Het geheim van een inclusieve incentive reis

Karten op het Dubai Autodrome. Voor de ene medewerker een geweldig vooruitzicht, voor de ander een activiteit met meerdere rode vlaggen. Een diepe duik in het uitgaansleven van Bangkok als bijprogramma wordt eveneens niet door iedereen gewaardeerd, ook al heb je de daarvoor samen een fietstour gemaakt door de stad.  

Maar er zijn ook missers die minder overduidelijk zijn bij het programmeren van een beloningsreis. Zeker in tijdperk met een steeds meer divers personeelsbestand en toegenomen aandacht voor inclusiviteit en maatschappelijke gevoeligheden 

Jacco van Sterkenburg, bijzonder hoogleraar ‘Race, Inclusion and Communication’ aan de Erasmus Universiteit denkt dat incentives in zichzelf al een risico in zich dragen. “Het gaat erom dat je bepaalde groepen macht geeft in het beslissingsproces en dat kan gebeuren als je een beloning koppelt aan bepaalde verkoopprestaties in een bedrijf. Uiteindelijk presteer je natuurlijk met het hele bedrijf en niet met een kleine groep medewerkers die toevallig goed zijn in verkopen. Het is de vraag of de mensen die een wat minder zichtbare prestatie leveren wel meegaan en dus verstrekt het de in- en uitsluiting.” 

Bottom up

Het is dus in zijn veel inclusiever om een incentive reis te organiseren voor het hele bedrijf, bijvoorbeeld als er een bepaalde winst is gemaakt. Van Sterkenburg vindt het belangrijk dat niet alleen de directie beslissingen neemt over de reis. “Die handelen al vanuit een bepaalde manier van denken, ze gebruiken hun eigen referentiekader, terwijl de medewerkers misschien wel hele andere wensen hebben.” 

Hij pleiten ervoor om zo’n incentive ‘bottom up’ te organiseren. “Dan houd je immers rekening met de wensen van iedereen. Ga niet voorbij aan de belangen van de mensen die er werken, want daar gaat het immers om tijdens die reis. Dat geldt zowel voor de voorwaarden die je aan de reist stelt over wie er meegaat, maar ook waar je naartoe gaat en wat je gaat doen.”

Morele bezwaren

Belangrijk volgens Van Sterkenburg is dat je situaties voorkomt waarbij medewerkers het gevoel hebben dat ze tijdens zo’n reis iets moeten doen waar ze morele bezwaren tegen hebben. Moslims zullen zich niet altijd prettig voelen bij een hele avond in een kroeg tussen de lallende collega’s en de grote dierenvrienden zullen niet direct zin hebben in een avondje naar een Arena om naar het stierenvechten te kijken. 

“Ook hier is het belangrijk dat je het initiatief bij medewerkers zelf legt en hen de tijd geeft om daar goed over na te denken. Je kan niet voorkomen dat mensen niet overal aan meedoen, maar op die manier neem je de wensen van mensen wel serieus.”

Van Sterkenburg snapt best dat je niet in elke organisatie alles aan de medewerkers laat. “Maar zorg wel dat je in het projectteam mensen hebt die alle verschillende mensen vertegenwoordigen in het bedrijf. Het is nu eenmaal moeilijk om niet vanuit je eigen waarden te redeneren en dus kun je dat voorkomen door een ander perspectief te regelen. Als je een management hebt met verschillende culturen, seksuele voorkeuren, leeftijden en geslacht helpt dat enorm. Een homogene directie ziet zichzelf als de norm.”

Inclusieve reiservaring

Diederik Banken, Vice President & Managing Director Benelux bij BCD Travel, vindt het belang van inclusie tijdens zakenreizen groot. “Mensen willen weten dat werkgevers om hen geven, niet alleen zakelijk maar ook persoonlijk. Dat betekent hen volledig zien en aan hun behoeften voldoen, ook als ze op zakenreis zijn. Vooral bepaalde diversiteitsaspecten zoals ras, etniciteit, geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, neurodiversiteit en toegankelijkheid voor mensen met een beperking, verdienen extra aandacht voor een inclusieve reiservaring.’’

Banken denkt dat de meeste organisaties al in bepaalde mate hun medewerkers betrekken, maar als travel managers nog niet samenwerken met HR, kunnen ze beginnen met specifieke vragen over inclusie en welzijn. 

“Het gaat erom naar reiziger te luisteren; wat werkt goed, wat kan beter, waar moeten we mee stoppen en waar moeten we mee beginnen. Het is belangrijk om commitment te tonen, bewust vooruitgang te boeken en actief te communiceren, zodat reizigers weten dat hun organisatie bezig is met het leggen van de basis voor een beter, inclusiever reisprogramma.”

Een inclusief reisprogramma moet in zijn ogen rekening houden met behoeften op verschillende momenten van de reis: voor, tijdens en na de reis. “Is de communicatie toegankelijk en begrijpelijk voor iedereen? Weten reizigers waar ze informatie kunnen vinden zonder persoonlijke details te onthullen als ze zich daar ongemakkelijk bij voelen? Bevat de voorbereiding op de reisinformatie over culturele bewustwording en erkenning, of bestemmingsinformatie? Is er een risk-managementprogramma voor het geval er problemen ontstaan en zijn er manieren om feedback te geven en hun ervaringen te delen?”

Extra veiligheid

In zijn ogen is het belangrijk om alle belangen mee te nemen. “Vrouwen of LGBTQ+-reizigers hebben bijvoorbeeld behoefte aan extra veiligheid en zekerheid onderweg. Bedrijven kunnen hiervoor verschillende maatregelen nemen, zoals met lokaal gescreende hotels en vervoersaanbieders samenwerken, hotelkamers met veiligheidsvoorzieningen boeken, GPS-tracking aanbieden en feedback van reizigers verzamelen over veiligheid. Werkgevers kunnen verschillende reizigers specifieke veiligheidstraining aanbieden, vooral voor risicovolle bestemmingen.” 

“Reizigers met een beperking hebben baat bij extra ondersteuning, zoals toegankelijk vervoer, aangepaste hotelkamers, mobiliteitshulpmiddelen en communicatiemiddelen. Reizen kan voor iedereen stressvol of ingewikkeld zijn, vooral voor reizigers met een beperking vanwege obstakels in diensten en locaties.’’ 

Concluderend kun je stellen dat er verschillende mogelijkheden zijn om de inclusie van incentive reizen te bevorderen. Laat veel initiatief aan de medewerkers zelf, zorg voor veel diversiteit in de projectteams en schaaf continu bij op basis van feedback van deelnemers. 

---

Diversity, Equity & Inclusion

Evenals bij genderidentiteit zie je ook bij inclusiviteit een toename van het aantal letters om de thematiek weer te geven. Voorlopig lijkt de internationale consensus DE&I te zijn, wat staat voor Diversity, Equity & Inclusion. Maar ook is al DEIB gesignaleerd in de meeting industry, waarbij de B staat voor Belonging. 

The Event Professional’s Diversity, Equity, And Inclusion Handbook van de Amerikaanse leverancier van congresartikelen pc/nametag onderscheidt zeven diversiteitsgroepen.

Demografische diversiteit

Kenmerken met betrekking tot de maatschappelijke achtergrond van een persoon, zoals opleiding, nationaliteit en sociaaleconomische status. 

Raciale diversiteit

Kenmerken met betrekking tot het ras van een persoon. 

Religieuze diversiteit

Kenmerken met betrekking tot de spirituele overtuigingen van een persoon en daarbij uitgeoefende religieuze praktijken.

Leeftijd diversiteit

Kenmerken met betrekking tot de leeftijd van een persoon en de daarbij kenmerkende generatieperspectieven. 

Genderidentiteit en diversiteit van seksuele geaardheid

Kenmerken met betrekking tot de genderidentiteit van een persoon en hun aantrekkingskracht op anderen, het is aan evenementenprofessionals om evenementen te creëren die alle identiteiten en seksuele geaardheden omvatten en vieren.

Gezondheid en vaardigheid diversiteit

Kenmerken met betrekking tot de fysieke en emotionele mogelijkheden van een persoon.

Persoonlijke en professionele diversiteit

Kenmerken met betrekking tot de levenservaringen van een persoon als bron van iemands gezichtspunten, zoals leervoorkeuren, politieke overtuigingen, motivaties, doelen en vaardigheden.