ESG is er en zal blijven

Wat betekent ESG voor de congresbranche en waar moet je als organisatie rekening mee houden? Het ontbreken van een ESG-beleid is het recept om uiteindelijk jouw klant kwijt te raken.

Iedereen heeft wel eens gehoord van de SDG’s van de Verenigde Naties, de Sustainability Development Goals. Veel minder mensen hebben gehoord van ‘ESG’, de afkorting die wordt gebruikt voor het overkoepelende duurzaamheidsconcept bestaande uit de drie pijlers Environmental (E), Social (S) en Governance (G) om deze zeer belangrijke doelen te bereiken. Of hebben gehoord over ‘CSRD’ (Corporate Social Reporting Directives), de nieuwe Europese wetgeving die bedrijven verplicht om aan te tonen dat ze een ESG-beleid voeren om te verduurzamen.

Dat ESG de komende jaren een steeds grotere rol gaat spelen – en dat de impact groot zal zijn – lijkt nog niet algemeen bekend. Ook lijkt de urgentie niet tot iedereen door te dringen.

Praktische voorbeelden

Laten we beginnen met een paar praktijkvoorbeelden om het bovenstaande te illustreren. Stel dat er een groot internationaal congres plaatsvindt. De deelnemers komen uit het bedrijfsleven en komen van over de hele wereld.

Voor wie werkzaam is bij multinationals die moeten voldoen aan de CSRD, zal het van belang zijn om te weten of dit congres duurzaam is. Probeert de congreslocatie vanuit milieuoogpunt bijvoorbeeld het gebruik van wegwerpplastic en andere soorten afval te minimaliseren? Is energie voor verwarmen en koelen groene energie uit klimaatneutrale bronnen. Vanuit maatschappelijk oogpunt: hebben vrouwen en mannen gelijke carrièrekansen binnen het organiserende bedrijf?

Daarnaast vereist de CSRD dat bedrijven transparant zijn over wat ze doen, hoe ze het doen en of ze hun bedrijf goed runnen. Simpel gezegd, het bedrijf correct besturen betekent integer werken en verantwoordelijkheid afleggen, wat de ‘G’ van governance impliceert.

Congreslocaties

Congreslocaties zoals RAI Amsterdam richten zich op en streven ernaar om te voldoen aan het ESG-beleid. Niet alleen in de scope ‘milieu’ maar ook op het gebied van de andere twee pijlers, ‘sociaal’ en ‘governance’.

Maar wat als het congres in het Midden- of Verre Oosten plaatsvindt? Vragen over mensenrechten rijzen dan al snel. Ook milieukwesties duiken op. Is het verantwoord om naar Bali te reizen waar alles in het werk wordt gesteld om de golfbanen van water te voorzien, terwijl de bevolking door gebrek aan ontzilt water genoodzaakt is flessenwater te kopen? Is het acceptabel om een congres te organiseren op een locatie waar tijdens de bouw van de locatie veel mensen zijn omgekomen of waar arbeiders nog steeds stelselmatig worden mishandeld?

Ook dichter bij huis spelen duurzaamheidsvraagstukken een rol. Is het nog verantwoord om in de Alpen een evenement te organiseren, waar energievretende machines zorgen voor voldoende sneeuw voor skivakanties. Of in een stad waar de mensenrechten van de lhbtiq+ gemeenschap zwaar onder druk staan, zoals in diverse Europese landen? Deze vragen zullen opkomen bij het organiseren van congressen in bepaalde bestemmingen.

Westerse landen

Daarom zullen ESG-kwesties ook gevolgen hebben voor de congressector. Enerzijds zullen congresdeelnemers uit westerse landen steeds vaker eisen dat congressen voldoen aan diverse aspecten van ESG. Aan de andere kant zullen bestemmingen waar ESG onder druk staat, ongeacht welke van de drie pijlers, een daling zien in internationale congressen of in ieder geval in het aantal deelnemers uit westerse landen. Dit heeft dus ook gevolgen voor PCO’s en andere bedrijven die bij de organisatie betrokken zijn.

Met andere woorden, de congresmarkt zal ongetwijfeld veranderen. En in ieder geval zal in Europa het begrip duurzaamheid een andere invulling krijgen.

Dubbele materialiteit

Wat betekent ESG voor de congresbranche en waar moet je als organisatie rekening mee houden?

Het gaat erom een duidelijk beeld te hebben van hoe de omgeving jouw bedrijf beïnvloedt (outside-in) en omgekeerd hoe je als bedrijf invloed hebt op het milieu (inside-out). Het eerste wordt financiële materialiteit genoemd. Denk aan het enorme tekort aan arbeidskrachten dat de kosten opdrijft. Maar ook verhoogde energiekosten en het blijven voldoen aan verplichte energielabels.

Daarnaast moet je als bedrijf weten wat jouw impact is op het milieu. De extra verkeersbewegingen vanwege een congres heeft impact op de buurt. De hoeveelheid afval die ontstaat bij het afbreken van stands heeft een negatieve impact op het milieu. Dit wordt impactmaterialiteit genoemd. In combinatie met financiële materialiteit wordt dan gesproken van dubbele materialiteit.

Het gaat er dus om te weten wat voor impact je hebt op stakeholders en welke impact je van hen kunt ervaren. Het is daarom belangrijk om een goed beeld te hebben van wie je stakeholders zijn. Behalve levende wezens is ook de natuur een belanghebbende. Waar dieren en natuur hun eigen belangen niet kunnen behartigen, kunnen talloze anderen, individuen en organisaties, dat wel.

Niet-financiële rapportage

Vanaf 2024 gelden ESG en CSRD in de eerste plaats voor grote beursgenoteerde ondernemingen. Dit betekent dat naast de verplichte financiële rapportage, een niet-financiële rapportage noodzakelijk zal zijn volgens de European Sustainability Reporting Standards (ESRS).

ESRD bestaat uit twee algemene overkoepelende normen plus tien themaspecifieke normen. Deze specifieke normen zijn weer onderverdeeld in milieunormen (5), sociale normen (4) en governance-normen (1).

Zonder al te veel in detail te treden, een korte en onvolledige uiteenzetting van de verschillende onderdelen. De milieunormen gaan over klimaat, biodiversiteit en circulariteit. De sociale normen richten zich op medewerkers, zowel de eigen als die in de keten, maar evenzeer op consumenten en de samenleving. De governance-standaard heeft betrekking op zakelijk gedrag.

In de daaropvolgende jaren zullen kleinere bedrijven – ook degenen die werkzaam zijn in de congresindustrie – verplicht worden om ESG-beleid te gaan voeren en te voldoen aan de CSRD. Mogelijk zijn er bedrijven vrijgesteld van deze verplichte rapportage. In juridische zin. Sociaal en economisch gezien zullen ze dat echter niet doen. Dit heeft wat uitleg nodig.

Sociaal perspectief

Ten eerste het sociale perspectief van ESG-beleid. Dit heeft te maken met een mentaliteits- en gedragsverandering. Een simpele vergelijking: tien jaar geleden dronk bijna niemand koffie met sojamelk, of at vegetarisch, laat staan veganistisch. Tegenwoordig wordt het dagelijks eten van vlees steeds ongebruikelijker, voor sommigen zelfs onaanvaardbaar. Met ESG zal het net zo zijn.

Het zal steeds meer een maatschappelijke eis worden om duurzaam te werken. Gen-Z zoekt naar een doel: de bedrijven waarvoor ze willen werken, zullen dat moeten evenaren. Het zal ook een economisch argument zijn om Gen-Z in dienst te nemen. Klanten, congresbezoekers, investeerders en banken zullen dit ook steeds meer eisen.

Ketenaansprakelijkheid

Bovendien, en hier komt nog een nog niet genoemd belangrijk aspect om de hoek kijken, krijg je te maken met ‘ketenaansprakelijkheid’. Dit betekent dat klanten die aansprakelijk zijn voor CSRD van jouw eisen dat je ook een ESG-beleid hebt om ESG-compliant te blijven. Het ontbreken van een ESG-beleid is het recept om uiteindelijk jouw klant kwijt te raken. En dit kan heel snel gebeuren.

En tot slot, om jouw financiële rapportage goedgekeurd te krijgen, zullen jouw accountants je aanmoedigen om ESG-compliant te zijn. Voldoet jouw onderneming niet aan de CSRD-eisen, dan is een goedgekeurde jaarrekening in het geding. En dat zal investeerders en banken afschrikken.

Begin eenvoudig

ESG-beleid en MVO zijn veelomvattend en behoorlijk complex. Laat je hierdoor niet afschrikken. Begin eenvoudig en houd het concreet. Mijn advies:

1) breng in kaart waar jouw bedrijf staat op het gebied van ESG;

2) formuleer waar je over drie jaar wilt en moet staan – koppel dit aan de bedrijfsfilosofie. Belangrijk: wat je wilt doen, impliceert jouw doel en wat je moet doen, impliceert wettelijke vereisten;

3) stel prioriteiten en maak een stappenplan.

Maak ESG onderdeel van je strategie en leg de eindverantwoordelijkheid op directieniveau. Stel een ESG-manager aan, vorm een ESG-team en betrek de rest van de organisatie erbij. Als jouw bedrijf te klein is, zoek dan bondgenoten. Of concentreer je op deelaspecten, bijvoorbeeld de ‘E’ van ESG en schakel de hulp in van anderen op de andere twee pijlers.

Concurrentievoordeel

Tot slot lijkt het erop dat dit een extra last is voor bedrijven. Dat is niet hoe wij, en nu veel bedrijven, het zien. Het is eerder een enorme kans en als je een voorloper bent, ook een concurrentievoordeel.

De uitdagingen zijn er zeker en we willen ze niet bagatelliseren. Maar vroeg beginnen voorkomt veel stress, kan nieuwe energie losmaken en zorgt voor betrokkenheid bij medewerkers, klanten, congresleden, de buurt enzovoort. Vergeet niet dat ESG er is en zal blijven. Beter handelen dan reageren als het te laat is.