‘Ik zie congresdeelnemers eerst als Mens en daarna pas als Professional’ | Conference Matters
Jolande van Aken, congresorganisator bij Vakmedianet

‘Ik zie congresdeelnemers eerst als Mens en daarna pas als Professional’

Verbinding. Bewustwording. Eenvoud. Zomaar wat termen waar Jolande van Aken intensief mee bezig is. Zowel professioneel als persoonlijk.

Als congresorganisator bij uitgeverij Vakmedianet heeft Jolande van Aken te maken met ( bekende) auteurs van boeken over verandermanagement en leiderschap. In haar vrije tijd stopt ze haar energie in een project in Gran Canaria.
“Het project heet Route 66”, vertelt ze in het Academiegebouw in Utrecht. Hier vindt deze middag een college over de circulaire economie plaats dat ze mede heeft ontwikkeld. “Het project heeft eigenlijk heel wat raakvlakken met dit onderwerp.”
“Jongeren gaan in 66 dagen terug naar de oorsprong. Omringd door prachtige natuur en eenvoudige levensomstandigheden herontdekken ze datgene waar het in het leven om draait: vriendschap, vertrouwen, samen dingen opbouwen, elkaar helpen.”
“Eén van die jongeren is mijn oudste dochter Tanne. Sinds een half jaar woont ze in een klein dorpje in de heuvels van Gran Canaria. Na vijf jaar worstelen met zichzelf en met de opgelegde systemen is ze onder begeleiding van een coach eindelijk weer de Tanne aan het worden die ze is.”
“Ik ga zo vaak mogelijk naar haar toe, en ik merk dat ik zelf ook steeds meer de behoefte krijg om het leven te versimpelen. Het wonderlijke is dat veel managementboeken van dit moment precies dáár over gaan. Het lijkt of alle wijsheden en inzichten die ik de afgelopen jaren heb vergaard tot leven komen.”

Van cijfers naar letters

Na tien jaar bij een grote bank te hebben gewerkt, kwam Van Aken begin jaren negentig bij uitgeverij Wolters Kluwer terecht. “Ik wilde uit de cijfers naar de letters”, verklaart ze haar ommezwaai.
“Ik begon als redacteur van een zestal vaktijdschriften op het gebied van onder andere sociale verzekeringen en arbo & milieu. Mijn werk bestond uit het bewerken van teksten, het redigeren van artikelen en auteurscontacten. Na een aantal jaar kreeg ik een duobaan waarbij ik samen met een collega verantwoordelijk was voor het fonds Kwaliteitsmanagement. Over dit onderwerp publiceerden we boeken, losbladigen en vaktijdschriften. Én we organiseerden samen het jaarlijkse Kwaliteitscongres, een belangrijk congres met 450 deelnemers. Zo ontdekte ik dat ik het organiseren van congressen erg leuk vond.”

Op losse schroeven

Door een reorganisatie in 2005 kwam alles op losse schroeven. “De collega met wie ik de duobaan had mocht blijven, ik moest eruit. Een maand later overleed ook nog mijn vader. Ik besloot het helemaal over een andere boeg te gooien. Vanuit het re-integratietraject kon ik een coaching-opleiding gaan doen. Mijn wens was mensen op weg te helpen om meer vanuit hun hart te gaan leven. Maar zover kwam het niet.”
“Een andere collega zegde haar baan op en ik moest haar functie overnemen. Ik werd redacteur van een Financieel Fonds. Gelukkig pakte het goed uit. Bij het Fonds hoorde een toonaangevend congres waar ik helemaal mijn ei in kwijt kon. Het Jaarcongres Salaris, met zevenhonderd bezoekers ons grootste congres. Voor ‘mijn’ eerste editie slaagde ik erin zowel de Staatssecretaris als de Directeur-generaal van het Ministerie van Financiën als spreker aan te trekken. Het was een groot succes.”

Miljoen professionals

Langzamerhand breidde Van Aken haar congresactiviteiten uit. Tussen 2008 en 2010 volgde ze post-hbo-opleiding Management en Marketing van Beurzen, Congressen en Evenementen, waarna ze volledig congresmanager werd.
Niet lang daarna nam Vakmedianet het deel van Wolters Kluwer over waar Van Aken werkte. Vakmedianet is een grote business-to-business uitgever, die via online platformen, magazines, boeken, opleidingen en events meer dan een miljoen professionals en beslissers in tal van branches bereikt.
Van Aken: “Ik werk vanuit de vestiging in Deventer. Ons team bestaat uit een uitgever congressen, drie congresmanagers en twee eventcoördinatoren. Samen met onze marketeers, redacteuren en salesmanagers werken we aan events rondom de vakgroepen verandermanagement, leiderschap, kwaliteiten procesmanagement, financieel management en salarisprofessionals.”

Management en leiderschap

“Daarnaast onderscheidt onze vestiging zich door het uitbrengen van succesvolle management- en leiderschapsboeken. Rondom een aantal van onze boeken zijn succesvolle events ontstaan, zoals het boek ‘Verdraaide Organisaties’ van Wouter Hart met het ‘Event Verdraaide Organisaties’. Hetzelfde geldt voor ‘De Corporate Tribe’ van Danielle Braun en Jitske Kramer, Managementboek van het Jaar 2016. Hieruit komt het ‘Event Corporate Culture’ voort. Veel van onze auteurs zijn ook spreker op onze events: een mooie formule die goed aanslaat.”
“Eén van de meest gedenkwaardige evenementen dat op mijn netvlies gebrand staat is de Integriteitsdag die we in 2016 hebben georganiseerd. Met onder andere onderzoeksjournalist en auteur Jeroen Smit, bekend van ‘De Prooi’ over ABN Amro, en neuropsycholoog Margriet Sitskoorn. Ook acteur Gijs Scholten van Aschat was van de partij. De chemie tussen de sprekers, de verwondering door de rollen die Scholten van Aschat speelde, de schitterende locatie Radio Kootwijk midden op de hei, de koude wind en tegelijkertijd de felle zon die door de hoge ramen scheen, wat voor een mystieke sfeer zorgde… Die combinatie van factoren zorgde ervoor dat het een onvergetelijke dag werd. Er heerste een soort saamhorigheidsgevoel… heel bijzonder.”

In het hart raken

“Als congresmanager ben ik verantwoordelijk voor zo’n tien events per jaar. In samenspraak met het team stel ik de inhoudelijke programma’s samen, dus de onderwerpen en de sprekers. Daarbij raadpleeg ik vooraf de vak-experts en de interne en externe vak-redacties. Welke ontwikkelingen zien zij in de markt? Ik kijk altijd breed naar wat er in de wereld en in de maatschappij speelt en ga op zoek naar onderwerpen die mensen in het hart raken en in beweging brengen. Ook zoek ik naar inspirerende out-of-the-box praktijkvoorbeelden, bijvoorbeeld van bedrijven die zaken al anders aanpakken en daar succesvol mee zijn.”
“Inspiratie voor onderwerpen en voorbeelden haal ik overal vandaan: kranten, televisie, social media, van horen zeggen, uit mijn netwerk. Het is handig als je er voelsprieten voor hebt. Soms komen de beste onderwerpen ‘zomaar’ aanwaaien.”
“Het aanreiken van nieuwe inzichten waarmee men zich persoonlijk kan ontwikkelen: dat vind ik één van de mooiste kanten aan mijn werk.”
“Ik zie onze congresdeelnemers in de eerste plaats als Mens en daarna pas als Professional. Ook beschouw ik iedereen als gelijke. De professor of de serveerster, de één is niet meer dan de ander. Hiërarchie is iets uit een oude tijd. Het is belangrijk dat je je als mens ontwikkelt en je eigen natuur volgt.”
“Je beroep bepaalt niet je identiteit. Als je je bewustzijn vergroot en van binnenuit leeft, ontwikkel je van daaruit je unieke natuurlijke identiteit en eigen leiderschap. Goede leiders zijn mensen die kennis delen, die open staan en die snappen dat je samen moet werken om een hoger doel te bereiken.”

Behoefte aan verdieping

“De laatste jaren zie ik de interesse voor persoonlijk leiderschap, duurzaamheid, en teamwork duidelijk toenemen. Ook organiseren we – in samenwerking met Nyenrode – steeds vaker collegereeksen. Ik denk dat er een groeiende behoefte is aan verdieping.”
“Een goed voorbeeld is de collegereeks ‘Circulaire Economie’. Deze reeks bestaat uit zes bijeenkomsten in het Academiegebouw in Utrecht. De colleges werden ontwikkeld onder leiding van Jan Jonker, hoogleraar Duurzaam Ondernemen aan de Radboud Universiteit en auteur van boeken als ‘Nieuwe Businessmodellen’ en ‘Duurzaam Denken Doen’.”
“De collegereeks in februari en maart was zo snel volgeboekt dat we in november met een tweede editie komen. Eén van de deelnemers kwam zes keer vanuit Zwitserland naar Nederland. Dat zegt wel iets over het belang dat mensen tegenwoordig aan circulair denken hechten. Steeds meer mensen beseffen dat de wereld in een transitie zit, dat we anders met grondstoffen, met de natuur, maar ook met elkaar moeten omgaan. Een onderwerp dat me na aan het hart ligt.”

Drijfveer

“Mijn doel en drijfveer als congresmaker was en is om mensen/ congresdeelnemers een onvergetelijke dag te bezorgen door hen nieuwe inzichten en visies te verschaffen. Ik wil mensen uit hun comfortzone halen en laten ervaren dat er meer is dan de systemen waarin ze vastzitten. Waarin we met zijn allen vastzitten.”
“Als je bij veel congressen aanwezig bent, zoals ik, krijg je de verhalen van inspirerende sprekers altijd uit de eerste hand. Dat beschouw ik als rijkdom.”
“In de toekomst zou ik daar iets mee willen doen. Events organiseren waarin alles wat ik heb geleerd samenkomt, misschien zelfs op Gran Canaria. Hoe gaan we de nieuwe wereld vormgeven? Hoe gaan we mensen bewust maken dat ze in de eerste plaats mens zijn? Hoe maken we van hoofdzaken weer hartzaken?”
“De huidige generatie jongeren is al aan het veranderen. Zij snappen dat de wereld geen betere plek wordt van stress, prestatiedruk en een overvolle agenda. We moeten het ego voorbij en (zelf )bewuster worden. Door los te laten, gaan mensen weer creëren en ontstaan er nieuwe vormen en waarden. Daar wil ik graag een bijdrage aan leveren.”