Winnend congresprogramma door timing, afwisseling en planning | Conference Matters

Winnend congresprogramma door timing, afwisseling en planning

Terwijl ik dit schrijf ben ik in een hotel met de naam Can Garden Beach. Ik lees op mijn iPad bij Nu.nl dat dit jaar op het filmfestival in Cannes de Gouden Palm is gewonnen door de film Amour van regisseur Michael Haneke.  Je weet wel, de maker van Das weiβe Band.

De film is een succes omdat alles er aan klopt: de regie en montage (beeld, dialoog, muziek, timing), de  hoofdrolspelers (Jean-Louis Trintignant en Emmanuelle Riva), de hele inhoud en de vorm van het aangrijpende onderwerp. Het gaat over de zorg van een hoogbejaarde man voor zijn vrouw die plots een herseninfarct heeft gekregen. Kortom over liefde in moeilijke omstandigheden.

Wat heeft dit met congressen te maken? Alles!

In mijn congrescarrière heb ik de beoordelingen van honderden congressen gezien. En wat maakt het succes? Dat alles moet kloppen. Dat is natuurlijk niet vaak. Daarom is een beoordeling van gemiddeld 7,5 al hoog.

Van de Tros heb ik de slogan onthouden ‘Het zijn de programma’s die het hem doen’. Die zijn inderdaad cruciaal. Een congresprogramma is nooit beter dan de hoofdrolspelers: de sprekers en de congresvoorzitter. Verder hoort er  gelegenheid te zijn voor contacten en moet de hele communicatie en hospitality goed zijn. Maar ook de timing, afwisseling en planning zijn wezenlijk. Want als onderdelen te langdradig of onderbelicht zijn, wat bij een film ook een ramp is, is het congres nog steeds geen succes.

Zwitsers horloge

Toon Hermans, mijn grootste voorbeeld als spreker/conferencier, zei eens over zijn conferences: “Mijn voorstellingen moeten in elkaar zitten als een Zwitsers horloge”. Dat ging verder dan alleen zijn perfecte timing. Ook de sfeerovergangen, de kwaliteit van iedere noot en ieder woord bleken door hem zorgvuldig geregisseerd. Die precisie zie je, hoor je, beleef je. Ook  –  of pas?  –  na de honderdste voorstelling.

Congresontwikkelaars dienen alles de eerste keer goed te doen. Zij kunnen geen repetities houden of de takes vijf keer overdoen. Ook ontbreekt de montagefase om er alsnog vaart of sfeerbepalende muziek in te brengen. Ieder congres moet de eerste keer lopen als een Zwitsers horloge.

Daarom verdienen wat mij betreft alle congresontwikkelaars met de vele radertjes van hun uurwerk  ook voor hun goed scorende congressen een Gouden Palm.

Mijn motto is: Timing, afwisseling en planning zijn wezenlijk