Zeven tips voor een geslaagd koninklijk bezoek | Conference Matters
Regels voor een koninklijk bezoek op evenement

Zeven tips voor een geslaagd koninklijk bezoek

De aanwezigheid van de koning, koningin of andere staatshoofden geven uw congres extra glans. Hoe nodig je het koningshuis uit met de grootste kans op succes en hoe laat je het bezoek vervolgens zo goed mogelijk verlopen? Wij geven zeven tips voor een onvergetelijk congres met koninklijke grandeur.

1. Ken de regels

Bij een bezoek van een koning gelden strengere regels dan voor een reguliere zakelijke bijeenkomst. Daar valt niet aan te ontkomen, maar dat is niet om het allemaal moeilijker te maken. Integendeel. Als je de regels kent, is alles juist heel eenvoudig. Je weet precies wat je moet doen, je kunt ontspannen zijn en niemand voelt zich te kort gedaan.
Daar komt een extra dimensie bij als er verschillende staatshoofden bij elkaar zijn. Ook hier zijn internationaal geaccepteerde regels voor. Die bepalen wie voorop loopt en wie achter aan. En wie aan wie wordt voorgesteld.
In de kern zijn presidenten en koningen gelijk in het internationale protocol. Hoe groot een land is doet er ook niet toe.
Wat telt is het aantal dienstjaren als staatshoofd. Een president blijft meestal maar vier of acht jaar, terwijl een vorst in principe staatshoofd voor het leven is. Dat betekent dat de meeste koningen die al jaren zitten toch nog voor de presidenten gaan. De nu 91-jarige koningin Elizabeth II van Engeland gaat altijd voor, want zij is het langst regerende staatshoofd ter wereld (sinds 1952). Maar Willem-Alexander is pas koning der Nederlanden sinds 30 april 2013, dus hij loopt nu nog tussen de presidenten, maar straks streeft hij hen voorbij.

2. Kansberekening

Als je de koning wilt uitnodigen is het handig om je eerst af te vragen hoe groot de kans is dat het staatshoofd ook daadwerkelijk komt. Is de bijeenkomst zowel qua inhoud als qua vorm van nationale betekenis? Sluit het aan bij de maatschappelijke actualiteit of bij een moment van historisch belang? Staat de organisatie, instelling of onderneming langdurig op een positieve manier bekend? Is er in het geval van een jubileum, bijvoorbeeld van uw associatie, sprake van een kroonjaar? Bijvoorbeeld 50, 75, 100 jaar of hoger? Deze vragen neemt het Koninklijk Huis mee in de overweging of er wel of niet op de uitnodiging wordt ingegaan.
De koning let er ook op dat zijn bezoeken over het hele land worden verspreid en dat alle (leeftijds)groepen en levensvisies voldoende aandacht krijgen.

3. De uitnodiging

Het staatshoofd uitnodigen kan alleen per conventionele brief aan Paleis Noordeinde. Per telefoon, e-mail of anderszins is niet mogelijk. De uitnodiging richt u aan het staatshoofd zelf. Doe dit geruime tijd voordat het evenement plaatsheeft.
Bedrijven en andere organisaties laten hun correspondentie altijd ‘met de meeste hoogachting’ ondertekenen door de hoogste van het personeel. Bijvoorbeeld de voorzitter van de raad van bestuur of de directeur. De hoogste in het land wordt immers benaderd door de hoogste van de organisatie. Laat dit soort brieven nooit (i/o) in opdracht ondertekenen door een secretaresse of andere lagergeplaatste medewerker. Dit kan worden opgevat als een blijk van onverschilligheid en zal zeker niet helpen.

4. Majesteit

De correcte aanspreektitel voor de koning en de koningin is Majesteit. Prinsen en prinsessen worden aangesproken met Koninklijke Hoogheid. Als het gaat om de kinderen van prinses Margriet, volstaat Hoogheid, dit omdat zij geen prins der Nederlanden zijn, maar ‘slechts’ prins van Oranje-Nassau. Toen Beatrix koningin werd, gaf zij aan dat ze alleen met Majesteit wil worden aangesproken. Nu Beatrix is afgetreden, is zij Koninklijke Hoogheid. Als ze gewoon met Mevrouw wordt aangesproken, stelt ze dat niet op prijs en laat dit vaak ook subtiel merken. Willem-Alexander en Máxima zijn wat toleranter wat dat betreft, maar ook voor hen geldt dat Majesteit de meest veilige optie is.

5. Voorbespreking

De koning en andere leden van het koninklijk huis worden in hun werk ondersteund door secretarissen, hofdames en adjudanten die de optredens van hun koninklijke werkgevers zorgvuldig aansturen. Aanvaardt de koning een uitnodiging, dan wordt het bezoek voorbereid door leden van de hofhouding, meestal een hofdame en een adjudant.
Uiteraard wil men dan graag weten wat van de hoge gast wordt verwacht. Een opening verrichten, een kunstwerk onthullen of iets in ontvangst nemen?
De adjudant neemt enkele maanden van tevoren contact op met de organisator om een afspraak te maken voor een voorbereidende bespreking op de locatie van het bezoek. Bij de voorbespreking op locatie zijn ook de medewerkers Kabinet en Protocol van de commissaris van de Koning en van de burgemeester aanwezig.
De adjudant zal vragen naar een concept van het programma voor het bezoek. Zorg dat dit er dan ook is. Een programma waarin zowel het formele en meer inhoudelijke gedeelte (presentaties, lezingen, toespraken) in goede balans is met het informele gedeelte (rondleiding, gesprekken met bijvoorbeeld medewerkers) wordt op prijs gesteld. De adjudant zal ook vragen naar het draaiboek, samenvattingen van lezingen en toespraken. Verder wil de hofhouding graag de functies en relevante achtergrondinformatie van de mensen die aan de koning worden voorgesteld.
De veiligheid wordt geregeld door de Divisie Koninklijke en Diplomatieke Beveiliging. Zij zullen ook bij de voorbereiding worden betrokken en aanwezig zijn op het evenement.

6. De aankomst

Het staatshoofd komt altijd als laatste binnen op uw evenement en vertrekt weer als eerste. Het is in principe onbeleefd als andere gasten later komen dan de koning of eerder weer vertrekken.
Bij een bezoek van de koning lopen de burgemeester en de commissaris van de Koning als eerste naar de auto om hem te begroeten. Bij de ingang stellen zij de gastheer/vrouw voor die dan de begeleiding overneemt.
Bij de begroeting wacht u tot de koning de hand uitsteekt. U hoeft uw naam niet meer te noemen want die is door de voorbereiding bekend. U kunt eventueel de koning aan andere aanwezigen voorstellen. Het gevolg wordt doorgaans niet apart begroet, want dat houdt alleen maar op.
Als de koning binnenkomt, gaat iedereen natuurlijk staan. Vaak wordt dan ook geapplaudisseerd. Bij de begeleiding naar binnen is het logisch dat de koning de belangrijkste plaats krijgt aangeboden en hij hoeft zeker de deur niet zelf open te maken. De gastheer neemt naast hem plaats. Het gevolg neemt plaats achter de koning.
Als het congres begint, wordt de koning altijd als eerste aangesproken. ‘Majesteit, Koninklijke Hoogheden, mijnheer de burgemeester, dames en heren, hartelijk welkom.’
Na het formele gedeelte is er vaak een informeel samenzijn. Terwijl drankjes rondgaan, worden belangrijke medewerkers aan de hoge gasten voorgesteld. Van tevoren wordt met de adjudant besproken wie dat zijn. Degene die de koning en eventueel de koningin ontmoeten, hoeven niet te bedenken hoe ze een gesprek moeten beginnen. De koning of de koningin opent het gesprek en stelt de vragen. U mag best zelf een vraag stellen, maar die moet wel in de sfeer van het gesprek passen.

7. Vertrek

Bij vertrek begeleidt de gastheer de hoge gasten tot de deur. De commissaris van de Koning en de burgemeester nemen daarna de honneurs waar en begeleiden de koninklijke gast(en) naar de auto.
Misschien wil de koning nog wat met de burgemeester bespreken. Biedt daartoe als gastheer de gelegenheid en loop niet mee naar de auto.
Het wordt op prijs gesteld de koning na het bezoek per brief te bedanken. U kunt daarbij eventueel een foto meesturen of een publicatie waarin een verslag van de bijeenkomst staat. Op deze manier wordt het koninklijke bezoek op een mooie manier afgesloten.

 

Toegift

Buitenland

Als de koning voor een buitenlands bezoek wordt uitgenodigd, wordt er gekeken naar de band met Nederland, of het bezoek relevant is voor een Nederlandse gemeenschap aldaar, of dat het relevant is voor de goede doelen waar de leden van het koninklijk huis zich voor inzetten. Zo doet prinses Margriet bijvoorbeeld veel voor het Rode Kruis, prinses Laurentien zet zich in tegen analfabetisme en koningin Máxima bevordert de toegang tot (micro)kredieten voor financieel minder bedeelden.

Bloemen

Een boeketje bloemen aanbieden bij aankomst aan de koningin wordt gewaardeerd, maar is niet verplicht. Het beste is om dit bij het voorgesprek al aan te geven en wie dit dan gaat doen. Als de koningin bloemen krijgt, horen eventuele andere vrouwelijke leden van het koninklijk huis deze ook te ontvangen.

Geen selfies

Gebruik de koning, de koningin of een ander lid van het koninklijk huis nooit voor eigen gewin. Vraag bijvoorbeeld niet om een selfie te mogen maken en doe het al helemaal niet ongevraagd. Soms proberen mensen het indirect door bijvoorbeeld iemand naar voren duwen met bloemen en dan snel een foto maken. De koning en koningin hebben vaker met dit bijltje gehakt en hebben het altijd door.