle Ontwerpfabriek. Dat was nog in de beginperiode van Van Nelle als evenementenlocatie. De opbouw van catering en techniek was een enorme uitdaging. We hebben tonnen aan techniek naar binnen gehaald en enorm veel werk verzet om de basis te leggen. Vanuit je eigen logistieke en eventgekke behoefte ben je dan voldaan als het er eenmaal staat, terwijl waarschijnlijk niemand van de gasten het er aan kan aflezen wat je hebt gepresteerd.”
“Locaties als Chateau Neercanne en het Kuhrhaus maken door de warmte die ze van zichzelf uitstralen over het algemeen meer indruk bij gasten.”
“Zelf heb ik meer met kale locaties die authenticiteit hebben, zoals diezelfde Van Nelle Ontwerpfabriek, de Rijtuigenloods in Amersfoort of Caballero Fabriek in Den Haag. Mijn voorkeur, mijn eigen smaak ligt daar. Maar je kunt het niemand opdringen.”
“Iets wat conceptmatig leuk is garandeert niet dat de bezoeker het ook zo beleeft. Tussen uitdenken en beleven zit een groot verschil. Dan heb je een sitdown diner aan met schragen gecreëerde lange tafels, mooi gedekt en uitgelicht. Een pracht plaatje gewoon. Maar de gasten houden zich meer bezig met dat het feest te laat op gang kwam of dat ze te lang naast iemand zaten waar ze niets mee hadden.”

Na drie jaar Nikè volgde het Amsterdamse Toerisme en Congressen Bureau.
“Ik was bij het ATCB verantwoordelijk voor het koffiehuis tegenover het Centraal Station, waar 25 dames (fte) werkte. Door het grote personeelsverloop kreeg ik ook met de andere kantoren te maken.”
“In dit werk kon ik goed mijn operationele kwaliteiten kwijt. Leidinggeven, facilitaire dienstverlening, sales en productkennis waren de belangrijke ingrediënten van deze baan. Wel was het minder prikkelend dan eventmanagement. Veel op kantoor, maar gelukkig was ik ook onderweg om locaties of klanten te bezoeken.”
“Na drie jaar wilde ik vier dagen gaan werken. Dat kon niet en daarom heb ik gekozen om voor mezelf te beginnen.”

Nu ben je als zelfstandige actief onder de naam Concepts Company.
Met de naam Concepts Company ben ik blij. Het geeft aan wat ik doe. Conceptontwikkeling en uitvoering. Het geeft ook de breedte aan van wat ik doe. Met events in je naam lijkt het net alsof je alleen evenementen kunt organiseren.

Welke activiteiten ontplooi je nu met je bedrijf?
Ik organiseer allerlei soorten bijeenkomsten voor opdrachtgevers. Ongeveer 30 procent in eigen beheer als volledige opdracht en zo'n 70 procent ingehuurd als freelancer om een handje te helpen. Dat laatste vind ik zelf ook het leukst om te doen. Je leert de klant dan beter kennen en kunt daardoor breder adviseren dan als je in een pitch een voorstel moet neerleggen en dat daarna moet uitvoeren. Je hebt dan minder het 'tweepartijengevoel'. Voordeel is ook dat als je bij een opdrachtgever intern zit, je meer draagvlak kunt creëren binnen de rest van de organisatie. Als externe aanbieder word je toch meer gedwongen om makkelijk mee te gaan in de wensen van de klant en kun je alleen wat bullets en neerleggen.

Waar liggen je specialiteiten?
Ik ben vooral een generalist. Dat komt nu goed uit, want in de huidige markt is het pakken wat je pakken kan. Als de markt het toelaat wil ik me meer specialiseren richting interim opdrachten en maatschappelijk betrokken organiseren. Dat vind ik heel intrigerend. Ook het gebruik van nieuwe media vind ik boeiend.

Hoe zorg je dat je dit eigen maakt?
Vooral veel trainingen volgen. Ik heb Prince 2 gedaan voor project management, het New Media Congres van High Profile bijgewoond voor de toepassing van nieuwe media bij evenementen, een training van Colourful People over de kracht van diversiteit.
Pas zag ik een overzicht van een aantal locaties die ik nog niet eerder had gezien. Waren wel wat kleinere vergaderlocaties, maar dat steekt me dan toch. Het geeft me een voldaan gevoel als ik de locaties ooit heb gezien. Ik wil toch een kennisvoorsprong hebben op mijn opdrachtgevers.

Welk bijzonder evenement heb je onlangs nog georganiseerd?
“Dat was een evenement van Robin Good waar ik aan mee heb gewerkt. Mensen van Deloitte ontwikkelden samen met verstandelijk gehandicapten een circusvoorstelling en voerden die ook uit. Het was mooi om te zien hoe alles gewoon ontstond, met heel weinig regie. Alleen een professionele clown zorgde voor enige begeleiding.”
“Het was heel verrassend en puur. Echte emotie.”

Tekst  Edwin Nunnink  |  Beeld  Eunice Lieveld
Dit artikel is verschenen in QM 96  |  maart 2010