‘Ik zoek graag naar dat ene pareltje dat een congres uniek maakt’ | Conference Matters
Jolanda Duyvesteyn | Columba Congresorganisatie

‘Ik zoek graag naar dat ene pareltje dat een congres uniek maakt’

Pas toen haar adjunct-directeur zei: ‘Doe het nou maar, we gaan je heus wel inhuren’, durfde ze de stap naar het zelfstandig ondernemerschap te wagen. Honderden congressen later vindt Jolanda Duyvesteyn het tijd om haar kennis aan de volgende generatie over te dragen.

Jolanda Duyvesteyn van Columba Congresbureau bouwde de afgelopen vijftien jaar een mooie referentielijst op, met opdrachtgevers als TNO, MVO Nederland, SWOV, ANWB, Veilig Verkeer Nederland, VROM, Defensie, het Rijksmuseum en nog veel meer. Een rijtje klinkende namen om trots op te zijn.
“En dat voor een laatbloeier”, glimlacht de brunette uit Heemstede, die graag haar gele racemonster uit de schuur haalt als ze haar klanten bezoekt. Een motor? Dat zou je niet denken als je haar ziet, maar het blijkt slechts één van haar vele verrassende kanten te zijn. “Ook aan mijn congressen voeg ik graag een verrassend element toe”, vertelt ze. “Met een beetje creativiteit kom je een heel eind. Ik zoek naar dat ene pareltje dat een congres uniek maakt. Dat kan van alles zijn, een ongebruikelijke openings-act, een bijzonder diner… Uiteraard werk ik daarbij altijd binnen de kaders van de wensen en mogelijkheden van de opdrachtgever.”

Rode draad

“Columba is de Latijnse naam voor duif”, licht ze haar bedrijfsnaam toe. “Iedereen noemde onze familie altijd De Duifjes. Het was logisch om daar iets mee te doen. Ook omdat de duif symbool staat voor communicatie. Duiven zijn immers het oudste communicatiemiddel ter wereld.”
De Nederlandse Organisatie voor Toegepast Natuurwetenschappelijk Onderzoek, oftewel TNO, blijkt als een rode draad door Duyvesteyns leven te lopen. Vader was laboratoriumtechnicus bij TNO, waar moeder eveneens werkzaam was.
In plaats van door te leren stapte Jolanda echter al jong in het huwelijksbootje. “We kregen kinderen en ik werd huismoeder”, vertelt ze. “Op mijn 34e besloot ik, net als mijn zus, een herintredingscursus te volgen. Die werden toen nog via de gemeente aangeboden. Mijn zus was inmiddels secretaresse bij TNO en dat wilde ik ook wel. Zo gezegd, zo gedaan. Ik kwam op een afdeling van 35 man en voelde me als een vis in het water.”
Duyvesteyn werkte negen jaar bij TNO: als secretaresse, managementassistente en communicatiemedewerkster. In die hoedanigheid organiseerde ze ook congressen. “De eerste keer dat er een congres georganiseerd moest worden, werd er een extern bureau ingehuurd”, vertelt ze. “Daar was ik het niet mee eens, ik vond dat ik dat zelf kon. Dus wat deed ik: ik zat er bovenop en keek goed de kunst af. Het jaar daarop zei ik tegen m’n baas: ‘Nu doe ik het zelf’ en dat deed ik. Een congres voor 150 internationale deelnemers. De locatie was intern, maar er moest natuurlijk van alles geregeld worden: uitnodigingen, registratie, catering, techniek, proceedings. Ik vond het fantastisch en raakte meteen besmet met het congresvirus. Later volgden nog veel meer congressen, internationaal, meerdaags, in binnenland en buitenland. Mijn creativiteit kon ik kwijt door iets speciaals te maken van de receptie of het congresdiner.”

Verhuizing

Duyvesteyn had het bij haar werkgever prima naar haar zin. Maar na een verhuizing naar Heemstede begon het te kriebelen. “Ik wilde een congresbureau opstarten. Maar ja, voor jezelf beginnen is niet zomaar wat. Pas toen mijn adjunct-directeur zei: ‘Doe het nou maar, TNO gaat je heus wel inhuren’, durfde ik de stap te wagen. Zijn voorspelling kwam uit. Ik kreeg veel leuke opdrachten van oud-collega’s. ‘We hebben echt je hulp nodig’ zeiden ze dan. Langzamerhand kwamen er ook steeds meer aanvragen van andere opdrachtgevers binnen.”
En zo rolde Duyvesteyn steeds verder het organisatievak in. “Als een selfmade organiser die het organiseren in de genen heeft zitten”, zoals ze zegt. “Iedereen in ons gezin is erg gestructureerd, we willen allemaal dat het goed geregeld is. Ik wil alles gewoon perfect hebben en let op elk detail, van A tot Z. Voorbeelden? Nou, badges moeten goed leesbaar zijn en duidelijk op volgorde liggen. Het draaiboek moet voor iedereen helder zijn, met duidelijk alle afspraken en telefoonnummers erin. De catering moet perfect zijn, de techniek moet perfect zijn…”
“Stel dat de beamer het niet doet? Of dat de batterij van de microfoon leeg is. Zulke dingen gebeuren, daar moet je op voorbereid zijn. Ik heb altijd batterijen bij me. Het zijn kleine dingetjes, maar die zijn juist zo belangrijk. Een congres organiseren is niet moeilijk, je volgt gewoon het stappenplan en voilà. Maar als er wat fout gaat, moet je wél weten wat je moet doen.”
Er zit nog veel meer in Duyvesteyns ‘Eerste Hulp Pakket’. Aspirientjes bijvoorbeeld. “O, je moest eens weten hoeveel mensen om een aspirientje vragen. Ik heb trouwens ook pleisters bij me. En allerlei spullen die van pas kunnen komen bij de opbouw van de informatiemarkt: schaar, tape, plakband, punaises. Verder heb ik altijd voldoende usb-sticks en schrijfgerei, een nietmachine, paperclips, naaigerei en een pointer in mijn tas. En een belletje. Zo’n hotelbel die vaak op de balie staat. Als er geen omroepinstallatie is, dan loop ik tinkelend rond om aan te geven dat de volgende sessie begint.”

Breugeliaans
“Wat ik het leukst aan mijn werk vind is creatieve dingen bedenken. Ik vind het een uitdaging om steeds weer met wat nieuws of origineels voor de dag te komen. Eén van de eerste keren dat ik buiten de gebaande paden trad, was het idee om met de congresdeelnemers Breugeliaans te gaan eten. Moet je je voorstellen: de deelnemers gingen met de bus van Rotterdam naar Delft. In de binnenstad werden ze opgewacht door een Middeleeuwse stadsomroeper die het gezelschap naar Stadsherberg De Mol begeleidde. Onder muzikale omlijsting van minstrelen kreeg iedereen een hes en een muts op en daar begon het eetgelag. Het was werkelijk dolle pret. De mensen die er waren hebben het er nu nog over en het is al veertien jaar geleden!”
“De opdrachtgever twijfelde vooraf enorm: kan dat wel, vindt men dat wel leuk? Ja, men vindt dat hartstikke leuk. Maar wat nog veel belangrijker is, tijdens de rest van het meerdaagse congres was de sfeer uitstekend. Naar dat soort pareltjes ben ik dus altijd op zoek.”
“Ik heb een keer een heel mooi diner georganiseerd bij Museum van Loon in Amsterdam, waar de familie Van Loon nog boven woont. Na het diner was er een rondleiding met gids. De mensen vonden het geweldig. Ook heb ik een keer een diner op een VOC-schip bij het scheepvaartmuseum georganiseerd. De deelnemers hadden de avond van hun leven.”

Kapstok

“Natuurlijk draait een congres om de inhoud. Dat is de kapstok. Maar de kapstok moet wel aangekleed worden. Mensen willen graag nieuwe ervaringen opdoen en de gelegenheid krijgen elkaar te leren kennen. Overdag is dat lastig. Al heb je tegenwoordig allerlei manieren om er toch wat leuks doorheen te breien. Wat dat betreft zijn congressen, als je het vergelijkt met andere evenementsoorten, aan een inhaalslag bezig.”
“Als er drie sprekers geweest zijn, dan is de aandacht van de deelnemers weg. Dan moet je iets verrassends doen, zorgen dat de energie weer op peil komt. Dat kan bijvoorbeeld met een percussieworkshop, of een stuk muziek waarbij iedereen zich lekker los kan schudden. Ook afwisseling van presentatievormen is een groot goed. Een gewone presentatie afgewisseld met een super brainstormsessie of een ander interactief onderdeel.”
“Vorig jaar maakten we tijdens het Nationale Verkeersveiligheid Congres een live magazine met redacteuren en fotografen die ter plekke mensen interviewden en verhalen schreven. De dag daarna lag bij iedere deelnemer het digitale magazine in de mailbox. Dat soort creatieve ontwikkelingen zie je nu steeds meer. Meeting Design wordt dat genoemd, echt de trend van nu. Gek genoeg deed ik dat altijd al.”

Complex

Complexe congressen: daar mag je Duyvesteyn voor wakker maken. Congressen waarbij al haar organisatietalenten – flexibel, punctueel, stressbestendig, creatief, goed luisteren, op elk niveau kunnen communiceren, de leiding durven nemen – tot het uiterste worden gedreven.
“Een goed voorbeeld is het congres dat de afronding vormde van een groot internationaal project waarbij diverse partners uit verschillende landen hun eigen demo’s op het gebied van ‘botsveiligheid’ hadden afgeleverd. Het congres vond plaats op de eerste verdieping van de Passenger Terminal Amsterdam. Op de kade werd een grote hijskraan geplaatst om de gebotste auto’s naar binnen te hijsen. Een andere mogelijkheid was er niet. Ook moesten de demo’s volgens een gedetailleerd tijdschema worden aangevoerd, omdat we al die vrachtwagens niet allemaal tegelijk kwijt konden. Ondertussen was de Passenger Terminal gewoon open en moesten de duizenden toeristen die Amsterdam bezochten zo min mogelijk last ondervinden. Enfin, dat noem ik dus complex. Dat zijn voor mij de krenten in de pap.”

Training

Na vijftien jaar in het organisatievak kan Duyvesteyn een boek over die krenten volschrijven. Dat gaat ze niet doen. Althans nog niet. Maar ze vindt het wel tijd worden om haar kennis en kunde door te geven. Daarom start ze met de training ‘Congresorganisatie’ voor secretaresses die ze vanaf juli via haar website gaat aanbieden. “Ik heb zoveel kennis in mijn hoofd, daar wil ik iets mee doen. In mei heb ik een pilot gedraaid met elf studenten van het Erasmus Medisch Centrum en dat ging super. Deze zomer ga ik de cursus finetunen en dan ga ik in september officieel van start. Heerlijk, zo’n nieuwe uitdaging.”

 

© Thomas Fasting