‘Ik zie iedereen als klant; ook de locatiemensen en de techniekman’ | Conference Matters
Ireen Rientjes

‘Ik zie iedereen als klant; ook de locatiemensen en de techniekman’

Samen met kaakchirurgen, orthodontisten en tandartsen organiseert ze tien tot twaalf congressen per jaar. Een jaarcongres in Amersfoort, een lustrumcongres in Dalfsen, een internationaal congres in Amsterdam… Haar kilometerteller draait overuren. Maar dat is Ireen Rientjes om het even. Zolang elk evenement maar ‘een feestje’ is voor de deelnemers.

Dankzij haar werk doorkruist Ireen Rientjes Nederland tot in bijna elke uithoek: Haarlem, Putten, Zwolle, Leiden, Groningen, Nijmegen, Amsterdam, Utrecht, Amersfoort… “Dat is één van de vele aspecten die mijn werk zo leuk maken”, vertelt ze. “Die vrijheid om te gaan en staan waar je wilt, het samenwerken met mijn opdrachtgevers, het van A tot Z opbouwen van een evenement. Ik kan niks leukers bedenken dan dit.”
Bijzonder is dat Rientjes al die jaren een eenmansbedrijf is gebleven en dat ze tot op de dag van vandaag al haar evenementen alleen doet. Het contact met de deelnemers, het werven van sponsoren, het regelen van de locaties, het bedenken en regelen van give-aways, culinaire omlijsting, entertainment en noem maar op. Gewoon alles.
“Ik kan mijn werk moeilijk uit handen geven”, bekent ze. “Alles wil ik zelf doen en overal wil ik de controle over hebben. Dat is de aard van het beestje…”

Op rolletjes

Het organiseren en regelen zit Ireen Rientjes in het bloed. Haar vader had een goed lopende schoenenzaak in ’s-Hertogenbosch en was actief in allerlei comités. Als er in Den Bosch wat te vieren viel, Sinterklaas of Drie Koningen, dan kon je dat met een gerust hart aan hem overlaten. Met hetzelfde enthousiasme zorgde moeder dat het thuis allemaal op rolletjes liep. “Mijn moeder bemoeide zich niet met de zaak”, vertelt Rientjes met een glimlach. “Maar verder regelde ze alles. Verjaardagen, feestdagen, uitjes, schoolzaken, het wel en wee rondom onze sportieve activiteiten…”
Rientjes is de jongste van vier kinderen. Het organisatie-gen werd niet evenredig verdeed: “Mijn oudste broer nam de zaak over, mijn tweede broer zou de wetenschap in gaan, maar is helaas te jong gestorven en mijn zus zit in de gezondheidszorg. Dat ik het organisatievak in ging, kwam niet als een verrassing. Volgens mijn ouders zei ik al ‘zélf doen!’ voordat ik papa of mama kon zeggen.”
“Van kleins af aan vind ik zelfstandigheid een groot goed. Mijn ouders, maar ook mijn werkgevers en opdrachtgevers: ze hebben mij ooit achter de broek aan hoeven zitten. Voordat het in iemand opkomt om te vragen hoe het ergens mee staat, heb ik het al geregeld. Laatst kwam een vriendin langs tijdens een congres. Ze had me nog nooit aan het werk gezien. Later zei ze: ‘Je kunt wel zien van wie je het hebt. Je hebt het organisatietalent van je vader, maar je doet het met de charme van je moeder.’ Dat vond ik een mooi compliment.”

Toerisme en Recreatie

Na het atheneum wilde Rientjes naar het Nederlands Wetenschappelijk Instituut voor Toerisme en Recreatie (NWIT) in Breda, tegenwoordig Nederlandse Hogeschool voor Toerisme en Verkeer (NHTV).
“Daar kwam je in die tijd moeilijk op”, herinnert ze zich. “Daarom volgde ik eerst de VVV-opleiding. Elke veertien dagen bezochten we een stad en ook de verschillende provincies werden uitgebreid aan gedaan. Zo heb ik Nederland op mijn duimpje leren kennen en daar pluk ik nu nog steeds de vruchten van.”
Eenmaal op de opleiding ontdekte Rientjes dat ze zich het meest aangetrokken voelde tot de richting ‘attractieparken’. Haar stage en eindscriptie deed ze bij De Efteling en ook haar eerste dienstverband ondertekende ze in Kaatsheuvel. Ondertussen was haar vriend – nu al jaren haar man – teruggekeerd naar Hengelo. “We hadden elkaar op de opleiding leren kennen. Hij kreeg een baan in Enschede, dus er zat voor mij weinig anders op dan hem achterna te gaan, haha. Ik voelde me gelukkig meteen thuis in Twente.”

Alle soorten klanten

Haar baan als intercedente bij Randstad bleek een goede leerschool voor ‘later’. “Je leert omgaan met alle soorten mensen”, legt de Hengelose uit. “Ik zag iedereen als klant: niet alleen de opdrachtgevers, maar ook de uitzendkrachten, mijn baas en mijn collega’s. Veel mensen vinden dat misschien vreemd, maar ik vind het juist normaal. Je hebt een uitzendkracht net zo hard nodig als een opdrachtgever. Bovendien kunnen ze een toekomstige klant zijn. Met je collega’s is het net zo. Des te beter je met elkaar kunt opschieten, des te beter je samen presteert. Als intercedente moet je je in iedere partij kunnen inleven en als organisator is dat niet anders.”
In vijf jaar tijd klom Rientjes op tot vestigingsmanager. “Een mooie baan, maar het coachen van collega’s vond ik lastig. Toen mijn zoon Rob werd geboren, wilde ik minder gaan werken. Dat kon niet. Kortom: het was tijd voor wat anders.”

Tandheelkunde

Rientjes kwam in dienst van Dentalhelp. Haar nieuwe uitdaging werd het opzetten van een uitzendbureau op het gebied van tandheelkunde.
“Tandartsen konden bij ons terecht voor tandartsassistenten. Die niche bleek echter vrij klein; het liep niet storm. We besloten om ook cursussen te gaan aanbieden. In die tijd was er namelijk een groot tekort aan tandartsen. Door bepaalde taken naar de assistenten over te hevelen, kregen de artsen wat meer lucht. Uit heel Nederland kwamen tandartsassistenten bij ons om deze vaardigheden te leren. Het was een gat in de markt! We kwamen in contact met de Hoytema Stichting die cursussen voor tandartsen organiseerde. De volgende stap was dat we gezamenlijke congressen gingen organiseren. In de ene zaal zaten tandartsen, in de andere assistenten en de sprekers hopten heen en weer. Het was een groot succes…”
Ineens gaan haar gedachten weer terug naar de Randstad-tijd…“Randstad organiseerde ook congressen. Als manager nam ik er geregeld klanten mee naartoe. Ik weet nog dat ik, elke keer als ik er binnenkwam, dacht: ‘Dít wil ik doen!’ Bij Dentalhelp kwam mijn droom uit.”

Zware dobber

Maar dan gebeurt er iets onverwachts. Rientjes: “Van de ene op de andere dag stopte onze oppas. Peter had inmiddels een incentivebureau dat al zijn tijd opslokte, dus het ouderschap kwam grotendeels op mij neer. Ik vond het best een zware dobber, bijna fulltime werken en twee jonge kinderen. Dus ik besloot mijn baan op te zeggen.”
“Maar ik was nog geen week thuis of ik kreeg al een telefoontje van een kaakchirurg. Of ik wilde helpen bij de organisatie van het jaarcongres van de NVMKA (Nederlandse Vereniging voor Mondziekten, Kaak- en Aangezichtschirurgie). Het ging om een eenmalige activiteit, omdat het congres elk jaar door een ander team in een andere regio werd georganiseerd. Terwijl we met de organisatie bezig waren – en we het wiel voor de zoveelste keer aan het uitvinden waren –, opperde ik dat het handig zou zijn om een vast persoon met het congres mee te laten rouleren. De kaakchirurg vond het een goed idee. Diezelfde avond werkte ik een plan uit dat ik niet lang daarna, met positief gevolg, aan het bestuur presenteerde. Ineens had ik een eigen bedrijf: Ireen Rientjes Congresorganisatie.”
Wat vrij overzichtelijk begon met de organisatie van een jaarlijks najaarscongres groeide uit tot vier activiteiten per jaar. Gaandeweg meldde ook de Vereniging van Orthodontisten en enkele andere verenigingen zich. Voor ze het wist organiseerde Rientjes een klein dozijn evenementen per jaar. “Hier blijft het bij”, zegt ze stellig. “Ik heb diverse aanbiedingen gehad, maar dat doe ik niet. Ik heb er geen behoefte aan om groter te worden. Het zou betekenen dat ik taken uit handen moet geven en dat wil ik niet.”

Afwisseling

“Het leukste aan mijn werk vind ik de afwisseling. Niet alleen in werkzaamheden, maar ook wat betreft de mensen met wie ik werk. Dan zit ik weer met een team artsen, dan praat ik met sprekers, dan ga ik op locatiebezoek, dan ben ik weer sponsors aan het bellen. Het contact met al die verschillende mensen gaat me goed af.”
“Ik zie nog steeds iedereen als klant. Ook de mensen van de locatie of de techniekman. Ik vind: ‘Wij zijn hier te gast, het is hun ‘huis’, dus daar hou ik rekening mee.’ Dat komt de sfeer alleen maar ten goede.”
“In dat kader maak ik ook graag gebruik van hun expertise. Elk congres moet een tikkeltje verrassend en anders zijn. Vaak vraag ik naar leuke regionale tips, weggevertjes of vermaak. In plaats van zelf uren op internet te zoeken, krijg ik zo de aardigste vondsten op een presenteerblaadje.”
“Laatst heb ik ontzettend gelachen om de ‘Stille Fanfare’ in Amersfoort die in vol ornaat door de deelnemers marcheerde. Zonder geluid te maken. Geweldig! Daar was ik zelf nooit op gekomen.”

Niet trendsettend

De congressen die Rientjes organiseert zijn volgens haar redelijk traditioneel. “Mijn doelgroepen zijn zeker niet trendsettend”, zegt ze. “We werken bijvoorbeeld pas sinds kort met een event app. Ook zaken als de Twitter-wall hebben uiteraard hun intrede gedaan. Wat erg goed scoort is de Catchbox: een soort zachte dobbelsteen met daarin een microfoon die van vragensteller naar vragensteller wordt gegooid. Zulke ideeën verneem ik meestal via via. Ik hou me niet zo bezig met nieuwste snufjes. Natuurlijk draag ik net als iedereen in een organisatiecomité ideeën aan, maar de beslissing ligt bij hen. Als zij iets willen, dan regel ik dat. Het is hún feestje.”

 

© Thomas Fasting