Zeven tips om congressen en events spannend te houden

De enige echte sociale media zijn evenementen. Zeker in het online-tijdperk worden fysieke bijeenkomsten steeds belangrijker om mensen voor jouw bedrijf, visie of merk te winnen. Echt zakendoen kan niet louter via de telefoon, e-mail of WhatsApp. Live evenementen zijn de levendigste vorm van marketingcommunicatie. Ze zijn daarmee ook een van de meest trendgevoelige. Hoe blijf je spot-on als organisator?

1. Programmeer workshops en kleinere sessies

De klassieke presentatie waarbij één spreker een uur of langer het gehele congres of publiek toespreekt, behoort steeds meer tot het verleden. Kleinere workshops en parallelsessies zijn veel aantrekkelijker. Congresdeelnemers willen minder plenaire sessies. In kleinere bijeenkomst voelen mensen zich meer betrokken, zowel bij elkaar als bij de spreker of sprekers.

Het centrale podium zoals we dat kennen, gaat dan ook steeds meer verdwijnen. De sprekers staan ook dichter bij het publiek dan voorheen, letterlijk en mentaal. Dat kun je stimuleren via apps (zoals de interactieve quiz-app Kahoot!) en sociale media zoals Twitter, waarmee het publiek gemakkelijker en dus sneller vragen kan stellen.

Een grote naam als keynote-spreker kan wonderen verrichten voor het aantal congresinschrijvingen – en dan hoeft die echt niet Oprah Winfrey of Elon Musk te heten –, maar hij of zij is niet langer de onmisbare drager. De gespreksleider, dagvoorzitter of moderator wordt ook steeds belangrijker dan de spreker. Een tot de verbeelding sprekende dagvoorzitter – denk aan bekende tv-presentatoren – maakt elk (vak)congres relevanter en aantrekkelijker.

2. Zorg dat deelnemers kunnen liken en delen

“Life is for sharing”, riep T-Mobile jaren van de daken. Bij congressen en evenementen gaat dat zeker op. Steeds meer deelnemers laten de buitenwacht real-time weten wat er gebeurt, welk nieuws er wordt gebracht en natuurlijk dat zij zelf aanwezig zijn. Het bijwonen van een bijzonder event of een nieuwswaardig vakcongres draagt immers bij aan je imago, of dat nu professioneel of persoonlijk is of allebei.

Sociale media in combinatie met de smartphone maken delen makkelijk. Organisatoren spelen daarop in door online media te laten samensmelten met het fysieke evenement. Een onderscheidende hashtag gebruiken en duidelijk communiceren aan de bezoekers is hierbij essentieel. Zo krijg je ook een veel beter beeld van de ervaringen van je medebezoekers. Je kunt zien welke workshops of parallelsessies zij aanraden en je ziet de commentaren en foto’s die ze delen. Vaak worden die foto’s en commentaren en opmerkingen ook weer gebruikt in de presentaties tijdens het evenement zelf, zeker in wat kleinschaliger sessies waar ruimte is voor meer persoonlijk contact.

Om tijdens presentaties live op stellingen te kunnen reageren en real-time feedback te kunnen geven, van welke spreker het boeiendste verhaal heeft tot welke pitch of workshop het best was, zijn er steeds meer interactieve event-apps en tools beschikbaar, zoals BuzzMaster, Yellenge, Appendee en Sendsteps (alle vier Nederlandse bedrijven) en het Britse Glisser. Ook PowerPoint biedt steeds meer mogelijkheden om een presentatie uit te breiden met interactieve tools.

3. Vorm een community

Een event is de uitgelezen gelegenheid om een community te creëren of te versterken. Een groep mensen – een gemeenschap van gelijkgestemden die zich met jouw event en jouw doelstelling identificeert – is van grote waarde voor de betrokkenheid bij jouw organisatie, dienst of product. Gelijkgestemden ontmoeten elkaar nu eenmaal graag en daarvoor bied jij de uitgelezen gelegenheid.

Sociale tools zoals The Conference Game, brengen deelnemers op een laagdrempelige manier met elkaar in contact

Je kunt hierbij ook speciale social tools inzetten, zoals The Conference Game, een door studenten aan de TU Delft ontwikkeld netwerk- en kennismakingsspel voor congressen, dat deelnemers op een laagdrempelige manier met elkaar in contact brengt.

Bedenk dat mensen graag hun kennis en ervaringen delen als er een relevante en liefst ook urgente aanleiding voor is – en een plaats natuurlijk. Dankzij het netwerk van jouw bezoekers kan zo’n community doorgroeien. Daarmee kweek je niet alleen toegewijde fans en ambassadeurs, maar ook een groep die als klankbord kan fungeren voor de ontwikkeling van nieuwe producten of diensten.

4. Maak gebruik van livestreaming en video

Livestreaming maakt het mogelijk voor mensen om jouw evenement online te volgen. Je vergroot er je publiek aanzienlijk mee. Niet alleen in tijden van van social distancing, lockdowns en quarantaines, maar ook post-covid blijft livestreaming van belang. Er is een keur aan tools en apps beschikbaar voor streaming-software. Met Facebook Live en Instagram kom je natuurlijk al heel ver.

Wie video actief gebruikt, kan daar nog veel meer mee doen. Deelnemers houden ervan om achteraf delen terug te kijken, of nog liever een sprekende aftermovie. Mensen kijken ook graag foto’s terug die gemaakt zijn tijdens het evenement of de netwerkborrel. Daarnaast kun je de ter plekke geschoten video’s, zoals van de lancering van een nieuwe dienst of de uitleg bij een nieuw product, heel goed gebruiken op de pagina’s op je website over de betreffende producten of diensten. Je kunt videobeeld ook inzetten voor de promotie van het event een jaar later of voor de promotie van een ander, vergelijkbaar evenement.

5. Maak WhatsApp als event-communicatiekanaal

WhatsApp is een handig en bindend communicatiekanaal voor elk event, hoe klein of groot ook. Alles staat of valt wel met aansprekende, informatieve en handige berichten, want anders ervaart de deelnemer berichten via WhatsApp al gauw als storend. Let daar zeker op als je een groep aanmaakt – mensen zijn nu eenmaal snel geneigd veel overbodige of niet-relevante informatie in een groep te posten, tot ergernis van andere deelnemers. Deelnemers individueel appen of sms’en (dit kan uiteraard geautomatiseerd tegelijk) heeft dan veelal de voorkeur. Chatbots kunnen veelgestelde vragen beantwoorden en schakelen over naar het webcareteam zodra vragen te ingewikkeld worden voor artificiële intelligentie.

6. Ga voor een bijzondere industriële locatie

Welk congres of evenement je ook organiseert, de juiste locatie kan wonderen doen voor je opkomst en de belevenis. Zeker een originele of verrassende keuze kan extra mensen interesseren en – belangrijker – jouw evenement nog extra glans geven.

Een klassieke, industriële locatie kan een uitgelezen plek zijn. Het best is dan om te kiezen voor een onconventionele, nog niet massaal afgekloven locatie. Het mooie van robuuste, oude gebouwen zoals kerken, scheepswerven, werkplaatsen en fabrieken is dat je ze kunt omvormen tot een venue die helemaal bij jouw event of bedrijf past. Ze zijn nog niet zo af als een gewone congreszaal of evenementenhal. Er mag ook vaak veel meer van de locatiebeheerder. Met een beetje (of veel) creativiteit kun je een locatie naar je eigen smaak en stijl inrichten. Zo is met kleine dingen een hoop effect te realiseren.

Sowieso is het goed om altijd en overal een hechte samenwerking aan te gaan met de verhuurder. Een partnerschap waarin je elkaar versterkt, werkt beter dan een afstandelijke huurder-verhuurderrelatie.

7. Laat muziek spelen

Muziek heeft een grotere invloed op het welzijn van deelnemers dan je geneigd bent te denken. Muziek kan heel goed werken, maar de verkeerde muziek kan juist heel slecht werken. Ook het volume heeft veel invloed op de stemming van bezoekers. Goede achtergrondmuziek is nooit te hard en liefst instrumentaal. Als je de juiste muziek uitkiest, kun je zelfs tijdens workshops muziek laten horen.

Wanneer je in de pauze of intermezzo’s muziek draait, mag die natuurlijk iets harder en hoeft het ook niet per se instrumentaal te zijn. Livemuziek kan een evenement ook opluisteren. Muziekfestivals zijn populairder en drukker bezocht dan ooit en een niet al te onbekende band of zanger(es) die je inhuurt kan je evenement een extra schwung geven.