‘U de inhoud, wij de rest’ | Conference Matters
Kiki Hagethorn - Groenhof Congresorganisatie

‘U de inhoud, wij de rest’

Dat ze ondernemer zou worden was zeker. Dat het iets met gastvrijheid zou zijn lag ook voor de hand. De vraag was alleen: wat? En wanneer? Achteraf zijn zulke vragen makkelijk te beantwoorden. Het lot besliste dat Kiki Hagethorn op haar 28e zelfstandig congresorganisator werd.

Op 1juli 2015 nam Kiki Hagethorn Groenhof Congresorganisatie over van Tineke Kabbes–De Vries, die haar ervaring, wijsheid, kennis en kunde met veel enthousiasme aan haar had overgebracht. Tineke werkte altijd vanuit het Groenhof in Blaricum, dus na de overname verhuisde het bedrijf logischerwijze naar een nieuwe locatie. Hagethorn werkt vanuit Villa Amalia in Baarn, een voormalige hotel, dat alweer jaren dienst doet als bedrijfsverzamelgebouw.
Naast haar organisatiewerk, regelt ze de verhuur van de vergaderruimtes in het pand, waarbij ze de gasten persoonlijk ontvangt en zorgt dat het hen aan niets ontbreekt.
“Deze twee dingen zijn perfect te combineren”, stelt de meetingplanner glimlachend vast. “’s Morgens ontvang ik de gasten, tussen de middags ondersteun ik de catering en aan het eind van de dag ruim ik op. Tussendoor zit ik hier op mijn kantoor en regel wat er geregeld moet worden.”

Regeltante

Als klein meisje was Hagethorn al een gastvrije regeltante. “Als er verjaardagen waren, hing ik de jassen weg, zorgde ik dat de glazen gevuld bleven en ging ik met de hapjes langs. Wat ik vooral leuk vond was dat mensen met een voldaan gevoel naar huis gingen. Het idee iemand een fijne avond te hebben bezorgd, vond ik super. Het was dus niet vreemd dat ik graag in een restaurant wilde werken en vanaf mijn vijftiende heb ik dat dan ook altijd gedaan. Ook vond ik het totaal niet moeilijk om een vervolgopleiding te kiezen. Dat werd de Hogere Hotelschool in Maastricht, wat anders?”
“Tijdens de opleiding volgde ik de minor Events. Dat bleek helemaal mijn ding. Ik wilde er graag in verder, maar ja, ik had weinig ervaring en door de economische crisis lagen de banen niet voor het oprapen.”
“Hoe rol je dan de evenementenwereld in? Ik besloot gewoon van onder af aan te beginnen en zo dicht mogelijk bij het vuur te gaan zitten. Werken bij een evenementenlocatie leek me een goed begin. Ik kon bij Finley Het Witte Huis in Loosdrecht en vervolgens bij landgoed Groot Kievitsdal in Baarn aan de slag als medewerker banqueting. Zo kwam ik steeds een stapje dichter bij mijn doel.”

Belletje rinkelen

Hagethorn komt uit een echt ondernemersgezin. Haar vader is vermogensbeheerder en heeft altijd eigen bedrijven gehad. Haar broer is sinds twee jaar mede-eigenaar van Yachting Company Muiderzand. Ook haar vriend begon onlangs een eigen bedrijf. Met een vriend ontwikkelde hij Timebutler, een uren-registratie-app.
“Dat Tineke iemand zocht om haar bedrijf over te nemen, hoorde ik terloops van mijn vriend, die bevriend was met haar zoon. Hoewel hij het gewoon opnoemde als een leuke wetenswaardigheid, ging er bij mij meteen een belletje rinkelen. Dát is iets voor mij, dacht ik. Ik heb de stoute schoenen aangetrokken en gebeld. Tijdens de eerste kop koffie werd meteen duidelijk dat het goed tussen ons zou klikken.”

Ins en outs

Het plan was dat Hagethorn een paar jaar met Tineke zou meelopen. Gedurende die tijd zou Tineke haar in haar netwerk introduceren en haar alle ins en outs van het vak leren kennen. Zo gezegd, zo gedaan.
“Het overnamemoment kwam uiteindelijk sneller dan gedacht”, aldus de Baarnse. “Na anderhalf jaar samenwerken vond Tineke de tijd al rijp. Ze had me alles geleerd wat er te leren was en het voelde goed, dus waarom wachten? Op 1 juli 2015 schreven we het bedrijf op mijn naam.”
Helaas heeft Tineke niet lang van haar pensioen kunnen genieten. Afgelopen zomer werd ze ernstig ziek en al snel moest ze het leven op 66-jarige leeftijd loslaten. Hagethorn: “Het was zo onverwachts, niet te bevatten…”
“Wat nou zo raar was en tegelijkertijd ook mooi, was dat ik precies op de dag van haar begrafenis een telefoontje van QM kreeg, over dit interview… en toen wist ik dat het goed was. Natuurlijk mis ik haar goede raad. Maar als ik ergens tegen aanloop, dan denk ik ‘hoe zou Tineke dat oplossen?’ Vervolgens denk ik: maar ik ben geen Tineke, dus hoe ga ik het doen? En dan kom ik er altijd uit.”
“Ook mooi is dat Tineke het boek dat ze zo graag wilde schrijven – ‘Zeker zijn van je zaak – voor zelfstandig ondernemers, vlak voor haar overlijden heeft voltooid. Binnenkort wordt het in Villa Amalia, in het bijzijn van haar familie en vrienden, gepresenteerd. Het voelt fijn en bijzonder om gastvrouw van deze bijeenkomst te zijn.”

Eigenaar

Als eigenaar van Groenhof Congresorganisatie heeft Hagethorn haar draai gevonden. Voor zo’n twintig grote en kleine opdrachtgevers organiseert ze symposia, (internationale) congressen, registratie, VIP-ontvangsten en side events. “U de inhoud, wij de rest”, zeggen we altijd.”
“Groenhof is vooral actief voor organisaties uit de Waterwereld en voor patiëntenverenigingen. Dat is langzamerhand zo gegroeid. Het grootste congres dat we al meer dan tien jaar ondersteunen is het jaarlijkse Wetsus Congress over watertechnologie in Leeuwarden. Het congres, waar mensen uit de hele wereld komen, duurt twee dagen. Op dag één ontvangen we zo’n vierhonderd deelnemers en op dag twee volgen zo’n driehonderd deelnemers allerlei workshops. Afgelopen jaar was er ook nog een side event voor young professionals met deels een eigen programma. Natuurlijk vind ik het best spannend om zo’n veelzijdig evenement te organiseren, maar ik krijg er ook veel energie van.”

Ander verhaal

Het is de afwisseling die het werk zo plezierig maakt, vindt Hagethorn. “Geen dag is hetzelfde.”
“De bijeenkomsten die ik voor patiëntenverenigingen organiseer, zijn bijvoorbeeld weer een heel ander verhaal. Ik werk dan vooral met vrijwilligers; mensen die de organisatie van het congres in hun vrije tijd doen, naast hun gewone werk. Als je overdag een mail stuurt, krijg je pas ’s avonds of een paar dagen later een reactie. Deze mensen zijn erg betrokken, maar hebben minder tijd en minder ervaring. Daar moet je dus rekening mee houden. Ik maak sowieso voor elk congres een tijdsplanning zodat iedereen weet wie wanneer wat moet doen. Maar als ik met vrijwilligers werk, stuur ik ook een wekelijkse mail om ze te helpen herinneren wat er die week moet gebeuren.”
“Andere uitdagingen bij patiëntencongressen zijn dat de sprekers meestal drukbezette medici zijn, dus moeilijk bereikbaar, en dat de congressen voor een groot deel op sponsoring drijven.”
“Tijdens één van mijn stages heb ik congressen voor goede doelen georganiseerd en moesten we overal geld vandaan zien te krijgen. Dat is een goede leerschool geweest, waar ik nog steeds profijt van heb. Zo heb ik geleerd om de sponsors niet zelf te benaderen. Dat werkt niet, ik ben een ‘koud’ contact. Maar ik kan wel ideeën aanreiken over hoe je sponsors kan prikkelen en welke sponsorpakketten je kunt aanbieden. Als de contacten eenmaal gelegd zijn, neem ik het over.”

Persoonlijk contact

Zo heeft elke opdrachtgever en elke bijeenkomst weer zijn eigen kenmerken en aandachtspunten.
Wat de Baarnse in het algemeen opvalt, is dat veel opdrachtgevers met de laatste technische trends mee willen gaan, maar dat deze snufjes vaak overschat worden. “Uiteindelijk kiezen ze er vaak voor om het niet te doen”, zegt ze. “Twitter bijvoorbeeld. Vrijwel in ieder gesprek met opdrachtgevers, zegt iemand ‘we moeten iets met twitter’, zoals een videowall met tweets die ter plekke in de zaal ‘behandeld’ kunnen worden. Maar wat krijg je dan? Dat mensen met hun neus op hun mobieltje zitten en dat wil je juist niet.”
“Videoconferencing, live streams… het klinkt allemaal leuk, maar het werkt niet altijd. Congressen gaan over persoonlijk contact. Als je vragen hebt, stel ze dan via de microfoon in de zaal of tijdens het netwerkmoment. Meetings zijn om van elkaar te leren en om samen te sparren en te brainstormen. Dat kan alleen face-to-face. Daarom geloof ik in het medium live communicatie.”
“In plaats van te kijken hoe je technische snufjes kunt toepassen, zou je volgens mij beter kunnen kijken naar hoe je het ontstaan van nieuwe ideeën kunt faciliteren. Denk aan het vormen van kleine groepjes en de mensen aan het denken zetten, middels een spel, een discussie of een andere manier. Volgens mij liggen daar nog veel kansen voor de meetingbranche.”

Koning te rijk

Als je Kiki Hagethorn vraagt welk onderdeel van het organisatie-vak haar het meest aanspreekt, kan ze moeilijk een antwoord bedenken. Hoewel… “Dan kies ik toch weer voor de gastvrijheid. Dat je op de dag zelf aanwezig bent, dat je ziet hoe alles waar je maandenlang aan hebt gewerkt als een puzzel in elkaar valt. Het omgaan met de deelnemers… Ja, dat vind ik het leukste dat er is. Als ik zie dat mensen gevonden hebben waar ze voor gekomen zijn, voel ik me de koning te rijk.”

 

© Thomas Fasting